海外ホテルへのリクエストメールの書き方（英文）

海外ホテルへリクエストメールを送りたいです。
予約したサイトには部屋の指定はホテルまで直接してください、と
書いてありました。
お恥ずかしい話、かしこまった英文メールを書いたことがないため
どういう風に書けばよいのかわかりません。
翻訳サイトを使った文章では失礼に当たるかと思い質問させていただきました。
１部屋２人で泊まるのですが、確実にツインルーム（エキストラベッド可・禁煙）に
してほしいのです。
一緒に泊まる方がお師匠さんなのでダブルベッドで一緒に寝るなんて！
せっかくの旅なのに私だけ床で寝たくないのでどなたかお力添えください。
件名すらわからないので教えて頂けると助かります。
旅程は9月1日～4日の4日間です。
よろしくお願い致します。

No.1 ベストアンサー 回答者： spikemycofee 回答日時： 2011/07/28 04:03

こんにちは、

私ならシンプルにこう書きます。あまりかしこまらなくてもちゃんと伝わればいいと思います。

hello,
my name is .............
i have booked a room at you hotel through (サイトの名前）from 1st of September for 4 nights.
i would like to make a requirement regarding my room as:
- please make sure i get a twin room and not a double room (separate single beds)
- can have an extra bed
- non smoking room
please let me know if you have any problems.
thank you so much and looking forward to staying with you soon.
best regards,
(名前）

No.2 回答者： SPS700 回答日時： 2011/07/28 04:14

Reservations Dept.

Hotel ○○
XX, Canada

Dear Friends:

I would like to make a reservation as follows:
1. period of stay: check-in on 9/1 check-out on 9/5, four nights
2. accommodations: one non-smoking bedroom, with two twin-beds

You may send a confirmation notice to hyamada@ya***.com.jp or 〒９８７－６５４３、1-2-3 Sumidagawa-cho, Fijisanshi, Sapporo-ken, Japan.

Thank you.
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　サイン
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 H. Yamada

　　これでいいと思います。予約確認の宛先はメアを入れると速いですが、郵便の宛名が確実です。４日間は誤解を招きやすい（３泊４日とも４泊５日とも取れる）ので、チェックインの日とチェックアウトの日を明記すると誤解が無いと思います。ここでは４泊と解釈しました、適当に替えてください。

No.3 回答者： SPS700 回答日時： 2011/07/28 06:35

Reservations Dept.

Hotel ○○
XX, Canada

Dear Friends:

I would like to make a reservation as follows:
1. period of stay: check-in on 9/1 check-out on 9/5, four nights
2. accommodations: one non-smoking bedroom, with two twin-beds

You may send a confirmation notice to hyamada@メールアドレス、or
〒番号、ご住所

Thank you.
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　サイン
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 H. Yamada
　　これでいいと思います。予約確認の宛先はメアを入れると速いですが、郵便の宛名が確実です。４日間は誤解を招きやすい（３泊４日とも４泊５日とも取れる）ので、チェックインの日とチェックアウトの日を明記すると誤解が無いと思います。ここでは４泊と解釈しました、適当に替えてください。

No.4 回答者： mide 回答日時： 2011/07/28 15:50

まず，「ツイン」とか「ダブル」の意味は日本語では自明ですが，海外ではそう限りません。

地域性もありますが，double room が日本でいう「ツインルーム」のこともしばしばですし，double bed といってもシングルベッドをくっつけて置いただけのものをさすこともあります。だいたい twin という言葉自体あまり使わない傾向にあり，また「別々に寝たきゃ別々の部屋を取るはず」という考え方も，地域によるかもしれませんがあります。

というわけで，誤解を避けるためには double とか twin とかいった語を使わない方が無難です。依頼の文章ですが，

I have booked a room for 1. - 4. Sep. via 予約サイトの名前. The reservation number is ....

Could you ensure a non-smoking room with two separate beds? If it is not possible, I would have an extra bed in the room.

さらに

Please confirm at your earliest convenience.

などと書いておくと希望が伝わったかどうか確認できます。

予約サイトで予約したことは必ず書いてください。あるなら予約番号も。でないと別口の新規と解釈される可能性があります。

それから，国によって日付の書き方は違います。念のためですが，一般に日付を書くときは 数字/数字 という形式を避けて月は月名かその省略形で書くことをお勧めします。

さらに，事前の策をつくしてもやはり予約どおりでなかった，あるいは予約ができていなかった，という可能性は海外ホテルでは皆無ではありません。現地で，部屋を選ぶとか別々の部屋にするといった柔軟な対応も心のすみに置いておくといいのでは。

No.5 回答者： nolly_ny 回答日時： 2011/07/28 16:18

機械翻訳では、失礼になる以前に、正しい英文になっていなくて通じないと思います。

No.2、3さんが書かれている「Dear Friends:」というのは、書き間違いでしょうか？
受け取った人の解釈次第かもしれませんが、ちょっと馴れ馴れしい印象になったりはしないのでしょうか。他がビジネスレター様式になっていればそうでもないんでしょうか。よく分かりませんが。
無難な書き方として正式には、「To Whom It May Concern:」と書いてから行を変えて「Dear Sir or Madam,」とすると思います。
あれ？その下はリクエストの文章ではなく、ホテル予約するときの文章ですよね。
すでに予約はしていてリクエストだけする場合は、No.1さんの書き方でもよいと思います。

なお、外国のホテルのリクエストというものは、ホテルが受け取ってくれて返事をくれたとしても、確約にはなりません。
当日チェックインしたときの空き状況次第で、希望に答えられないことも、ときどき(しょっちゅう)あります。こればっかりは運次第なんです。それが現実なので、万一希望どおりの部屋にならなかったとしても、ホテルを責めたりはしないでくださいね。
勝負（？)は当日チェックインのときです。事前にリクエストメールを送ってあれば、その場であれこれ詳しく交渉の会話をする必要がなくなりますので、ある程度は有効だと思います。
さらに少しでも希望が通る可能性を高めるコツを・・・
リクエストメールを受ける係と当日部屋を振り分ける係が違っていて、あなたの事前の希望が全く伝わっていない、なんてことも日常茶飯事であります。このため、先にリクエストメールを送ってあったことは必ず伝えてください。
Good luck!