今、昔の資料をコピーして、プログラム仕様書とテスト計画書を改版第1版として、資料を揃えてます。
けれど、何がどこにあるのか、わからない状態です。
簡単に検索掛けたらと、思っていたら、資料が大量だし、ネット越しだし、フォルダの名前も統一されていなくて、名前そのものも統一制がありませんし、フォルダも細かくサブフォルダがいくつも別れています。
こんなに、何がどこにあって、どれが最新なのかもわからなくなっている職場は初めてで、驚きました。
整理整頓するポイントとか教えてください。

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A 回答 (2件)

枝葉末節の美学 ~ ファイリング統一ルール ~


 
…… 「汚してもよい、破れてもよい。ただし必ず、もとへ戻せ!」
 アメリカFBIの資料室では、ドアの張り紙に、こう書かれていた。
http://q.hatena.ne.jp/1100762734#a208359(No.2 20041118 17:16:11)
 
0.フォルダ&ファイル名を(エクセルの旧バージョンで)再統一する。
 すべてを「0~9」のフォルダ(各容量5000~15000 KB)に分ける。
 それぞれ「A0~A9」「A0~Z9」「X0~Z9」を収める。
 
1.年代順=年月日表記を統一する(平成28年九月三日=20160903)。
2.原題順→おなじ形状のHDDに重複保存する(勝手に改題しない)。
3.部課別+年月日+担当者(姓名別)。自社の分掌組織図を表紙に。
 
4.作成順(初出順)「分析、推定、不明」に分ける。
5.JIS順≠五十音ふりがなを英字に(山田太郎=Yamada,Taro)。
6.商品名(開発順・慣行順)をコード順に再編する。
 
7.図版・画像・写真など、アプリケーションを併記する。
8.書籍目録・資料目録・業界紙誌・
9.顧客・取引先・社員名簿(退職者の個人情報なども丸秘保管)。
 
 フォルダ&ファイル名は、原則として“発生順”に連記する。
(以下は、わたしの書籍目録(ブクログ)約4000冊の一例)
…… 著者名・編者・訳者《書名・原題名・初出年月日・紙誌・出版社》
 |
── マルクス&エンゲルス/大内 兵衛&向坂 逸郎・訳
《共産党宣言 19511210 岩波文庫》19710216-19940905
http://booklog.jp/users/awalibrary/archives/1/40 …
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多くの人が思い思いに書類作ってたんでしょうね



一人で統一する為に地道に作り変えていくか
上長に提案ですね
フォルダや書式名を統一すればわかりやすくなると思います
共有フォルダ作って最新版(原紙)をそこに入れるようにすれば
個人のPCに入っているのは写しに出来き参照除外できます

私の場合は全て自分で変えました
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