マンション理事会議事録の作成について

あるマンション理事会の役員です。
先日マンションの理事会に管理会社が提供された「安心快適生活」の契約延長を
検討しました。多数賛成で契約一年延長となりました。
ただし、契約延長を反対する理事がいまして、更に複数反対理由を上げました。
多数決ですので、反対は無効でした。

ここからは質問です。
当日の理事会の議事録を作成するときに、契約延長を反対した理事は自分が
反対した事実を議事録に追記したいのです。また、彼は他の意見も述べました。
全て議事録に追記したいのです。

実はその反対意見を述べた理事は在日外国人です。
彼は自分が理事会で意見を述べた事実を議事録に記録したいのです。
マンションの全員に知らせたいのではないかと思います。
しかし、理事長は彼の意見、また彼が意見を述べたことを記録したくないのです。
理事長の言い方は：「反対意見が理事の間で2分されるような問題なら
記載する必要がありますが、今回は該当しないと考えます。」

どうすれば良いでしょうか。
経験がある方、是非ご教示を宜しくお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： merciusako 回答日時： 2014/05/26 16:07

管理規約では、理事会議事録は総会議事録の規定を準用することになっているはずです。

で、総会議事録ですが、区分所有法では「議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載すること」となっていますから、理事会議事録において、反対意見を記載しないことや結果だけの記載は、明らかに区分所有法違反です。

理事長の言う「反対意見が理事の間で2分されるような問題なら記載する必要がありますが、今回は該当しないと考えます。」という説明ですが、何の根拠もありません。

なお、「安心快適生活」の契約延長ですが、理事会の決議だけでダメです。
総会において、契約延長承認の決議を要します。

「安心快適生活」を契約するに当たっては、総会にて審議し、賛成多数で承認されたはずです。
で、契約期間は１年ですから、これを更新するのかしないのかは管理組合として決定しなければなりません。

反対した理事が在日外国人ということが何か問題になるのでしょうか。
区分所有法も管理規約も、「区分所有者」としての義務・権利を定めたものですから、区分所有者であれば国籍などは関係ないはずですが。

理事長が「在日外国人を嫌っているから言論を封じたい」というのであれば、二重に誤りを犯すことになります。
最低ですね。

この回答へのお礼

はっきりした回答、理屈＆根拠があり、とても感心しました。
まさにその通りです。
貴重なご意見、本当にありがとうございました。

お礼日時：2014/05/27 14:20

No.5 回答者： something2013 回答日時： 2014/05/27 07:10

安直な答えで申し訳ありませんが、記載します。

理事会の議事録は、理事会の「合意の下」作成されるのではないでしょうか？
つまり「議事録の内容」が妥当かどうか、も理事会が審査判断して、最終形態として
承認するのでは？

そうしないと、悪意がある誰かが、議事録をねつ造しても、チェック出来ません。

これを前提に考えると、反対の方の意見を議事録に載せるか否かも、理事会で
決めればいいだけでは？

「結論は、更新で決定しました。さて、反対意見を議事録に議事録に載せるべき、と
　言う件に付き、「採決」をします。」
で、いいのでは？

載せたい、載せたくない、とかは、個人の感情の問題で、理事会として、議事録に
責任を持つため、「決」を採るべきだと思いますが？

質問から、「契約延長」が既定路線で、正しい、とのニャンスが伝わって来ますが、
その選択が、正しいか、どうかは余り問題では無くて、理事会が、自分たちの決定事項に
責任を持つ、事が重要だと思います。

客観的にみれば、反対の方にも応分の正当性がある可能性もあります。
それでも、理事会が総意として、決定するのであれば、そして責任を取るのであれば
理事会の意思を表面化するべきだと思います。

この回答への補足

今までは書記役の理事がまとめをして全員にメールで転送します。各自確認した後に、意見があれば追加・訂正をします。最後に理事長が決めてから、管理会社に印刷＆配布します。
この一年間の理事会議事録に、反対意見を記載したことは一度もありませんでした。今回は初めて反対意見を言った理事が記載するように要求したわけです。

補足日時：2014/05/27 14:03

この回答へのお礼

貴重なご意見を頂き、誠にありがとうございました。

お礼日時：2014/05/27 14:03

No.4 回答者： golgo13-- 回答日時： 2014/05/27 01:57

こんばんは

２さんが「会議内での発言を全て記録するのが議事録ですので」と述べております

はい、その通りです。実に良いことを仰っている。

しかしながら、経験上、どうでも良いような非常に仔細で無視するに値するチンケな発言をして理事会を混乱に陥れる人が中にはいます。
正直、そういう人っていつも決まっているのです。
こないだまで理事長をやっていた私ですが、問題児対策には頭を痛めた方です。

しかしながら、会議での発言内容を全て細大漏らさず書きこんで「議事録」とすることには問題があります。
もし、それをやると一冊の本が出来上がってしまいます。
議事録は、本来、本を作るためのものではありません。

要点を押さえて作成さえしていれば良いのです。

よって、反対意見を書きいれることもＯＫです。
しかしながら、中にはくだらない内容の反対意見を挙げる人がいるのも事実。

そういうくだらない内容の反対意見まで「議事録」の中に入れる価値が果たしてあるのかないのか？を検討する必要があります。

反対意見ながらも中には「いいこと」を言う方もおります。
また、反対意見の中で「実にくだらない」「実に失当な」意見を言う方もおります。

私は、「反対意見ながらも良い意見であった」と評価に値するものならば「議事録」に入れています。
また、「反対意見で実にくだらなくて評価にすら値しない意見」は無用に「議事録」のボリュームが厚くなるばかりで、内容も空虚であり、最終的に組合員に迷惑をかけることに繋がることから、単なる無意味な反対意見は省略しています。

で、先程書きましたとおり、議事録は要点を押さえて作成していればいいのです。
反対意見でも「いい意見」なら議事録に載せるし、「管理組合にとって無意味な反対意見」であれば「議事録」に載せる必要はありません

２さんの「会議内での発言を全て記録するのが議事録ですので」の中でも、的外れな意見、失当な意見、自己中心的、感情的なことから出た意見、単なる思い付き、ある何らかの目的を持つ怪しい意図的な意見、個人（本人）の利益しか考えていない意見、組合員全体の利益にならない意見であれば議事録に載せる必要はありません。

失当な反対意見を議事録に載せるとむしろ、組合員に混乱を来たすだけです。

理事会は組合員の為に存在しているのです。

組合員にとって、利益になる、そういうような反対意見なら積極的に「議事録」に載せるべきでしょうし、そうでないのなら不必要に「分厚い議事録」を作成するのみであり、こんな行為をするのは「無能な理事会」であることを証明しているだけです。


議事録ですから、要点を押さえた内容で、組合員のためになるものであれば反対意見も入れるべきでしょう。
そうでないくだらない内容ならば、議事録の中に入れる必要はありません。

＞自分が反対した事実を議事録に追記したいのです。

反対した事実について載せる載せないは「理事会で判断」（規約に規定あるなら規約に従います）です。その人の一方的な個人的意見を議事録に無理矢理追記させるような行為は「その人物による理事会の独裁」につながります。

＞また、彼は他の意見も述べました。全て議事録に追記したいのです。

その人物が理事会を独裁化する要求行為です。許されません。議事録がその人物による私物的な文書になってしまいます。
議事録とは、ある意味”公的”な文書です。マンション全体の為に作成する文書です。その人物の為に作成する私物的文書ではありません。


理事会としての問題というよりも個人の資質の問題と思われます。

是々非々を理解させてあげてください

この回答へのお礼

なるほど、貴重なご意見を頂き、ありがとうございました。

お礼日時：2014/05/27 14:18

No.2 回答者： obachan57 回答日時： 2014/05/26 14:51

こんにちは。

昨年度まで集合住宅の理事を務めさせて頂いておりました。

議事録なら賛成意見も反対意見も載せるものだとは思いますが、反対意見を出されたのが在日の方であるというのは、何か影響がある事なのでしょうか。
わざわざその理事が在日の方であるという事を書かれたのが少々気になります。

私の所では、反対意見も載せました。
会議内での発言を全て記録するのが議事録ですので。
しかし、質問者様のマンションではそちらでのやり方があると思いますので、No.1様の仰る様に、今までどうされていたのかを確認なさるのが良いかと思います。

この回答への補足

今までは反対意見を一度も議事録に反映されたことなく、無記録です。今回は初めて反対意見を出した理事が自分の反対意見を議事録に記載するように要求しました。

補足日時：2014/05/27 13:54

この回答へのお礼

貴重なご意見、ありがとうございました。

お礼日時：2014/05/27 13:54

No.1 回答者： k-josui 回答日時： 2014/05/26 14:37

経験はありませんが・・・

今までの議事録はどうなのでしょうか？
従来のフォーマットに従って記録するべきでしょう。
今回だけ書式を変更するのは、おかしいと思います。