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皆さんは、「打ち合わせや会議が多い会社はダメな会社」という言葉を聞いたことがあるだろうか。耳にしたことがなくても、言われて納得のビジネスパーソンもいるに違いない。打ち合わせや会議は確かに必要だが、あまりに頻度が高いと、抱えている業務に手をつけられなくなって、残業の原因にも……。とはいえ断りにくいし、どう対処すればよいのか分からないこともあるだろう。そこで、企業研修なども行うキャリアカウンセラー、竹内和美さんに対処法を聞いたところ、そもそも打ち合わせを好む人の性格や人格に関する話まで聞くことが出来たのでご紹介しよう。■打ち合わせが好きな人は慎重な人
打ち合わせをしたがる人に、傾向はあるのだろうか。
「慎重で、『失敗したくない』というタイプが多いようです。中には、部下や後輩の意見を聞きながら自分の考えをまとめる人や、話すことによって自分の頭の中を整理する人もいますが、それは少数派。いずれにしても、自分を仕事の中心軸において、ものごとを進めたがる人に見られる傾向です」（竹内さん）
自己中心的なところが、迷惑になる一因のようだ。
「打ち合わせ好きの人の立場で考えてみると、部下や後輩を集めての打ち合わせは、自分を尊重してもらえるという心地よさもあるのでしょう。まとめると、性格は『慎重』、『臆病』、『心配性』、『失敗が怖い』、『優柔不断』、能力の面では『決断力に欠ける』、『コストの意識に欠ける』、人格としては『多弁（おしゃべり好き）』、極まれに『クラッシャータイプ（部下や後輩を無意識に潰す）』という傾向があるようです」（竹内さん）
クラッシャータイプの上司が社内にいては、たまらないだろう。
■まずは打ち合わせの有効性を見極める
打ち合わせ好きの傾向がわかったところで、実務を優先したい場合の対処方法を教わった。
「『自分の意見をまとめたいので、あらかじめテーマを教えてほしい』と働きかけてみてください。テーマが明確でなかったり、自分の実務を優先したほうがよさそうであれば『議事録を見せていただき、会議の流れを把握したうえで自分の意見をまとめて報告します』と伝えて、急な招集には応じないという方法があります」（竹内さん）
参加したほうがよいケースはどのようなときだろうか。
「自分の意見を自分で伝えないと誤解されそうな場合や、自分が仕事を進めるうえで必要な情報を得られそうな場合です。なお、会議に参加するのは情報を共有するためと思っている人が多いようですが、メールなどを活用すれば情報は会議以外の手段でも得ることができます。仮に参加しなくても、参加した他のメンバーから情報を得られるように、日ごろから信頼関係を築いておくことも大切です」（竹内さん）
うまく断るにはどう言えばよいかも聞いておいた。
「『参加したいけれど、できなくて残念』ということを表さなければいけませんし、理由を明確に示すのもポイントです。そう考えると、質問形式でお伺いを立てるのも一つの選択肢です。例えば、『打ち合わせに参加したいのですが、今の仕事が思うようにはかどっていません。今週末期限の資料作成と、どちらを優先させるべきか、ご指示いただけますか？』などと判断を委ねるのもよいでしょう」（竹内さん）
そうすることで、無理に打ち合わせに参加させられることは少なくなると竹内さんは教えてくれた。
■宝探しのような気持ちでのぞむと打ち合わせは有意義になる!?
参加への必要性が認めらないにもかかわらず打ち合わせに参加せざる得ないことになった場合、このように考えると良いという。
「せっかくの機会ですから、打ち合わせが有意義になるように工夫をしましょう。一つは自分の意識の問題があります。『参加者の誰かが自分にとって必要な情報や自分にはない考えを持っている』ということを前提として参加してみてはいかがでしょうか。宝探しのような気持ちで臨むというわけです」（竹内さん）
確かにそうすると、高いモチベーションのまま参加できるような気がする。
仕事は自分の気持ち次第なこともある。意味がないと思っている打ち合わせも、参加せざるおえない場合は意識を切り替えてみるのもアリだろう。断る場合は、今回教わったフレーズを活用し、打ち合わせや打ち合わせをしたがる人からのストレスを回避したい。
なお、「あなたが働いている会社で無駄だなぁと思うことは何ですか？」ということで「教えて！goo」では皆さんの回答を募集中だ。
●専門家プロフィール：竹内和美
高校卒業後、(株)松坂屋名古屋店に入社し、販売・秘書・広報の業務に就く。1999年「オフィス・ウィズ」を設立。企業研修・転職・就職支援、コーチングなどの各事業を次々と開始。ロールプレイング中心の実践型研修やキャリアカウンセリングに定評があり、企業や個人からの講師依頼も多数。
