Accessを生活にどう取り入れるか？

お願いします。

職場の業務の一部でオフイスソフトのAccessを使っています。
職場の詳しい人が作った完成したシステムを使っているのですが、ほかの業務でも似たようなシステムがあれば楽なのにと思い、いろいろ作ってみようと思っていたのですが何かうまくいきません。

もともと、Excelも全然できなかったところから家計簿を作って練習して慣れていったので、
Accessも同じように生活に取り入れていけばいいのでは？ととりあえず自宅PCにAccessをインストールしてみましたが、家計簿はExcelで事足りるので何に使えばいいかわかりません。

そもそも、完成したシステムと自分が作ろうとして失敗したシステム以外いじったことがないので、Accessが何をするソフトなのかもイマイチわかっていません。
「Accessで何ができるか」と検索すると『え。Excelでやればよくね？』というような内容ばかり出てきます。

No.5 ベストアンサー 回答者： komugi3333 回答日時： 2019/06/06 01:07

No4です。

ごめんなさい。

・フィルタによる復習条件の絞り込み

ではなく

・フィルタによる複数条件の絞り込み

でした。

訂正いたします。

No.4 回答者： komugi3333 回答日時： 2019/06/06 01:04

たしかに、ご家庭や「生活」の中では、Accessの利用場面は少ないかもですね。

Accessは「リレーショナルデータベース」といって、「SQL」というデータ管理専門の「自動集計＆リストアップ機能（というか命令というか）」を使うことが前提となっています。
これはSQL Servewr とか、オラクルとか、MySQLといったデータベースソフトも同様です。

ExcelではSQLを「Microsoft Query」という機能か、「QueryTableオブジェクト」「ADO」「DAO」などで使うことができます。

「SQL」はExcelの
・フィルタによる復習条件の絞り込み
・VlookUp関数などでの表と表の紐付け
・集計機能のようなことやピボットのような集計の一部
を「全部同時に行える」ちょっとハイブリッドな感じの機能です。

Excelでは（多分）バージョン2000以前から実装されてますが、バージョン2000からが扱いやすいです。

AccessでもExcelでも「SQL」が使えてしまうので、質問者さまのご感想通り、『え。Excelでやればよくね？』となる場面が少なくありません。

強いてAccessを使う場面というと以下のようなケースが多いです。

(01)複数のクライアントパソコンから、同時に1つの表に書き込みしたい。
同じデータへの同時アクセスは瞬間で２～３くらいまで。
そういう瞬間が少なければクライアントの台数は30台くらいでも行けます。
（※同時アクセスさせるとファイルが壊れるともよく言われますが、Accessの裏セオリーを守れば、上記の範囲なら壊れないように作ることはまったくもって可能です。）

(02)「事務的・かつ・定番的なフォーム限定」ですが、でも、Excelよりも、高機能なものを作りたい。あるいは、Excelで作る・機能追加するよりも、10分の1以上の短い時間で、10分の1以上の安いコストで、作りたい。
Excelの「ユーザーフォーム」は事務用としてはかなり貧弱でコスパが悪いです。
SQLをソースにもできなく、Acccessのようにクエリを連結もできませんし、サブフォームの埋め込みもできません。イベントプロシージャもExcelはAccessよりも貧弱です。

(03)データの共有システムをExcelよりも効率よく・安く・短時間に作りたい。

(04)複数の条件で「頻繁に」データ検索や集計・リストアップをしたい。
Excelでもやれますが、出来合い機能がすこし貧弱なので、作りこみしないといけなくなってしまいます。Accessだと作りこまなくても相当やれます。

(05)帳票機能の利用

(06)表と表の紐付けによる、データ管理の効率化が、より必要な時。Excelだとそれが貧弱なので。


・・・ということで、グダグダ書いてしまって申し訳ありませんでしたが、早い話、Accessを使う理由というと、データの多い少ないに関わらず・・・、

「事務的なフォームを作る・作りかえることが多い。複雑なものをExcelよりも早く安く作りたい。特にサブフォームが超便利。」
「入力値がいいけげんだと困るので、入力チェック機能を増やしたい場合」
「Excelよりも複雑なイベントプロシージャ（プログラム）を組み込みたい場合」
「複雑な条件での集計やリストアップが多い。」
「複数のパソコンで同時書き込みしたい・LAN内でデータを（Excelよりも）高コスパでネットワーク共有したい。」
「表と表の紐付けによる、データ管理の効率化が、より必要。」

・・・などが大きな理由だと思います。



なので、「生活」の中でも、そういった場面がすくなければ、「Accessを使う用事が無い」、とも思います。

ちなみに、僕は事務的な定番フォームの作成にExcelフォームは使いません。
Accessだと30秒でベースができあがるし、サブフォームも複数埋め込めるので、作り変え・作り足しがExcelの50倍はラクちんだからです。
また、Accessはデータの蓄積および中間集計と中間リストアップに、
Excelはそこからより詳しい集計と分析に、連携自動化をさせて使っています。

「どちらか一方で全部やる」というのはすごくシステム全体の「構築＋運用」のコスパが悪くなるので、Accessの得意はAccessに任せ、Excelの得意はExcelに任せて、オートメーションで自動連係させ、「両者で１システム」という形を常に取ります。

ちなみにですが、データが数万件あっても「サブフォーム」が要らないとか、フォームの全体の数が少なくていいなら、別にExcelで十分なので、Excelで全然オッケーだと思います。

なので、「Accessのサブフォームとは何か？」をWeb検索すると、「生活」の中でも使いどころがつかめるかもしれません。

たとえば、Accessでは、以下のリンクのような「サブフォームを埋め込んだフォーム」が、簡単なものなら5分～30分くらいで作れてしまいます。

https://dekiru.net/article/15347/

※Excelピボットの「ドリルスルー」機能でも似たようなことができるわけですが、その場合、シートが増えてウザイので、そういうのをスッキリさせたいときにも「Accessのサブフォーム」は役立ちます。

「生活」の中で、そういう用事があるのなら、Accessを使う場面もあるかと思います。

・競馬予想ソフト（昔Accessでのそういう本が本当に出版されてました。）
・蔵書ソフト
・レシピ管理ソフト（他の方のご回答にもありますように）
・意外にも「メモ帳・作業履歴帳」的なものを作ると便利。
　　（僕はこれです。右クリックフィルタの多段利用がExcelと違って超便利なため。）
・日記みたいなもの
・写真付きデータベース

競馬ソフトはともかく、上記のような小さなものを作ってみて、「データの検索性」「絞り込みのしやすさ」なども体験されると、便利さがわかるような気がします。

長々と失礼いたしました。

No.3 回答者： is125is125 回答日時： 2019/06/04 11:36

だいぶ前に自分の周囲で「エクセルができればアクセスは必要ない」という言葉を聞いたことがあります。

しかしある程度アクセスを使えるようなると「この作業をエクセスで行ったらどれだけ余計に時間がかかるだろう」と思うことが頻繁にあります。エクセルもアクセスも道具みたいな物ですから、作業に最適な道具を選択する事が肝要だと思います。その為には道具の特性や使用方法を熟知しなければなりません。
私はアクセスで料理レシピを管理しています。料理名からの検索はもちろん、冷蔵庫の中の材料から出来る料理を検索したり、とても便利に使えています。
アクセスのワークシートを見てエクセルと似たものと考えない方がいいと思います。

No.2 回答者： 高木さんWIN 回答日時： 2019/06/04 08:11

＞『え。

Excelでやればよくね？』というような内容ばかり出てきます。

Accessをやめるならそれでも良いでしょうが、続けたいなら敢えてAccessで挑戦してみても宜しいのでは？

ただ、

＞ほかの業務でも似たようなシステムがあれば楽なのにと思い

これが本当にAccessである事が適切なのかが個人的には興味を引きますけど。
例えばＶＢ．ＮＥＴ＋ＳＱＬｓｅｒｖｅｒとかコンパクトで良ければＳＱＬｉｔｅとか選択肢は沢山ありますしね。
使用環境がローカルかネットワークかでも違うでしょう。

No.1 回答者： satoumasaru 回答日時： 2019/06/04 04:42

はじめまして

AccessはMicrosoftが開発したデータベースの管理のプログラムです。
威力を発揮するのは、エクセルでは処理することが難しい大量のデータ処理です。
Accessを家庭で使用するようなケースはまずありません。

以前、エクセルの処理件数は数千件でした。
ですから、ちょっと多いデータですとAccessを使用せざるをえなかったのです。
昨今はエクセルの処理能力が大幅に向上しましたのでAccessの出番は減っています。

職場で使用されるのでしたら、AccessではなくエクセルのVBAを使用されればいかがでしょう。