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地域のボランティアをしています。
ボランティアの後にイベントがある時の集約もしています。

リーダーからイベントに誰が参加・誰が不参加か、リストを見せてほしいと言われることがあります。

Excelで以下のものはあります。
・当日のボランティアのリスト(名前、グループ名)
・イベント参加者のリスト(名前、グループ名)

イベントは毎回あるものではないので、イベントがあると聞いたらExcelの新規シートを開いて急いで名前とグループを聞いた順番で入力しています。
今までは、ボランティアのリストの隣に、参加者のリストを他のシートからコピペ、不参加者のリストは手作業で作っていました。
しかし最近人数が増えてきたのでExcelで簡単に分ける方法が知りたいです。よろしくお願いします。

イメージは以下の事を一枚のシートに表示させたいです。
ボランティアリスト
名前  グループ名
田中  赤組
鈴木 白組
佐藤  赤組
平内  緑組
大竹  緑組
菅野  白組

イベント参加者
名前  グループ名
鈴木  白組
平内  緑組
大竹  緑組
菅野  白組

イベント不参加者
名前  グループ名
田中  赤組
佐藤  赤組

gooドクター

A 回答 (4件)

ええと...。



 名 前    グループ名      10/1 10/2 10/3
原  辰徳  読売ジャイアンツ     〇  〇
元木 大介  読売ジャイアンツ     〇     〇
矢野 燿大  阪神タイガース      〇     〇
井上 一樹  阪神タイガース         〇  〇
与田  剛  中日ドラゴンズ         〇  〇
伊東  勤  中日ドラゴンズ      〇  〇
三浦 大輔  横浜DeNAベイスターズ   〇     〇
青山 道雄  横浜DeNAベイスターズ   〇  〇
佐々岡真司  広島東洋カープ            〇
河田 雄祐  広島東洋カープ      〇  〇
高津 臣吾  東京ヤクルトスワローズ     〇  〇
宮出 隆自  東京ヤクルトスワローズ  〇     〇

こんな感じにしておけば良いんじゃないかな。
名前とグループ名が必ず一組になっているなら、グループ名で「フィルター」をかければ、受付時に入力しやすいでしょう。

んで、参加/不参加は、日付の列で「並べ替え」をすれば良いと思います。
場合によっては「ウインドウ枠の固定」機能を使いグループ名と日付の間で区切りをつけて、
日付の列を左にスクロールさせて不要な日付を隠せば、そのまま見せることができます。
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おはようございます。



下記の様に、一番左を名前、その名前を元に、右側へ情報を足していけば
 見易くなるかと思います。

名前/グループ名/イベントの参加有無
鈴木  白組  参加
佐藤  赤組  欠席
平内  緑組  参加

最期に、フィルターを掛けると、参加者だけの表示とかができます。

Excelのフィルター機能の便利な使い方【基礎編】
https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/55824
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質問者さんがどれだけExcelを使えるか分からないので、取り敢えず考え方をお伝えします。



例えば…
D列E列にボランティアリストの情報を列挙します。
A列挙「参加」のチェック欄とします。

B列にはA列にチェックがあった、同列のその行より上の最大値+1を表示する関数をセットします。
C列にはB列にチェックがあった、同列のその行より上の最大値+1を表示する関数をセットします。

次にイベント参加者リストです。
A列に「row()-◯」を先頭が「1」になるように調整してセットします。
vlookup関数で、イベント参加者リストのA列とボランティアリストのB列が一致する、ボランティアリストのD列E列を表示します。

最後にイベント不参加者リストです。
A列に「row()-◯」を先頭が「1」になるように調整してセットします。
vlookup関数で、イベント参加者リストのA列とボランティアリストのC列が一致する、ボランティアリストのD列E列を表示します。


これで、初めに雛形を作っておけば、次回からボランティアリストのA列にチェックを入れれば良いだけのシートが出来上がります。
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>リーダーからイベントに誰が参加・誰が不参加か、リストを見せてほしいと言われることがあります。



この時にエクセルを立ち上げて画面を見せるの?
一体何人いるのかわかりませんがボランティアリストを各1名毎に用紙(付箋など)に書いてファイリング(写真のアルバムBookみたいに挟める奴)しておき、参加しない人は抜き出して別にファイリングすればリストは作成できると思いますけど。

エクセルを使うのが何のためなのか?によって変わってくるかと思いますよ。
例えば個人の参加履歴を残すとか。

でもボランティア会場での確認って言うならタブレット使ってスプレッドシートの方がわかり易そうにも感じますけど?
それともいちいち紙に印刷するのでしょうか?
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