残高確認依頼にどこまで対応するか

いつもお世話になってます。
現在大学病院の経理事務をしていますが、とある業者から決算に際し「残高確認依頼書」が届きました。

私の手元では、各所属から請求書を元に入力されたものしか
把握できないシステムになっていますがこの場合、
先方から確認を提示された金額分のみ照合すればよいでしょうか？
それとも全所属へ連絡してこの業者と取引していないか確認すべきでしょうか？
となると、多数ある医局から何から全てに連絡するとなり、とんでもない手間になると思うのですが・・・

通常どこまでされているか、またその手段などお教えくださいm(_ _)m

No.3 回答者： noname#20897 回答日時： 2006/08/04 16:56

＞先方から確認を提示された金額分のみ照合

先方の明細は無視することです

残高が同じであれば合致している旨書けばいいですし、

貴方の仕入先元帳？の明細・金額を書くだけでも構いません

相違が有れば調査するのは相手の仕事です

例えば貴方の残高が１００万円・先方の書類には２００万円となっている場合

考えられるのは相手の担当者の計上違い・不正行為などです

貴方の入金を他に流用している可能性すら有ります

相違を意識しないで自分の残高を記入しましょう

この回答へのお礼

早々のご回答大変助かりました。
とりあえず自分の手元でわかるものを
回答しようと思います。
本当にありがとうございました。

お礼日時：2006/08/06 23:28

No.2 回答者： gutoku2 回答日時： 2006/08/03 10:31

残高確認は、法的な債権債務の確認ではありません。

（残高確認の回答義務は法的根拠が希薄ですが、会計上必要な措
　置です）

よって、質問者さんの病院の購買（買掛）として計上されたものを
回答して構いません。（自分の知りえない事まで答える事はできま
せん。貴病院のシステム上の金額を回答とする事は合理的と思われ
ます）
納入業者の締日と、貴病院の締日が異なっている場合や、誤納入、
返品等々で、債権債務が異なっている事が考えられます。よって業
者の残高確認額と回答が異なっていても、その金額を請求したり、
支払ったりする事にはなりません。

ただ、お互いの債権債務を再確認する事は、健全な債権債務管理に
非常に重要なことです。もしも違算がある場合は、回答側の違算明
細や違算根拠を示すことが望ましいと思われます。

>通常どこまでされているか、

通常という概念がありません。
納入業者の方が（商売上の）力関係が強ければ、残高確認を回答す
る会社は正確に明細を添えて回答しますし、購入者の方が力関係が
強ければ、自社のシステムの（購買・未払）金額だけを回答する場
合もあります。
また、納入業者の方がもっと力関係が強いと残高確認も存在しない
業種もあります。納入業者の請求金額を指定支払日に1円違わず支払
う場合です。これは納入業者の売掛＝購入者の買掛　になっており、
両者が商取引の前提条件としてそれを納得している場合です。
会計上これが正しいかは兎も角、そのような業種もありますので、
一概には言えません。

この回答へのお礼

早々のご回答大変助かりました。
とりあえず自分の手元でわかるものを
回答しようと思います。
本当にありがとうございました。

お礼日時：2006/08/06 23:27

No.1 ベストアンサー 回答者： doctorelevens 回答日時： 2006/08/03 01:00

とりあえずは「各所属から請求書を元に入力されたもの」で回答して構いません。

但し、その業者が把握している金額と差異が出た場合は、再度「確認」がきます。
それは全て調べて回答しなければなりません。
数円違っても確認がある場合があります（大抵は消費税の切捨てと切り上げの差額です）。

税法上必要な業務です（差異が出たまま放置すると税務監査が入る）から、最終的にはきちんと回答しなければなりません。

この回答へのお礼

早々のご回答大変助かりました。
とりあえず自分の手元でわかるものを
回答しようと思います。
本当にありがとうございました。

お礼日時：2006/08/06 23:27