証憑や請求書の控えについて

小さな会社で一人で経理として雇われています
（経理初心者です）。

前任者が納品書や請求書をきちんととっていなかったみたいで
大変困っています…。

絶対に保管すべきものはどれなのか教えてください。
請求書が送られてこないようなもの（ドメイン使用料など）はどうしたらよいのでしょうか…？

また、請求書を出したときの控えはどのように作っていますか？コピーなのでしょうか…。
うちの会社は弥生販売仕入れで請求書を出すのですが
請求書（本書）を出した後に、もういちど白紙の紙に
請求書を印刷しています….

No.3 ベストアンサー 回答者： 777maru777 回答日時： 2004/11/15 13:32

簡単にいえば、後から帳簿を調べたときに、

本当に支払ったものなのか？または本当に売り上げたものなのか？（名目・金額・日付・相手先など）
がわかるような書類をとっておけばいい、と考えてください。

保管は、わかりやすい方法でかまわないと思います。

参考までに私のところは、次の分類でファイルしています。

・現金払いの領収書を月別に。請求書がある場合はセットにしておく。

・買掛の請求書を仕入先別に。領収書がある場合（ＡＴＭで振込みした控えなど）はセットにしておく。
うちは仕入先が毎月ほぼ決まっており、見返すのが便利なので仕入先別にしています。月別でももちろんＯＫ。

・公共料金など毎月引き落としされるものを月別・種類別に。少なければ、現金領収書といっしょでもかまわないと思います。

・売掛の請求書控えを得意先別に。
うちはいまだ複写の請求書に手書き（笑）なので、そのままとってます。（参考になりませんね…笑）
質問に書いてある方法（コピーやもう一枚印刷）で大丈夫だと思います。
控えにも対応している専用用紙を買って作るのが一番なのでしょうけれど、結構高いですものね。
「控え」と書いてきちんと取っておけば問題ないと思います。

これらと、人件費の証拠になるもの（タイムカードなど）、それから各帳簿・伝票類を期ごとにダンボールに保管しています。

No.2 回答者： purincoron 回答日時： 2004/11/13 10:50

下記に一般的な書類の保管期間が記載されています。

ご参考に。

請求書（買掛金、経費出費）は弊社は月ごと。
日付け順にファイルしています。
○月分と書き決算時までは書類棚においてあります。
請求証と領収証をセットにしながらファイルしていくといいですよ。

参考URL：http://www.otasuke.ne.jp/jp/kihon/keiri_hozon1.h …

No.1 回答者： pinokio2jp 回答日時： 2004/11/12 13:35

企業では、取引を漏れなく計上し、後日それらの取引の証拠として、検証できる書類を残しておく必要があります。

小規模企業であれば、税務署の調査のためにとっておかなければなりません。また、過去の取引について、さかのぼって自分や他人が見やすいようにファイルしておく必要があります。
売上関係では、請求書の控え、納品書の控え、売上伝票など名前はいろいろありますが、日付、販売先、商品の明細などが記載されている書類を保管することになります。弥生販売を使っているのであれば、複写の請求書や納品書・請求書・売上伝票が１セットになったものが販売されています。この用紙を使用すれば、コピーをとる必要がなくなります。
仕入関係では、仕入先からの納品書か請求書のどちらかは、最低限保管しておく必要があります。現金・小切手・手形で支払った場合や売掛金などと相殺した場合には、領収書を保管しておかなければなりません。
経費関連ですが、銀行からの自動引き落としなど（ドメイン料）は、通帳に記載されていますので、請求書がなくても、契約書があれば問題ありません。現金で支払った場合には、領収書をきちんと保管しておく必要があります。