退職者からの引継ぎについて

私は建築系の会社で事務をして3年です。
小さな会社なので、事務は私を含め女性3人です。

Aさん
61歳、独身、定年後も継続
デリカシーがなく苦手ですが、表面上はうまく付き合えています。

Bさん
53歳、独身、優しいけどすぐ感情的になり、1人で忙しいと騒いでいます。要領が悪いだけです。

私は仕事か足りなくてほぼ毎日定時で帰るので、仕事を回してもらうようお願いしたり、上司からも残業がAさんBさんが多いから回すようにと話がありましたが何も変わらず、要領の悪い2人が仕事を抱えて離しません。残業する仕事量には見えないのに、早く仕事を終わらせて帰っている私が悪いようで退職を考えることもありました。

そんなときにBさんが家庭の事情で退職することになりました。
Bさんの仕事は大変だからと周りも大騒ぎ、上司は私に引継いでやってくれと言いますが、Bさんは私が結婚しているからという理由で、新人に引継ぐと言います。新人が独身とは限らないのに、残業が多くなるからと…

後任の方がすぐに決まり、その前に私にも引継いで、2人体制でやっていこうということになりました。
ですが引継ぎの進みが遅すぎて、とても間に合いそうにないまま新人さんが入社し、もうすぐ1ヶ月になります。
新人さんとは気が合い仲良く、仕事も協力してやっていけそうですが、最近話していると引継ぎが進んでいなくて、来月から1人でできるんだろうかと心配していました。1ヶ月前の自分と同じでした。

退職するはずのBさんは一度退職し契約社員で来ることになったそうで、すぐに辞めないつもりか引継ぎを進めてくれず困っています。

1〜10までの手順があるのに、3と4たまに8、あとは私がやっておくねーみたいな教え方なので、流れがつかめないそうです。
私が引継ぐ部分もずっと手伝っているだけのような感じです。

上司に相談しましたが、契約社員になったら週2、3日出勤になると思うから、2人がメインでやっていってという話で、あそこまで残業するほどの仕事でもないし、無駄なことが多い、要領が悪いだけだから、誰でもできるから大丈夫と言われました。

Aさんは別の上司と仲が良いのでAさんに相談すべきか、Bさんに直接引継ぎを進めてもらうようお願いすべきか悩んでいます。
入社30年なのでプライドがあるのか未練があるのか、辞めることを申し訳なく思っているのか、辞めないのか…何がしたいのか知りませんが、引き継がれる側からすれば中途半端で迷惑だなと思います。
良い方だったので、辞めると聞いたときは寂しく感じていましたが、こんな風に思いたくなかったなと複雑な気持ちです。

スムーズに引継ぎをしてもらって、早く辞める方向に進めるためにできることはないでしょうか？
宜しくお願いします。

質問者からの補足コメント

• 回答者様の事務員さん、1年未満で覚えるのは特別優秀ではないと思います。よっぽど物覚えが悪くなけれは数ヶ月で普通覚えられます。

  No.4の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2021/07/20 09:25

No.7 ベストアンサー 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2021/07/20 13:55

＞早く辞めるというのはBさんのことで私ではありません。

＞全て思い込みで言われると話がずれますね

「スムーズに引継ぎをしてもらって、早く辞める方向に進めるためにできることはないでしょうか？」

申し訳ごぜいません。
主語が無かったので勘違いをしていたようです。

まさか人を辞めさせる方法を聞いているとは思わなかったので…



＞1年未満で覚えるのは特別優秀ではないと思います。よっぽど物覚えが悪くなけれは数ヶ月で普通覚えられます。

思い込みで言われると話がずれますね

当社の事務員が物覚えが良いとは一言も言ってません。

自ら学ぼうとして、過去の資料などを見て仕事を覚えようとしているので、わからないなりにもある程度のことを理解した状況で教える方も楽だという事をお伝えしたまでです。


改めて言う必要が無いと思ったので書きませんでしたが…

貴女も教えて貰うのを待つだけでなく、自ら資料やデータを見て何が書いてあるのか？この数字は何を示すのか？また、何をもとに入力をすれば良いのか？考え行動することが必要なのではないでしょうか？

そこでわからない部分を質問するほうが教える方も手間が省けるし、貴女も理解しやすいだろうと思います。

という意味のことを、当社の事務員を例に簡潔に書かせてもらいました。

言葉足らずで申し訳ありません。

この回答へのお礼

2度も回答頂いてありがとうございます。
申し訳ありませんでした。
私の文章がいけませんでした。
思うように進まない引継ぎにイライラしてしまい、不快なことも書いてしまいました。

過去のデータを参考にすれば簡単な業務でした。
周りや本人が難しいから、大変だからと騒ぎ立ててくるので身構えていました。
自分でさせて下さいと何度お願いしてもさせてもらえない状況で、仕事を手放さないから教える間がないという雰囲気を出されています。

辞めたくないのか、契約社員でずっと来るから仕事を渡したくないのか不明ですが、2人いれば十分な仕事量です。
辞めると言って人を入れたからには、辞めてもらわないと困るとので、こちらが早くできるようになって教えることがなくなれば辞めてくれるのかなという気持ちで書いていました。

こちらの説明が下手でした。申し訳ありません。

お礼日時：2021/07/23 23:45

No.6 回答者： zaykax 回答日時： 2021/07/20 12:59

引継ぎができないベテラン職員ってけっこういますよ。

感覚で仕事を覚えてしまっているので体系的に説明できず
言語化もできないので無理、というのはまだ良い方で、
過去に業務をごまかしたり不正の片棒を担いでいたので
ウソしか云わないといったケースも経験したことがあります。

そういう場合は引継ぎがそもそも進まないので、
業務のマニュアル化を自分で進め、それがほぼ完成したら
ここまでやったがこれでよいかどうかを上司に確認し、
良ければそれに基づいて自分だけで業務を行うよう
周囲に宣言して上司にも指示を出させてベテランを排除する、
マニュアルどおりに行かない部分が出てきた時には
上司やベテランを問い詰める、
という感じで粛々と進めるしかないかと思います。
ここまでできたら、実はBさんの業務量そんなに無かった、
とかも可視化できるかも知れません。

しかし、上司の理解が無ければ、引継ぎは無理だとあきらめて
流されるまま仕事してましょう。
それに文句云われたら、引継ぎする準備はできているが
ベテランがグダグダしているのでこのありさまだ、
不満があるならベテランに云ってくれ、と
開き直りましょう。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
大変な経験をされているんですね。ウソを教えられるのは困りますね。

マニュアルを今作っている所なので、できたら確認してもらい自分と新人さん主体で進める方向にしたいと思います。
周りが難しい、大変と言っていますが、実際そうでもないことが分かってきました。仕事量も少ないのに残業までして何をしてるんだろうかと不思議です。

周りに文句を言われることがあれば、引継ぎをしてくれないベテランの責任だと開き直って淡々とやっていきます。

お礼日時：2021/07/23 23:33

No.5 回答者： hideo-happy 回答日時： 2021/07/20 11:04

引継ぎと退社に関する質問の様ですね。

引継ぎについては、あなたをCさん、新入社員を
Dさん、あなたの上司をEさんとすると、

Aさんそのまま仕事を進める。
Bさん--->契約社員
C(あなた）--->今までの仕事とBさんの仕事の
一部を行う。
Dさん--->Bさんの仕事の一部分を行う。

となって今までBさん一人の仕事を３人かけて
行う事になります。

であるなら、Bさんの仕事の一部--->Dさん

が普通のようにおもわれます。つまりあなたは
Bさんの仕事にタッチしない。

そうすれば、Dさんは、いつまでもBさんの仕事の
一部分で負荷が軽いから、C(あなた）の仕事の一部分
をDさんに引き継ぐことが出来ます。

Dさんが一人前になったら、あなたの仕事をすべて
Dさんに引き継いでもらい、あなたは退職に向けて
準備しましょう。

以上を実行するために相談するなら、上司のEさんで
しょう。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
とても分かりやすい説明でした。

Bさんは契約社員になりいずれ退職する予定ですが、それがいつか決まっていません。

Bさんは自分の仕事が多いから分けて2人に引き継ぐことにしたようです。

私は退職するつもりはないので、私とDさんで引き継いでBさんはいなくなるという予定でしたが、中途半端にいられるから困っています。

お礼日時：2021/07/20 12:15

No.4 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2021/07/20 08:52

3年目だよね？

1～10まで教えて貰わなければ出来ない事ってある？
1～4・5くらい教えて貰えれば、～7・8くらいは自分で出来るでしょう。
どうしてもわからない最後の9・10を自分から質問すれば良いだけでは？


改めてうちの事務員は優秀だと感じさせられました。
まだ1年にも満たないけど、過去の資料とか見てある程度は自分で調べてわからないことを聞いてくるので指導もしやすいです。
わからないなりにもある程度を自分で進めてるから、一から教えても理解が早いよ。


＞私が引継ぐ部分もずっと手伝っているだけのような感じです

手伝ってりゃある程度わかるでしょう？



＞早く辞める方向に進めるためにできることはないでしょうか？

辞める気満々なら、貴女が引継ぐことの方が非効率では？
早く退職の意を示して、貴女にではなく「新人に」業務を引き継いでもらいましょう。
Bさんも週2・3日出勤してくるんだから貴女が心配する必要はありません。

貴女は自分がやってた業務を新人に教える（引継ぐ）ことだけを考えましょう！

この回答へのお礼

3年目ですが私は総務、Bさんは発注を主にしています。専用ソフトも使ったことがないものです。
Bさんが何をしているかほぼ知らない状態です。

自分が入社したときは2ヶ月で覚えましたし、自分がいつ辞めてもいいように次の人のために引継ぎ資料も作っています。

早く辞めるというのはBさんのことで私ではありません。
全て思い込みで言われると話がずれますね。

お礼日時：2021/07/20 09:23

No.3 回答者： tukachann 回答日時： 2021/07/20 08:08

質問者さんのような悩みを抱く方の話はよく聞きます。

ただ、企業にとって、退職者と新人の入れ替わりがある。仕事の引き継ぎがスムースに行かないと企業が困るんです。だから引き継ぎがスロースに進むようにするというのは企業の責任でもあります。
ところが、そういう意識の無い企業がよくあって質問者さんのような実務の人たちが困ることが多いです。

こういう場合、仕事の流れを標準化する、マニュアル化するという方向で仕事を整理します。
質問者さんや新人さんの場合で言うと、
・1～10の流れに沿ってその内容をメモしておく
・1や2など教えてもらえない部分を何かの折に尋ねて書きとどめておく
・気がついたことなど、日付とともにメモに書き加えていくく
・これを繰返す中で質問者さんや新人さんも仕事の全体の流れが見えてくると思います
・会社の事情で今までの仕事の流れが一部変わることがあるかもしれません。そういうときにも変更点を書き加えておいてください
・重要なのは、次の段階。質問者さんと新人さんで自分たちのメモを箇条書きにして清書しておきましょう。これが作業のマニュアルになります
・そのマニュアルがあれば、将来質問者さんが定年退職など退職する際に次の人にマニュアルを見せながら、一度一緒に作業をするだけで楽に責任のある引き継ぎができますよ

この回答へのお礼

ありがとうございます。
細かく書いて頂いたことを実践していきます。
今まで教えてもらったことはメモして、画面コピーもして内容も書き込んで、今後のために資料も作っています。

自分の業務は入社したとき何もなかったので、マニュアルを作って保存しています。
やりながら覚えるにしても多少の資料は必要だと思うので。

今は大変ですが頑張りたいと思います。

お礼日時：2021/07/20 09:19

No.2 回答者： zongai 回答日時： 2021/07/20 07:50

Bさんは誰かにものを教えるのが得意じゃ無いだけじゃない？

教えるのが面倒くさい部分は自分でやる方が早い、という思考に切り替わっちゃったりするんでしょうね。

1から10までの手順があるなら、
リストアップしておいて、
「コレの処理の仕方教えてください」
と自発的に聞いて教えてもらう方が、引き継ぎの穴を早く埋められるのでは無いでしょうか。

同じ事務してるAさんに相談することも悪いことでは無いでしょう。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
教えるのすごく下手だと思います。
入力する内容を最初から最後まで読み上げます。
日本語読めるから…と思います。これを入力してと言えば分かるものを。

1から10まで手順があるだろうなってことしか分からないんですが、それが全て必要なのか、必要ないのかも分からない状態です。

自分から聞いて教えてもらうようにしないとずっと教えてくれないと思うので、聞いていくようにしたいです。

お礼日時：2021/07/20 09:15

No.1 回答者： banzaiA 回答日時： 2021/07/20 07:47

門外漢なので、建築系の会社で事務がどのようなものかがわかりませんが。

それほど引き継ぎが必要ですか？
上司が、誰でもできるから大丈夫というほどの仕事ですから、ご自身でドンドン進めて、分からないところだけをBさんに聞くとか、上司に相談するとかで解決できませんか？

この回答へのお礼

ありがとうございます。
建築ですが他の事務と大差はありません。
知識が必要だの経験がいるだの、Bさんの仕事は簡単にできないよ、という人の声があるので身構えてしまっています。

Bさんが手放してくれない以上、こちらで勝手に進めることができず困っています。
分からない所が分からない状態です。

お礼日時：2021/07/20 09:10