社内メールの確認頻度を減らしたい(３０分ごとにしか見ない、など)

うちの会社のメールシステムは、
新着メール通知が来たら何の作業をしていても画面中央に「新着メールあり」とポップアップが出るようになっています。(件名、内容などは出ない)
全社員、初期設定は「メールが届いたらリアルタイムで通知」になっています。

一日に結構な数が届くので、そのたびに気になって集中力が途切れます。
できればメールの通知タイミングを３０分ごとくらいに設定変更して、その間は自分の作業に集中したいと思っています。

ですが「送ったらすぐメールに気付いて当然だ」という文化があるのか(？)、
上司が自分の会議中に「この資料を至急１０部コピーして３階に持ってきて」など急ぎのことをメールで送ってきたり、メールを受信した直後に「今送ったメールの件なんですが・・」と話し出す人が
多く、困っています。

なので３０分ごとの通知設定にするわけにもいかず、「急ぎかもしれないから」と思い仕方なく
毎回手を止めてメールを開き、毎日イライラが募るいっぽうです。。

何かよい方法はないでしょうか？？

No.3 ベストアンサー 回答者： min950 回答日時： 2021/12/13 13:17

プライベートの友人からのメールではなく、仕事のメールですから、会社の方々の考えの方が正しいかと思います。

ただ、自社で開発されたメールシステムなら、メールに「至急」「30分以内」「1時間以内」「今日中」等のマークを付けられるようにして、例えば「至急」「30分以内」だけリアルタイムで通知するような設定に出来るような仕様にしてもらえないか掛け合うのも一手かと思います。

ただ、恐らく、対応してもらえない可能性の方が高いかなと思います。

質問者さんは恐らくマルチタスクがあまり得意ではないのだと思いますが、仮に発達障害等があって出来ない事があるのは仕方ない事だと思いますが、そうでないなら、会社側を変えるよりは、ご自身が変わられた方が良い気がします。

業務上、リアルタイムで気付いてもらえないと困るから、リアルタイムで通知するシステムにされているのだと思いますから。

余談ですが、私の以前の職場の上司は、チャットを送るとすぐに返信をくれる人でした。物凄く対応が早かったです。

恐らく、せっかちな性格とか、そういう訳ではなくて、仕事をこなしていく内に自然とそうなった、あるいは、そうならざるを得なかったのだと思います。

ご自身がしている作業よりも、メールの用件を優先して迅速に済ませてしまう癖を付けられた方が良い気がします。

現在は、「自分の業務に集中したい」という意識が強く働いてしまっている気がしますので、「自分の業務＞メールの用件」ではなく、「自分の業務＜メールの用件」と考えられた方が精神的には健全な気がします。

メールの用件を済ませるのがメインで、余りの時間で自分の業務をやっているくらいの心持ち方が良いのではないかという事です。

この回答へのお礼

お礼日時：2024/04/17 11:36

No.2 回答者： hanzo2000 回答日時： 2021/12/13 12:58

社内のチャット（ビジネスユースではSlackなどが有名ですね）を導入して、急ぎはチャットで、急ぎじゃないものはメールで、という使い分けをしたらいいのではないでしょうか。

No.1 回答者： angkor_h 回答日時： 2021/12/13 12:58

会社のメール運用を改めるしかないです。

そもそもメールと言うのは、
急を要さない、記録を残したい、電子ファイルの受け渡し手段、等です。
急を要する場合は、
ﾒールを打つよりもその時間で直接電話すればよいのです。
メールは、不達や見逃しがあるという危険をはらんでいるのです。

電話は嫌だから何でもメールで、と言うのは最近の若者ですが、
それは使い方を間違えています。