取引先の事務員のミス、どうやって注意したら良い？

Question

取引先の事務員のミスで困っています。

大手の貸し倉庫を借りています。
その倉庫から、お客様へ宅配便業者を使って、
商品を配送することもあります。

弊社と倉庫会社との契約は、倉庫の一角のスペースを借りているだけ。

弊社と宅配業者の契約は、弊社から出荷伝票を送ると荷造りをして
発送し、毎朝、倉庫の在庫状況を連絡することです。
この宅配業者は離島や沖縄などに商品を送る業者で、価格面から他社へ変更できないと、弊社・営業課長は言います。

毎朝、宅配業者の女性事務員さんから電話で、昨日の出荷と倉庫の在庫状況の連絡がありますが、毎朝、間違えます。
で、弊社が倉庫会社へ連絡をして、確認をして、宅配業者の女性事務員さんへ正確な数字を書いたＦＡＸを送付します。
出荷数や在庫数などが違えば、この業者との支払いのときに揉めるから日々、正式な数字を、弊社が伝えています。

倉庫会社からは「毎朝、電話確認に応じるのは契約に入っていない」
とクレームが入っています。
値上げ交渉という意味合いもあるようです。

・・・・いろんなことを、どうして良いかが分からなくなっています。

過去に弊社に着たばかり派遣さんが、この仕事を担当したとき、
宅配業者の女性事務員さんへ、「在庫報告は正確にお願いします」と
言ったら、
女性事務員さんから
「意地悪なやり方をしないで、私が間違った報告をしたときに、
　わざわざ倉庫に連絡して間違えの証拠をとってから指摘しないで、
　そのときに、ココは、どうですか？と聞いてくれた良いではないか？
　そのときに分からなかったら、私が倉庫へ確認して連絡するのに」
と言い返され、

その後、この宅配業者の事務員の上司と名乗る男性から電話があり、
弊社の派遣さんへ
「お前に、俺の事務員の仕事ぶりに文句言われる筋合いはない。
　本来は経理なのに、そっち（弊社）が毎朝、在庫を知らせろって
　言うから、経理が倉庫事務を兼任しとるんじゃ。
　・・・馬鹿とか、そういう罵る言葉の連続・・・・・・・・・・」
と電話がかかってきたことがあります。

私が途中から変わったのですが、関西弁でドスが聞いていて
怖い感じがします。

この一件で、弊社の派遣さんは離職を希望しています。
「ヤ○○さんとの取引担当は怖い」という理由だそうで、
実際は普通の人ということですが、私もかなり怖かったので、
この会社の担当を嫌がる気持ちは理解できます。

この業者は、弊社の営業課長が弊社以前に勤務した会社時代からの
取引先で、
「金額面などかなり考慮してもらった。
　ここしか、この仕事をやれるところはない」と言い張りますが、
毎回、ミスが多発します。

１２月のボーナスが出たら、弊社の営業課長はリストラされるので
この業者との付き合いは、年内までです。

他の営業さんたちが他業者を探すとは言ってくれていますが。
他の業者がみつかるまでですが、取引先で、こちらがビクビクして
ご機嫌を取るように、宅配業者と付き合っています。

宅配業者の内情干渉になることかもしれませんが、
仕事は契約どおり、正確にして欲しいという願いはあります。

★
他社ですが取引先へ、毎朝の報告を、
正確な数字での報告をお願いするには、
どのようにしたら良いでしょうか？

yu2key · Accepted Answer

「正確な数字での報告をお願いするには…」とのことですが、文章から推察するに、
その女性事務員さんの能力的に、正確な報告をするのは無理なのではないでしょうか。

だとすると状況を改善するにはその女性事務員を外した確認フローを構築する
必要があるので、下記のいずれかになるかと思います。
　A)現在の宅配業者を確認業務から外し、倉庫会社が確認するよう変更する
　B)別の宅配業者に早急に切り替え、その会社が確認する

どちらがスケジュール面やコスト面等で適当かは個別事案になりますので、
社内で検討・判断されればよいかと思います。

giashi · Answer

単純に
・宅配業者は「在庫管理」の契約だけ解除する（「配送」はそのまま）
・倉庫会社と新たに「在庫管理」の契約を結ぶ
で良いのではないでしょうか？

宅配業者に「在庫管理」で四の五の言っても、始まらないと思うのですが。

dai-ym · Answer

>毎朝、電話確認に応じるのは契約に入っていない
これはどうなのでしょうか?
その宅配業者と倉庫の管理や倉庫状況の確認作業といったことが契約に入っているなら、仕事をしっかりやらない運送会社の責任ですが、
そのような契約が無いのであれば、lululululuさんの会社がちょっと非常識なことになります。
このような外注に任せる仕事はまず契約以外のことはやらないと思っておいたほうがいいでしょう。

契約に含まれているなら契約事項をしっかりやらないことで何かしらのペナルティを与えたりすればよいと思いますが。

Lisa-wan · Answer

そういう取引を以前勤めていた会社でもやっていました。
私の担当ではなかったのですが、在庫は毎日の確認ではなく、月に一度でした。
その確認も倉庫会社が確認、同時にうちの営業が倉庫へ足を運んでの同伴確認作業でした。

確かに経理の問題上、在庫確認は必要ですし
毎日確認しているにも関わらず間違えるのには困りものですが、
宅配業者にその依頼をするのも少し変ではないでしょうか・・・？
倉庫会社は常に正確な在庫を記録しているのですよね？
そこで敢えて重複作業となる宅配会社への在庫確認依頼は必要でしょうか。
そちらの業務や倉庫から発送の流れをよくわからないまま意見して恐縮ですが、文章を読んでそのように感じました。

いずれにしても、最初の取り交わし（契約）でどのような内容になっているのか、営業から取引先へ当時の書面をもっての確認が必要だと思います。しっかり営業に話をつけてきてもらいましょう。事務員同士話合っても多分解決しません。

取引先の事務員のミス、どうやって注意したら良い？

「正確な数字での報告をお願いするには…」とのことですが、文章から推察するに、

単純に

>毎朝、電話確認に応じるのは契約に入っていない

そういう取引を以前勤めていた会社でもやっていました。

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