会社での納品書管理

他社から物品を購入した際の納品書の整理に時間がかかっています。

そこで、納品書を受けたら、スキャナで読み込み、画像として保存しておき、原票は整理せずに保管しておく方法を考えています。

ポイントとしては、
(1)月末に納品書原票を確認することがあり、そのときに探しやすくしたい。
(2)仕訳にかかる時間・スキャナで読ませる時間など、相対的にかかる作業時間を減らしたい。

このような方法を採用した場合、何か問題があるか？
また、もっとこういった方法があるとかあったら教えてください。

よろしくお願いいたします。

No.2 ベストアンサー 回答者： NOVA07 回答日時： 2003/10/08 14:20

私もExcelなど文字でのデータベース化をおすすめします。

伝票を画像ファイルとして保存しても、
枚数が増えてくると観覧する（探す）のが大変になるのではないでしょうか？
伝票に任意の番号をふって管理して
補足として個々の伝票に打たれている伝票番号を参照出来る様にすればイイのではないかと思います。

もしスキャナーを活用するのであれば、
OCR化するのも手だと思います。

No.1 回答者： noname#19855 回答日時： 2003/10/08 11:27

ちょっと原始的なやり方ですが,番号で管理すると言うのはどうですか？

納品書が届いた順番に１,２,～～～５０と何処でもいいので番号をふります（ナンバリングする機械もありますよ）
で,エクセルかなにかで表を作って（番号＝納品先の会社と言うような表）を作って管理します。
毎日,納品書が手元に届いた時にちょこちょこ作業していけば,あとがラクだと思います。

表の感じとしては

納品No　　納品先　　納品商品　　金額　　備考
　1　　　　○○会社　　文具　　　2000円　特になし

肝心の納品書の原票は月ごとにファイリングして管理すると言うのはどうですか？
番号と会社名がリンクしているので,後々探すのも少しはラクだと思います。

参考程度に書いてみました。いい方法がみつかるといいですね。