建退協証紙の手帳コピーの提出

建設業の元請工事で事務をやっています。
毎月、下請けさんにその月の建退協の請求書を出してもらって、証紙を送っていますが、
その証紙を張り付けた手帳のコピーも提出してもらっています。
うちでは　証紙を送った人全員分の手帳コピーを求めていますが　他社さんは職長さんのものだけで
大丈夫だったり、そもそも手帳コピーを求めていなかったりと　バラバラな感じです。
何が正しいのか　教えていただけますか？
ちなみに　うちの場合　発注者は国交省になります。

No.2 回答者： sigety 回答日時： 2020/07/07 16:46

しろわんこ 様　　（長文ですみません）

建退共 (建設業退職金共済組合)の 証紙は･･･印紙や 切手と同様
換金価値のある「現金」と考えて頂いたら良いかと思います。

建設業界で働く作業員さん達の 大切な｢退職金｣です。

これを取り扱う 元請企業は 協力会社の作業員さん達の共済手帳を
シッカリと管理して、証紙貼付など必要処理を 迅速・的確に
行なわなければなりません。　退職金の間違いは 許されません｡

各社が 月末で締めた証紙請求書・出面表・払出表..等を提出してくれば
作業日報集計表と照合して、作業員の人数と氏名を確認する必要が
あります。　誤記があれば、下請企業の職長などに 訂正を指示します｡

上記 確認の上、証紙を月別・作業員さんごとに貼付して、証紙の上に
元請の名称・年月記載の スタンプ印を 割印で捺印します｡
この後 貼付した手帳の表紙 及び貼付ページ面 の全てのコピーを取ります｡

元請は 証紙払い出し表と 払出し一覧表を 正確に記録・保管する責任が
あります。　｢証紙｣の残数と 払出し一覧表の残数が、常に一致して
いなければなりません。

施主様が プロセス・チェックに訪れて、建退共関連の書類を点検した時
誤記や、証紙の残数に 差異があると…責任を追及されます。
建退共証紙は、企業が 指定金融機関で 予約を入れた上でしか購入できない
貴重な物で、切手や印紙のように 簡単に入手できるモノではありません｡

｢証紙＝現金｣ですので、建退共・共済手帳と共に 貴重品として 大事に
取り扱う責任があります。(1枚 300円程度と軽視するべからず!）
建退共手帳のコピーは、元請側が 工事完了後少なくとも５年以上 管理と
保管を求められます｡

No.1 回答者： ckpjx8cxon3k 回答日時： 2020/07/07 09:38

証紙発行の際に記録するので、自社責任はそこで完了しますが、実際は下請けさんが証紙を手帳に正しく貼付して保管されているかまで確認出来ていれば、建退協に関する自社の業務上のエビデンスとして不足がないので、最後に手帳のコピーを提出して貰うのはやり方としては良いと思います、但し、個人情報なので取り扱いは慎重に願います。

この回答へのお礼

ありがとうございました。個人情報には気を付けます！

お礼日時：2020/07/07 10:16