仕事で 上司からの質問の意図を確認したいです

仕事で上司から「ちょっと教えて」と呼び止められて、「○○ってなんでこんなコスト上がってるの？」などと聞かれた時に、どの程度詳しく答えるべきか悩みます。

どこかから問い合わせを受けているから聞いてるのか？　

社外へ回答するため正確な情報がいるのか？

ちょっと気になったから雑談程度に聞いてみただけなのか？

それによって私はどの程度正確に詳しく答えるべきか、時間を割くべきか、変わると思います。

結構時間をさいて調べて長文のメールで答えたのに、ちょっと聞きたかっただけ……なんてことも多々あり、区別がつかず困っています。

ですが上司に「何のための質問ですか？」とは聞きにくいです。

何かいい聞き方はないでしょうか。

No.9 回答者： kosn 回答日時： 2024/05/15 19:02

要求度合いの書かれていないメールの場合も同じです。

「ちょっと聞きたかっただけ」を想定した返事をまず書き、そのあと「詳細な資料等が必要でしたら用意いたしますので再度ご連絡ください」です。
それでいると言われたら用途や提出期限を確認する。
用途を聞くときも「用途はなんですか？」が聞きにくいなら「社外向けですか？」など具体的に聞けば良いです。

No.8 回答者： phj 回答日時： 2024/05/15 09:21

「その件は詳しく話すと長くなるので、文書にまとめましょうか？」と聞いてみたらいかがですか？

そうすれば上司も「いやいや、ちょっと気になったから簡単に今教えて」というかもしれないし「得意先の問い合わせだから、文書じゃ間に合わない」とかいろいろな返事が返ってくるでしょう。

仕事をするには「自分の疑問点を相手から引き出す話術」も必要ですね。

No.7 回答者： メン八 回答日時： 2024/05/13 22:31

私ならば、数段階を使う　ようにするでしょう。

「○○ってなんでこんなコスト上がってるの？」などと聞かれた時に、

❶ 小麦の価格が上がっちゃって、

｢どのくらい｣

❷ 先月よりも、４％上がりました

｢なんでだろう｣

❸ なんでも、今月中には下がるという噂です

｢弱ったな」

❹ 私達にとっては、相場ものはどうにもならないけど、パン代が上がって主婦は困りますよね。

｢そんなこと言ってるんじゃない｣

❺ やさいも上がるし、景気は好転しないのだから、広告でお客さんの関心を集中させて、商売の効率を上げるしか対応はないでしょう

｢それでなんとかなるとでも思ってるのか｣

❻ 商品ディスプレイの方法を工夫したり、レジの無人化をしたりという対策も必要かもしれませんね

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会話なのですから、相手の言葉や対応に合わせて、こちらも次々変化するのが基本でしょう。　勝手に想像を巡らして、｢これこそ妥当な回答の決定打｣というのをねらってもおかしくなるだけです。
コストの変動でも、材料原価、使用設備装置の稼働率、エネルギーコスト、歩留まり、安全チェックの方式変更、労賃の改定、その他たくさんの要因はあり、｢なんでこんなコスト上がってるの？｣と呟いた人は、実は回答や説明を求めてなどいないこともあります。　むやみに説明すればいいものではないです。

No.6 回答者： hyter 回答日時： 2024/05/13 17:54

> ですが上司に「何のための質問ですか？」とは聞きにくいです。

それはさすがに上から目線すぎますが...

とりあえずざっくり概要レベルで話をしてから
・何かありました？
・どうしました？
とか聞けばいいです。そうすれば「実は～」とか話してくれると思うのであとは臨機応変に。

No.5 回答者： kosn 回答日時： 2024/05/13 17:41

まずは「ちょっと聞きたかっただけ」を想定したざっくりの回答をし、続けて「何かありましたか？」と質問した理由を聞く。

そうすると「いやどこどこから問い合わせ来ちゃってさ～」とか「この数字がここと辻褄合わない気がして…」など教えてくれます。
私はいつもこれです。
親しくない相手やよくミスを指摘してくる相手なら「何かおかしな点がございましたでしょうか」とか、不安になったから聞きました（詮索ではないです）感を出してます。

この回答へのお礼

なるほど、ありがとうございます！
在宅ワーク中など、メールで質問が来てメールで返答しなければならない場合は、どうされてますか…？？
メールの場合いつも困ります。。

伝わるような説明にするために1時間くらいかけてあれやこれやと修正して一生懸命メールを書いても、
あれ？そこまでの情報はいらなかったみたいだな、
みたいなことがよくあり、そういう時は時間無駄にしたと落ち込みます。。

お礼日時：2024/05/14 14:13

No.4 回答者： taunamlz 回答日時： 2024/05/13 16:01

なんでもそうなのですが、もし自分が上長だったらと考えて回答してください。

部品を100社から購入しているのなら、90社が値上げしたせいなのか、1社が値上げしたせいなのかを知りたいでしょう。
90社だとするのなら手のうちようがないので、値上げを考えなければなりません。
しかし、1社だとすると、納入先を変更するとか、その部品の仕様を変更するといったことで値上げ無しで対応できるかもしれません。

「ちょっと教えて」と言っているのですから、まずは調べなくても分かる範囲で答えましょう。
もし調べなければわからないのであれば、「私もわからないので今から調べますが、どの程度の内容を知りたいですか？」等と確認しましょう。

No.3 回答者： youyoulife1 回答日時： 2024/05/13 15:49

その人と親しくない場合はわからないですね

まずは短く答えるのがいいと思います、端的に

詳しく知りたい場合にはさらに質問してきます

No.2 回答者： angkor_h 回答日時： 2024/05/13 15:32

直接部門であれば、その部門長は、

部門の収支(家計簿)の詳細を自らが把握しています。
その中のコストは、重要な項目の一つです。

そのコスト上昇がみられたから、
原因を確認して対策しよう、と考えるのは、上司に限らずでしょう。
上司が気にする期間が不明ですが、
過去3-5期間を比較して、
その推移とともに、何が原因なのか、を報告すべきでしょう。

No.1 回答者： Wabu_478 回答日時： 2024/05/13 15:28

「「何のための質問ですか？」とは聞きにくいです。

」
なんで？

「何のための質問ですか？」
がベストだと思いますよ。