内線電話の回し方

すいません、今回事務の仕事を初めて始めてまだ色々勉強中なんですが、
内線電話の回し方がわかりません。
基本的には電話は取らなくて良いみたいなんですが、先日社員の方が居なくて急きょ電話を取る事になり、
内線電話が回せなくてパニクってしまいました。
何番電話何々さんとかよく聞くんですが、どういった方法で回すんでしょうか？
とりあえず、
1.保留ボタンを押す。
2.受話器を置く。
までしか分らず、あとは走って呼びに行きました。
電話も回せないのかという目で見られてショックです。
ネットでも調べてみたんですが、詳しく説明されているサイトがなくて困っています。
どなたかご存知の方、内線電話の回し方の手順をご教示お願いできないでしょうか？

No.7 回答者： takuya1663 回答日時： 2007/08/31 06:40

こんにちは。

人事や総務で女性対象の事務社員研修で若干講師してｍしたが、そんなものは関係なく、少し質問内容が気になったのでつい書かせていただきました。

電話に関しての質問も最近増えてきたようですね。

今sugar0さんがお悩みのことそのものに様々なアドバイスがあるので、少し違う観点から。

例えば新入社員の研修のときには必ず電話応対やマナー研修がだいたいの会社ではあると思います。

でも集合教育はあまり効果はなく実際に手取り足取りと先輩社員が姉さん役で（ブラザーシスターと昔は読んだ）電話の取り方などを研修したものの3時間やそこらの時間ではマスターするのは難しいので、日頃のＯＪＴが一番かと思います。

中途社員でなければだいたいの会社は電話応対の訓練をしてきました。

ご質問の件ですが、新入社員といえ、先輩社員でもそうだと思うのですが、当然会社により電話の機能が違うので戸惑うこともおありかとお察しします。

過去の例からいうと、Ａ４などの用紙に内線番号一覧表をいうものを全社員が持っており、また、なければ作成しその裏面にでも電話の簡単な使い方や機能など手順を先輩や上司が作るのではなく、自分で作ってみてはいかがでしょうか？

そうすれば先輩にはよほどおかしい電話は別として内線番号一覧表と裏面の電話の取次ぎ方を文書ではく絵などを交えて作ってみてはいかがでしょうか？自分ができないことはなるべく早くマスターした方がいいと思いますし、言葉の勉強にもなります。

友達同士で練習するのも手かもしれません。

ＮＴＴ（西日本：東日本）ではさすが電話の会社とあって、訓練専用の内線電話、電話機は思い切り古いですが、研修などがあれば無料で貸していただけます。

あとは手順をしっかり覚え、今度入社してくる、いい先輩になってくださいね。

No.6 回答者： maku_x 回答日時： 2007/08/29 15:54

小規模オフィスによくあるビジネスフォンの場合は、電話を取って保留を押すと、ダイヤル(数字)ボタンの上の方にあるボタンが点滅しますので、点滅しているボタンの番号を、電話を受ける人に言えば良いです。

あとは、電話を受ける人が、その番号のボタンを押して、電話に出ればOKです。
※ 内線番号を指定して回す方法もありますが、これは分かりません。

No.5 回答者： shibupooh 回答日時： 2007/08/29 13:30

こんにちは。

>電話も回せないのかという目で見られてショックです。

前の回答者様もお答えになっていますが、電話の内線のつなぎ方は機種やその職場の設定により様々です。
はじめてでしたらわからないのは当たり前ですから、元気を出してくださいね。
私も、別の職場に異動してまず隣席の人に確認するのは、「内線のつなぎ方」です。

あと、これは直接ご質問とは関係ないのですが・・・。

時々、電話の相手に対して「ただ今電話をお回ししますので、少々お待ちください」という方がいますが、「回す」という言い方は「たらい回し」を連想させるのであまり印象のいい表現ではありません。
「電話をおつなぎしますので・・・」という表現の方が、相手の受ける印象はいいと思います。

蛇足ですが、ご参考までに・・・。

No.4 回答者： m_inoue222 回答日時： 2007/08/29 13:22

会社の電話は通常「ビジネスフォン」がよく使われています

機種毎に機能や操作方法が異なりますので誰かに教えて貰うか取扱説明書を見せて貰ってください

No.3 回答者： chie65536 回答日時： 2007/08/29 13:21

普通、事務所にある電話は「ビジネスフォン」と呼ばれる多機能電話機です。

で、ビジネスフォンの場合「転送の方法は、メーカーごと、機種ごとに違う」ので「その機種の取扱説明書を読む」しかありません。
（メーカーが同じでも、機種が違ったら方法が違う、なんて事もあります）

もちろん「会社が違えば、使ってる電話機も違う」ので「転職したら、電話機の使い方を最初から覚え直し」です。

＞ネットでも調べてみたんですが、詳しく説明されているサイトがなくて困っています。
メーカーごと、機種ごとに違うので、そんなサイトはある訳がありません。

＞どなたかご存知の方、内線電話の回し方の手順をご教示お願いできないでしょうか？
私の会社の電話機と、質問者さんの会社の電話機は、メーカーも機種も違うので、私の会社の電話機の転送方法を教えても無意味です。

会社の総務部や総務課に行けば「電話機の説明書」があると思うので、説明書を貸し出してもらうか、説明書のコピーを貰いに行きましょう。

No.2 回答者： uu_oo 回答日時： 2007/08/29 13:15

機種によります。

１．いきなり内線番号
２．転送＋内線番号
３．（転送と決められた一桁の）数字＋内線番号

とにかく隣席の人におそわってください。

No.1 回答者： nrb 回答日時： 2007/08/29 13:13

転送のやり方は

転送のボタンがあれば、押した後に転送先の電話番号

通常は
転送の特殊番号の後に・・・転送先の電話番号を回す

ので
特殊番号は・・会社により違いますので
通常は１８とか頭に１がつく番号です

これは誰かに聞いて下さい