エクセルについての質問です。 会社で事務職を担当しており、エクセルを使って100名ほどのシフトを管理

エクセルについての質問です。
会社で事務職を担当しており、エクセルを使って100名ほどのシフトを管理しています。うちリーダー陣約15名ほどで共有して1つのエクセルを使っており、パスワードを2重でかけ、見るだけの時はパスワード一つで読み取り専用、編集する場合は2つ目のパスワードを入力して編集するようにしています。

誰か1人が編集のためにエクセルを開いている時は、その他の人は読み取り専用でしかエクセルを開くことが出来ないのはわかるのですが、ある1名が読み取り専用で開いているにも関わらず、編集しようとすると1つ目のパスワードを入れた時点で、"編集中のため読み取り専用でしか開けません"と表示されます。さらに使用者の名前も"他のユーザー"としか表示されません。

これは何故でしょうか？事務職が初めてでまだ知識がないだけなのかもしれませんが、いつも社内を聞きまわったりわざわざ社内メールでエクセルを閉じてほしいとお願いしてり大変です。

読み取り専用で開いているのに、他の人が編集できないことはあるんでしょうか？
分かる方や詳しい方いらっしゃったら、よろしくお願い致します。

質問者からの補足コメント

• 申し訳ありません、急いで打ったのでところどころ誤字脱字がありますが、よろければご回答お待ちしてます。

    補足日時：2017/01/07 00:08

No.1 回答者： pikopa 回答日時： 2017/01/07 00:28

２回いれないと編集ができないようになってるということだから、

当たりま絵だと思います。

排他的な設定になっていないというとわかりやすいですか？

ファイル自体は複数の人間が使用すると、編集できないということです。
３人いても読み取りは可能だと思います。

ですから、編集の権利がある人用と、閲覧だけの人用で、管理するしかありません。

といっても単純にできないとおもうので、思いつきで以下を提案します。

読み取るだけの目的の人のために、
開いた後で、PDFデータ保存が自動でできるマクロを設置する。
見るだけの人は、そのマクロのボタンをおして、PDFを作成したものをみてもらい、原ファイルは閉じてもらう。
これについては、開くときにメッセージをいれて、誘導するようにすればいいです。
詳しいことは、マクロサイトで検索してみてね。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

PDF化するという発想はありませんでした。確かに、編集できる人と完全に読み取り専用しか使わない人と分けて管理するといいなと思いました。一度上司に提案してみます。ありがとうございました。

お礼日時：2017/01/10 05:50

No.2 回答者： googoo900 回答日時： 2017/01/08 03:35

>読み取り専用で開いているのに、他の人が編集できないことはあるんでしょうか？

これは初耳でした。


やりたいことは、編集したいときに編集中の人を探したり、ファイルを閉じるよう依頼したりという手間を省きたいということですよね？
確かに、使用者が『他のユーザー』と表示されたのでは犯人探しに時間を取られて、業務に支障が出ると思います。

対応策ですが、エクセルには複数のユーザーが同時に編集できる機能がありますので、その設定をされることをおススメします。
『校閲』タブ　→　『ブックの共有』　→　『複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する』にチェック　→　『OK』
ただし、一般的なセルへの入力・編集作業はできるのですが、図形やテキストボックスやグラフの追加や編集など一部の機能は制限されます。（共有を解除することで可能です）よって、極力図形を使わずに作成する工夫が必要になります。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。一度上司に提案してみます。
ご丁寧にありがとうございました。

お礼日時：2017/01/09 18:42

No.3 回答者： ママチャリ 回答日時： 2017/01/09 13:59

一人目が読み取り専用で開いているにも関わらず、二人目以降が開こうとすると使用中になってしまって、誰も開くことが出来ないということですか？普通に考えたらあり得ないことですよね。

ちなみに、この現象は必ずですか？それとも偶にですか？
例えば、一人目がパスワードの入力途中(まだ開いていない)の状態で、次の人が開きに行こうとすると使用中になりますが、そういうケースでもないのですよね？

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

そうです。誰も開いてない状態で、1人目が読み取り専用で開いてて、2人目が編集のために開こうとすると、使用中になって2人目も読み取り専用でしか開けなくなります。
必ずではなく、偶にです。上司も原因が分からず、開ける時と開けない時があるので余計困っていました。

パスワード入力途中ではなくしっかり読み取り専用で開いてる時です。
ただの不具合なのでしょうか。。

お礼日時：2017/01/09 14:18