職場の資料が探しヅラいです

今、昔の資料をコピーして、プログラム仕様書とテスト計画書を改版第１版として、資料を揃えてます。
けれど、何がどこにあるのか、わからない状態です。
簡単に検索掛けたらと、思っていたら、資料が大量だし、ネット越しだし、フォルダの名前も統一されていなくて、名前そのものも統一制がありませんし、フォルダも細かくサブフォルダがいくつも別れています。
こんなに、何がどこにあって、どれが最新なのかもわからなくなっている職場は初めてで、驚きました。
整理整頓するポイントとか教えてください。

No.2 ベストアンサー 回答者： adlibilda 回答日時： 2016/09/03 15:14

枝葉末節の美学 ～ ファイリング統一ルール ～

　
……　「汚してもよい、破れてもよい。ただし必ず、もとへ戻せ！」
　アメリカＦＢＩの資料室では、ドアの張り紙に、こう書かれていた。
http://q.hatena.ne.jp/1100762734#a208359（No.2 20041118 17:16:11）
　
０．フォルダ＆ファイル名を（エクセルの旧バージョンで）再統一する。
　すべてを「０～９」のフォルダ（各容量5000～15000 KB）に分ける。
　それぞれ「Ａ０～Ａ９」「Ａ０～Ｚ９」「Ｘ０～Ｚ９」を収める。
　
１．年代順＝年月日表記を統一する（平成28年九月三日＝20160903）。
２．原題順→おなじ形状のＨＤＤに重複保存する（勝手に改題しない）。
３．部課別＋年月日＋担当者（姓名別）。自社の分掌組織図を表紙に。
　
４．作成順（初出順）「分析、推定、不明」に分ける。
５．ＪＩＳ順≠五十音ふりがなを英字に（山田太郎＝Yamada,Taro）。
６．商品名（開発順・慣行順）をコード順に再編する。
　
７．図版・画像・写真など、アプリケーションを併記する。
８．書籍目録・資料目録・業界紙誌・
９．顧客・取引先・社員名簿（退職者の個人情報なども丸秘保管）。
　
　フォルダ＆ファイル名は、原則として“発生順”に連記する。
（以下は、わたしの書籍目録（ブクログ）約4000冊の一例）
……　著者名・編者・訳者《書名・原題名・初出年月日・紙誌・出版社》
　｜
──　マルクス＆エンゲルス／大内 兵衛＆向坂 逸郎・訳
《共産党宣言 19511210 岩波文庫》19710216-19940905
http://booklog.jp/users/awalibrary/archives/1/40 …

No.1 回答者： miya483 回答日時： 2016/09/03 11:20

多くの人が思い思いに書類作ってたんでしょうね

一人で統一する為に地道に作り変えていくか
上長に提案ですね
フォルダや書式名を統一すればわかりやすくなると思います
共有フォルダ作って最新版（原紙）をそこに入れるようにすれば
個人のＰＣに入っているのは写しに出来き参照除外できます

私の場合は全て自分で変えました