部費の使い方

子供の部活の『部費』の使い方なんですが…

毎月5千円を支払っています。(部員は7人です)
部活で必要な物の他に
毎回、反省会として飲食店で子供の分は部費で、親の分は懇親会費として別に徴収していました。
が、ウチは事情があり毎回、子供のみ出席し、両親とも欠席しているので懇親会費は支払っていません。
先日も反省会があり上記と同じく子供のみの出席でした。
今年度最後の反省会だったため、盛り上がり追加費用がかかったようです。
その追加費用￥22,000を『部費』から支払います。とLINEで『ビール』の絵文字入りで連絡がありました。

飲み代の足を参加した人たちで賄わず、何故『部費』からなのか？
しかも、ウチは参加していないのに…
どうにも府に落ちず、会計に聞いたところ
『毎回、懇親会費の余りを参加した人に返さず、部費に入金していて、今回の支払いをしても余る』とのこと。

『部費』の括りとして、そんな使い方で良いんでしょうか？
それならそうと、明細とまではいかないとしても、今まで部費に入れていた事を先のLINEで一言連絡してくれても良かったのでは？
もしくは『懇親会費』の口座を作るとか？
そもそも、『部費』も『口座』ではなく、ジップロックとノートで管理かも？
と、モヤモヤが治まらず皆さんの意見を聞いてみたくて質問しました。
(毎年、会計報告などはしていません。次の会計担当に引き継ぐだけです。)

質問者からの補足コメント

• 

  今日、新たに分かった事がありました。
  やはり口座管理ではなく、現金管理で、
  『懇親会費』を『部費』と称して袋の中でそれぞれに分けていたそうです。
  そして、
  ・28年度の部費が枯渇していて、29年度始めの道具揃えや試合関連費などの費用がなかった
  ・新入部員(4名)からいきなり３ヵ月分くらい(１ヵ月￥5,000ではなく、￥3,000でした)徴収するのは可哀想(申し訳ない)
  ・ならば、28年度の『懇親会費』を補助的に『部費』に入れておく
  ・29年度の懇親会費は反省会の都度徴収し残額は『部費』の中の『懇親会費』として積み立てる様に28年度の分にプラスしていた
  との経緯があったそうです。

    補足日時：2018/03/30 00:24

• 

  『部費』がプラスになった時点で補助を解除し当初の『懇親会費』残額を当初の保護者に返金すれば良かったのでは？と思うのは変なのでしょうか？
  そして、それぞれを別に管理すれば
  『懇親会費』を『部費』と言う紛らわしい事にはならなかったのでは…と思うのですが…

    補足日時：2018/03/30 00:25

No.6 回答者： ohkinu2001 回答日時： 2018/04/01 17:52

懇親会費を部費の補填に流用するのは皆の合意があれば良いと思いますが、その場合は一定額を懇親会費から部費に都度繰り入れるだけで、一体化するのはおかしいと思います。

将来のためにも今のうちにきちんとしておいた方が良いと思います。

No.5 回答者： 銀座Clubママ 回答日時： 2018/03/29 06:57

可笑しな慣例ですね

No.4 回答者： て2くん 回答日時： 2018/03/28 23:43

不適切だと思いますが、昔からやってきたから、それで通ると思っているのでしょう。

親睦会と部活は、違う活動目的ですから、分けるべきとも言えますね。
親睦会の残りの費用をどのようにするかは、そこの幹事なりの考えとも言えますが、次回に繰り越しを行うか、返金を行うかが一般的でしょう。もし、部活動に渡すなら、部活費に回してもよいと思うが、部活動費を大人の親睦会での酒飲みのイベントに回すべき金額ではないでしょう。
親睦会費であまったなら、部活動費に回すってことは、部活動費に寄付とすべきですから。

No.3 回答者： bari_saku 回答日時： 2018/03/28 23:40

部費として認められるのは、部活の必要経費だけだと思います。

子供の飲食代も、その都度の別徴収の方がいいのでは？
そのぶん、毎月の部費の額を下げれば文句も出ないでしょう。

No.2 回答者： ohkinu2001 回答日時： 2018/03/28 23:36

そもそも部費から飲食代を出すという感覚がちょっと理解できません。

お遊びサークルならまだわからないですが、いわゆる部活ですよね。

そうであれば、部費は活動に必要なものに限定して、飲食代は別会計が普通だと思います。

No.1 回答者： localtombi 回答日時： 2018/03/28 23:30

＞懇親会費の余りを参加した人に返さず、部費に入金

部活動に使う真のお金と、親睦会費は混ぜるべきではありません。
年度末の会計報告はどうなってますか？
それさえない場合は、不適切なので言いましょう。