支出伺い 購入伺いについて

勤務先で物品を購入する時のことです。
その際、購入伺いと支出伺いという処理があります。

購入伺いは、上司に伺いを立て、決裁をもらった上で、購入するので、そこでダメだと言われれば、物は買えないわけで、意味はわかります。

わからないのは支出伺いのほうです。
物をすでに購入してしまった後、支出していいかどうか伺いを立てるのですが、何を伺っているのかよくわかりません。ここでダメだと言われても、物は買ってしまっているわけで、支払いはしなければならないわけですし・・・。

支出伺いという行為の意味がわかりましたら教えて下さい。
よろしくお願いします。

No.5 回答者： gutoku2 回答日時： 2007/03/23 09:50

会社は経費管理と共に、不正に対する牽制をする機能が必要です。

○購入伺
　　会社によって呼び名は様々ですが、物品の購入依頼を、購入依頼部署が
　　購買部署に対して行う申請です。
　　これには、
　　　１．購入依頼部署の管理職が、本当に必要な購入依頼かを確認して
　　　　　自分の権限の範囲内であれば承認し、購買部署へ回します。
　　　２．購買部署は、申請書に不備が無ければ、社内で必要としている
　　　　　物品を購入伺に基づいて、購入します。
　　　依頼部署、購入部署において、管理が円滑に行えるとともに、不必要
　　　な物品の購入等の不正抑制機能が働きます。
○支出伺
　　これも会社によって呼び名は色々です。支払依頼を購買担当部署が支払
　　部署に対して行うもうのです。
　　　１．購買部署は、納品書と請求書を照合し、購買部署の管理者が自分
　　　　　の権限の範囲内であれば承認し、支払部署に回します。
　　　２．支払部署は、支払伺に不備がなければ、支払伺に記載の通り支払
　　　　　を行います。
　　　購買部署が債権を確認し、支払部署が債権の精算を行います。
　　　これは、購買部署・支払部署に対する責任の明確化及び、内部牽制機
　　　能が期待できます。

このように、責任の明確化・容易な管理・牽制機能　を同時に満たす必要か
ら、これらの書類が存在します。

ただ、購買部署と支払部署が同じ会社の場合、支払伺は意味の無い書類と言え
ます。また、請求書と納品書の照合を支払部署が行う場合も無意味です。
また、これらの書類が業務の円滑化に問題がある場合は、業務の流れを優先し
て牽制機能を少なくする必用がある場合もあります。
（不正の多い会社は牽制機能が最重要ですが、不正が少ない会社は牽制よりも
　業務の円滑な流れが重要です。つまり会社によって管理方法が異なりますの
　で一概に無駄とは言えませんが・・・）


つまり、自社の状況に適合した”管理規則”があれば問題がないのですが、
適合していない管理規則は、円滑な業務を阻害します。
規則の為に、業務が存在しているのではありません。円滑な業務と、適正な管
理の為に規則が存在していますので、規則が形骸化しているのであれば、見直
しをしてみる必用があるかもしれませんね。

No.4 回答者： noname#33600 回答日時： 2007/03/22 11:34

公益法人で会計担当をしています。

購入伺いは購入したい人が実際に上司まで決裁をとります。
その後、会計担当へ渡され、支払い前後に会計が支出伺いを会計ソフトにより作成します。

経理は、あらかじめ予算書により決められたもの以外に、
支払いをする場合は、
「この支出伺い」に購入伺い（上司の印のあるもの）や、
見積書を添付します。
その後、支払伝票を作成します。

No.3 回答者： wildcat 回答日時： 2007/03/22 05:31

品物を買って検品した後、支払は相手の支払条件で払うがそれで問題ないかどうかお伺いを立てるということでしょうか？

そうだとしたら、なんとも間抜けな話ですね。購入時で相手側の支払条件は分かってて認めているかこちら側の支払条件で支払うように指示すれば済む問題ですし・・・
多分、購入伺いは経理には回らず、支出伺いのみ経理にも回るのじゃないでしょうかね？

No.2 回答者： tnt 回答日時： 2007/03/21 23:11

緊急購入後の事後購入伺いではなく、

購入伺いをした物についての支払いの伺いですよね。

とすると、考えられるのは、
会社として、この条件（金額、支払方法）で支払って良いか
ということの確認と言うことになります。

確かに物はすでに買っていますから、普通に考えると
払うしか無いのですが、
その条件（手形？振り込み？振り込み料はどちらの負担？）の確認、
そして、振込先が正しいかどうかの確認
（違うところに振り込む事で不正ができますから）
などが考えられますが、
担当者の検収確認を兼ねている可能性もあります。

物を注文した、物が来た、だから支払おう　では困る訳で、
物が来たの後に、中味を確認した（動作を確認した）
という行為を要求している訳です。

No.1 回答者： notnot 回答日時： 2007/03/21 23:08

このあたりは会社によって用語や手順が違うのでしょうね。

物品を購入した場合、納品後に検収(納品物が間違いや不足がないかなどの確認)を行います。納品されても検収が終わらないと支払いはしません。
その確認じゃないでしょうか？ただ検収確認なら購入者がするので、上司にするということなら違うのかな？