マンションの総会に区分所有者以外の人が委任状なしで決議に参加できますか。

Question

マンションの総会に区分所有者以外の人が委任状なしで決議権を持ち参加できるのでしょうか。
現在は、区分所有者の二親等にあたる人や賃貸契約者が委任状なしで参加されてます。
また、区分所有者の配偶者・一親等の人は、委任状なしで、口頭承諾ということで決議権を持ち
参加できるのでしょうか。

上記の点において、不正である場合は、誰に責任があり、どのような罰則があるのでしょうか。

当マンションは自主管理となっており、総会では、委任状や参加者の確認は
会長を中心に当年度の役員が行い、議長が総会の場で公表しています。

今後は、マンションの維持管理や総会の進行等をマンション管理会社に委託する方向で
検討してますが、マンション管理会社に、このようなことが行われていると知られても
良いのかどうか不安に思ってます。

EILconsulting · Accepted Answer

＞区分所有者の配偶者・一親等の人は、委任状なしで、口頭承諾ということで決議権を持ち参加できるのでしょうか。
区分所有者が代理出席を依頼し、管理組合が認めれば委任状がなくても参加でき、議決権行使できます。
旦那が忙しいので、奥さんが出るとか、おじいさん名義だが４０代の子供が出るというのは、結構当たり前におこなわれています。

国土交通省作成のマンション標準管理規約では下記のようになっています。（）の中は私の解釈です。
（議決権）
第４６条 各組合員の議決権の割合は、別表第５に掲げるとおりとする。
２ 住戸１戸が数人の共有に属する場合、その議決権行使については、これら共有者をあわせて一の組合員とみなす。
（総会に共同名義の夫婦で出席するのは構わないとされています。但し、２人いても１の議決権とし、参加人数には含めないとします）
３ 前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者１名を選任し、その者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければならない。（誰が手をあげるのかあらかじめ決めておくということです。巨大マンションなど顔見知りだけの住民でない場合は、書面を求めることが普通ですが、顔見知りしかいないようなマンションでは書面は不要が通常です。「届け出」に書面の必要はありません。「こんどは私がでるから」で済みます。）
４ 組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使することができる。
（書面というのは出席せずに議決権を行使することであり、代理人による議決行使は貴殿が問題にしている配偶者・一親等の者が出席して議決行使することです）
５ 組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、その組合員と同居する者若しくはその組合員の住戸を借り受けた者、又は他の組合員若しくはその組合員と同居する者でなければならない。
(住んでいない人はだめということです。同居する配偶者・一親等の親族は権利があるということです。居住していれば二親等であっても、賃借人であっても構いません。但し、賃借人の場合、総会開催案内を賃借人に渡してはいけません。区分所有者に渡して、区分所有者が賃借人に出席を要請するのでなければなりません。）
６ 代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない。
(議長が議決権があるかどうかをチェックするためのもので、顔見知りなら不要ということも可です。また、集会の出欠表に、「議長へ委任」、「○○氏へ委任」（○○は同じマンションの出席する者で、同じ意見の人であったり、出席する代理人の名前）、「書面での議決権行使　－　第１号議案　賛成・反対、第２号議案　賛成・反対」「出席」「欠席」などとなっているでしょうから、○○に代理出席する者の氏名を記せば、出席者が代理権であることを書面で示せます。出席者が出席時に議長にｘｘの代理できました○○ですと言うか、議長が出欠用紙を見ながら、代理出席する者に氏名を問えば良いです。）

但し、マンションの管理規約はマンションごとに違うので、ご自分のマンションの管理規約をご覧ください。
マンションは自治なので、規則は住人が決めれば必ずしも国土交通省の規約を利用する必要はないです。
国土交通省は、もめ事が起こらないように標準的なものを提示しているにすぎません。
区分所有者しか参加を認めないという規約も可能です。総会で議決し、規約の改正をすれば良いだけです。そのときは、区分所有者が誰なのかを登録してもらう必要があります。

大体区分所有者が誰かを知っている理事長も珍しいです。代理出席なのか、区分所有者の他の一人が出席しているのかの区別はつきません。夫婦共同名義や、親子リレー返済等で、所帯主でなくとも区分所有者であることは珍しくありません。１部屋に区分所有者が１人しかいないはずという概念が、ご質問のような疑問が出るのです。２～３名の共同名義のマンションも多くあり、「あなたは区分所有者ではない」とはっきりとは言えないのです。住人と判っていれば、認めるということになります。

＞誰に責任があり、どのような罰則があるのでしょうか。
お住いの管理規約に罰則規定がなければ、罰則はありません。

＞マンション管理会社に委託する方向で検討してます
せっかく自主管理されているなら、マンション管理会社に委託するのは賢明ではありません。
管理会社は、管理費を最大限に消費します。数年後には貯金がなくなり、管理費の値上げにつながりかねません。
議題も賛否で終わるものになり、議論を避けますので、書面による議決権行使や委任状が多いマンションですと、マンション管理会社の決めたストーリーで動くようになってしまいます。
マンション管理会社に任せるのは、総会の決議と、マンション管理規約の変更が必要と思います。
マンション管理士をコンサルに入れて、議事進行と監査をしてもらい、運営は自主運営のままの方が良いと思います。

＞マンション管理会社に、このようなことが行われていると知られても良いのか
不自然ではないので、かまいません。

EILconsulting · Answer

＞「議決権は書面または他の区分所有者を代理人として行使できる」と記載されていました。

ということであれば、仰るように、配偶者・一親等の者であっても代理人にはなれません。

出られなければ書面の決議をしてくれということで決めたのでしょうね。

「他の区分所有者を代理人」という部分は、欠席するので委任状提出で済ませたいという場合、それを委任された人間が代理人となるわけなのですが、通常委任先は理事長になります。但し、たまたま理事長が交通事故等で出席できなかったときに、他の理事が事務を代行することもあるので、他の区分所有者という書き方になっているものと思われます。

区分所有者の出席以外では、この2通り以外の選択肢を考えていない管理規約だと思われます。（全文を見たわけではないので、確実ではありませんが）

これはこれで、他者がかき回すのを防げるのでアリです。

1軒に数人の区分所有者がいる場合もありますので、区分所有者が誰なのかという判定が必要ですね。

登記簿は利害関係がなくても誰でも請求できますので、登記の閲覧をすれば全部わかりますが、こっそり見られたという感じが出ると、皆さんから総スカンを食らう可能性が高いです。

carkurui2020 · Answer

お悩みのような事項をほうっておくと
好き勝手な闇夜になりかねません。

あなたのような方が
マンションの実態に適った管理規約を定めて
運用するほうがよっぽど有効です。

販売会社直系の管理会社ですが、
不正を行う管理業務主任者や組織的に法律を無視する
信義もない輩の集団です。

http://e-sumigokochi.biz/category/1336293.html

www.mlit.go.jp/kisha/kisha04/07/070123_3/03-2.pdf

suzuki0013 · Answer

これは何か実害があったの？
なければ責任も何も問わなくていい。
委任状がなくても他の区分所有者が承認すれば、これは総会の承認を得たも同然。
委任状は異を唱えた人に対する御免状みたいなもんだからね。

例えば、何かの決議の際に意見が割れて、議決権で決定する際に権限のない人間が議決権を行使したとかね。
負けた側にしてみれば自分の意思が通らなかったのだから収まらない。

他方、何のトラブルも遺恨もなく、現在まで来ているのなら、別に過去にさかのぼってアラ探しをしなくてもいい。
誰トクって話だから。

管理会社の担当者にこういった件が露見しても、何も言わずに見て見ぬふりをするか、ちょっと眉間にしわをよせるくらいじゃないのかな。
管理会社は自分が委託を受けてからの運営に問題がなければいいのだから。

マンションの総会に区分所有者以外の人が委任状なしで決議に参加できますか。

＞区分所有者の配偶者・一親等の人は、委任状なしで、口頭承諾ということで決議権を持ち参加できるのでしょうか。

＞「議決権は書面または他の区分所有者を代理人として行使できる」と記載されていました。

お悩みのような事項をほうっておくと

これは何か実害があったの？

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