職場の電話メモは、用件さえわかればいいですか？

職場の電話メモは、用件さえわかればいいですか？
後輩の指導で、納得できる説明をどうしたらいいか困っています。

　職場で自分の担当でない電話を受けたとき、担当者が不在であればメモ等を残すと思うのですが、その後輩社員（以下Aさん）のメモはコピー用紙の切れ端に『1234　山田課長』とだけ書いてあってデスクのすみにセロテープで貼ってあったりします。（1234は他部署の内線番号）
　離席中に電話があり折り返してください、という意味だというのはわかります。わかりますけども、なんかもっとこう……と思ってしまいます。
　離席が長かった場合、いつ頃連絡あったのかも知りたいですし、何か伝言はなかったか（ないから書いてないのでしょうけど）とか、そもそもこれ書いたの誰！？（コピー用紙の切れ端で殴り書きのように書いてあって誰が書いたかわかってしまうのですが、わかればいいって問題？）と思ってしまいます。
　先日も上司の机の上にコピー用紙の切れ端で『木村さん　欠席』とだけ書いて貼ってありました。
　もちろん当該上司が見れば内容は伝わるのだと思います。（ちなみにこれは社外からの電話です）木村さんと言えばどこの木村さんかもわかるし当然連絡先も知っているし、事前に何らかの話をしていてその出欠の連絡をいただくことになっていて、欠席との回答いただきました、ということでしょう。
　でも、その上司は休暇や出張が重なって三日間不在であることがわかっており、数日後に出勤したときにこのメモを見て「木村さんからは何日の何時に連絡があったのかね？」ってなりますよね？どうですか？木村さんが欠席ってことさえわかればOKですか？（その上司が気にならないなら私がとやかく言うことではないのかもしれませんが）

　Aさんは電話の応対は普通にできています。言葉づかいも問題ない範囲ですし、用件を聞くこともできています。そのうえで残されたメモが前述のような状態です。
　自分の仕事の時間を他の人の仕事のために費やすのだから、極力時間をかけずに必要最小限で、ということかもしれません。ですが、私の考えでは『○○さんへ　○月○日○時○分　○○課の山田課長からお電話ありました。折り返し連絡が欲しいとのことです。内線1234へお願いします。　A』くらいの内容が普通だと思うのです。文字を書くのが大変なら定型文で、宛名、日時、どこの、誰から、内容、と簡潔に記入できるメモ用紙を作成するとか。100均でも売っていますし、ネットでひな型をダウンロードすることもできます。

　仕事に支障がなければ余計なお節介はしたくないのですが、別の上司から「あのメモは上司に対して失礼だ、Aに指導してやってくれ」と言われてしまいました。
　というわけで冒頭に戻り、納得できる説明をどうしたらいいか困っています。
「普通はこうするべき」「上司に対して失礼だからこうするべき」ではなく、なぜ『1234　山田課長』ではダメなのか……『イマドキノワカモノ』が納得できる説明、皆さんはどのように指導されますか？
　それとも用件さえ伝わればいいのでこのままでも問題なし！というご意見もありますか？よろしくお願いします。

質問者からの補足コメント

• 回答いただきありがとうございます。
  　本人はメモの取り方を知らないわけでもなく、他の人が定型文のメモ用紙を使っているのを見てますし、本当に『用件さえわかればいい』と思っているようです。
  　以前に他の人が電話のあった時間も書くように言っても改善されなかったようです。Aさんとしては『何時に掛かってきたとかそれ絶対必要な情報？』という考え。それを『常識だから』とか『もっと丁寧に』とか定型文のメモを渡して『今度からこれに書いて』といった説明では納得してもらえないんですよね。

    補足日時：2023/09/12 13:04

• 

  たくさんの回答いただきありがとうございました。
  とりあえず「メモなんてそんなもんで充分だ、面倒くさいこと言うな」という意見のかたはいらっしゃらなかったので、私がおかしいわけではなかった、良かった、とほっとしました。
  皆さんの意見をいろいろ取り入れて、伝えてみようと思います。
  ありがとうございました。

    補足日時：2023/09/14 20:40

No.1 回答者： hyi-san 回答日時： 2023/09/11 22:39

人によっては誤解を招くので、もう少し具体的に書くのが良いと思います。

貴方でも良いので、例文をメモ用紙に書いて貼っておくと、その後輩もどういう風に伝言を残せば良いか分かると思います。

この回答へのお礼

そうですよね、もう少し具体的に（いろいろな情報を）書いて欲しいと思いました。
例文を見せてみようと思います。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:13

No.2 回答者： ぷらぐろまあ 回答日時： 2023/09/11 22:40

そういうときは、電話メモのフォーマットを作って運用しましょう。

宛先、相手先、日付、時刻(結構重要です)、受付人などの記載の他、

・折り返し電話ください
・電話があったことを伝えてください
・その他(　　　　　　　　　　　　　)

のような選択肢を書いておくと、簡単に使えて便利です。

この回答へのお礼

電話メモのフォーマットを見せてみようと思います。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:14

No.3 回答者： joypeet 回答日時： 2023/09/11 22:47

メモの取り方として　いつ　どこで　誰が　だれに　何を伝えようとしたか

と書くのが文章の基礎
大きめの付せんに書いておくと　あなたからだと分かりますよ
とでもおっしゃって　可愛い付せんをプレゼントしてみてはいかがですか
バカ相手にしても仕方ないと思いますよ

この回答へのお礼

やっぱり文章の基礎は押さえたメモを残して欲しいですよね。伝えてみようと思います。
知らないわけではなくて「なんでそんなことする必要があるの」という考えのようです。これ以上は相手にしても仕方ないですね。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:16

No.4 回答者： むささび堂 回答日時： 2023/09/11 22:48

＞それとも用件さえ伝わればいいので

用件がきちんと伝わってないから問題になってるんですよね。

市販の電話メモやネットからダウンロードしたテンプレを渡して今後はここの内容を埋めるようにメモしろって指示すればいいでしょ。
なにか言ってきたらお前のテキトーなメモで迷惑してるって言えばいい。で、あなたがここにいろいろ書いてることをそのまま伝えればいい。

でも根本の問題は電話メモの様式すら社内で標準化されていない、業務が標準化されていない職場環境だということに誰も気が付いてないことでしょうね。

この回答へのお礼

用件は、一応は伝わってはいるんですよね。必要最低限ですが。
もっと伝えて欲しいんですよね。
テンプレを知らないわけではなく、なぜそんなことをする必要が、という考えのようですので、迷惑していると伝えないとだめですね。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:20

No.5 回答者： chu-favo 回答日時： 2023/09/12 00:50

おそらく知らないだけ、或いは本人がいま正解と思っている事がソレなだけなので、

こうすれば誤解なくスムーズになるからと教えたら良いと思います。

連絡が来た日時、誰から、何について、どうしてほしいのか、いつまでに、
この辺が書かれていたら良いと思いますので、
これらが書けるように電話応対で相手から聞けるように教えたら良いかと思います。
メモは、出来るだけ簡単に分かりやすく。これから先、後輩などからも、もっとこーすれば良いのではという意見があったらどんどん取り入れたら良いかと思います。

この回答へのお礼

知らないわけではなくて、どうしてそんなことをする必要が、という考え方のようです。それがわからないようでは、まあ、ものを知らないってことですよね。
もし今度そういうメモがあったら、時間とか、相手がどう言っていたかとかいろいろ聞いて、じゃあそれを最初から書いておいてね、と言おうと思います。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:25

No.6 回答者： hyi-san 回答日時： 2023/09/12 13:11

じゃ、「貴方目的でお客さん来ましたよ、帰られましたが。

」これでいつ来たの？ってなるよね？そういう事。って教えてあげれば分かりやすいと思います。
これでも分かろうとしないのであれば、貴方には今後重要な仕事は任せない。
信頼が無いから。と言ってやって下さい。文句あるならこの仕事辞めてください、会社の為に。と言ってやって下さい。

この回答へのお礼

＞いつ来たの？ってなるよね？
たぶんAさんはならないんですよ、あ、帰ったんですね、じゃいいです。で終わりそう。
こっちがヤキモキする(笑)
文句あるなら辞めろとは言えないですが、なんとか頑張ってみます。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:28

No.7 ベストアンサー 回答者： chu-favo 回答日時： 2023/09/12 17:40

追記失礼します。

やはりメモの取り方、メモの必要性を理解していないのかと思います。
時間というのはとても大切で、時間を把握することで相手への配慮をコチラ側が考えることができます。もちろん必要のない事案もありますが、それでも書くクセをつけることでいざという時にでも書きそびれた、伝え忘れたというリスクが減ると思います。同じ案件で複数の伝達があった場合、そこに時間がかかれていることで、大まかな流れが瞬時に把握することができます。
時間は言葉とは違い単なる数字ですので、誰もが忘れがちになる、それでいてとても大切な情報です。メモの内容の中ではもっと忘れやすい箇所かとも思います。

それに、強めに言ってしまえば、メモに限らず、必要かどうかは受け手の問題であなたが勝手に判断するものではない。ということ。理解やましてや納得できなくてもまずはやってみることから始めさせるのが良いかとは思います。なぜなら、会社は複数の人たちが動いているので。自営のように単独の感覚では周りが迷惑です。

この回答へのお礼

＞メモの必要性を理解していない
そうですね、そんな感じです。
＞必要かどうかは受け手の問題
なるほど！いる情報もいらない情報もとにかく全部教えてくれたらいいんですよね。リスクが減るというのもそのとおりです。
伝えてみようと思います。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2023/09/14 20:33