事務職初めてです。仕事のコツ教えてください！

事務未経験で採用され、１０日間たちました。引継ぎ期間を終え、昨日から一人で働いています。仕事内容は日報の入力、書類の入力、電話応対、請求書発行、経理関係、備品発注、などその他もろもろ、事務仕事全般をやっております。が、引継ぎ期間が短かったため、次から次へと新しいことを教わり、ノートにまとめてはいますが、実際昨日一人で仕事をしてみて、軽くパニックになっていました。
他の作業をやっている最中に電話がかかってきて、その電話の担当者が席を外していたときに、後から電話があったことを伝え忘れないようにしなきゃ！とメモをとるのですが、また他の作業をしていると、その電話のメモも忘れて伝えるのが遅くなってしまいました。
私は普段からひとつのことに集中すると他をすぐ忘れてしまい、うっかりミスがとても多いです。昔からそうなので、仕事ではメモをとるようにして、気をつけてはいますが、それすら忘れてしまうこともあります。
一日の中の仕事の優先順序付けもうまくできず、何時までに処理しなくてはいけない書類や、何日までに送付しなければいけない書類や、毎週何日にやらなければいけないことなど、色々あるので、一日の仕事の優先順序を決めて、ミスのないようしていきたいのですが、なにかいい方法ありますか？たくさんの仕事がある中、うっかり忘れを防ぐために、こういうメモの取り方がいいよ、とか具体的なアドバイスあったら教えていただきたいと思います。
記憶力も物覚えも、要領も悪いほうなので、正確さが求められう事務には不向きかもしれませんが、頑張って自分なりにきっちり仕事がこなせるようになりたいです！何でもいいのでアドバイスお願いいたします！

No.6 回答者： giashi 回答日時： 2007/09/16 03:51

まずは、どんな作業をしていても「電話応対」と「電話メモを渡すこと」を最優先にしましょう。

なぜかというと、これをスムーズにおこなわないと他の方に迷惑がかかるからです。

あとは仕事の優先順位をつけたあとに、それぞれの仕事の締め切りを設定する際、
本当の締め切りよりも１日、少なくとも半日前の目標締切日を設定しておけば（締切日を前倒しにする）、
他の作業が立て込んだり、突発業務が入った場合などがあったとしても対応可能です。
余裕をもったスケジューリングをしてみましょう。

優先順位の立て方やＴＯＤＯリストの作成方法は他の回答者の方が懇切丁寧にご説明されていますので、
そちらが大変参考になると思います。

>が、自分で決めた道なので、今は能力が劣る部分を努力や工夫でうめ、できる限り頑張ってみようと思います！！
↑
そして、何か落ち込んだことがあっても、このガッツがあれば乗り切れると、私は信じています。

この回答へのお礼

今日は電話応対しっかりできました！
仕事の優先順位も、頭にすべていれるのはまだ無理なので、今日やることリストをノートにかき、完了したものには斜線をひき、ミスしたこと、新しく習ったこともノートに記入して、その日に何の仕事をやり、どんなミスをしたのかわかるようにしたので、これから役立ちそうです。アドバイスありがとうございます！
営業さんから頼りにされる事務員を目指し、頑張りたいと思います！

お礼日時：2007/09/17 21:40

No.5 回答者： meihua 回答日時： 2007/09/16 01:12

こんばんは。

私は帰る前に「明日行うＴＯＤＯリスト」を作ります。
翌日、出社したらＴＯＤＯリストを見て、仕事を始めます。（まだ慣れていなかったら朝の段階で処理する順番で数字を振ると良いと思います）終わった仕事は赤で消す。新しく増えたらＴＯＤＯリストに追加する。〆切間近の仕事には蛍光ペンで色を付ける。
そして、帰る前に、終わっていない仕事を抜き出し、明日のためにＴＯＤＯリストを書きます。
ＴＯＤＯリストは何枚もの紙に書かない（紛失や忘れたりするので）。Ａ４にずらずら書く。

電話はその場でメモして、その人の机に貼る。もしも移動が多いなら、その人のメールに送る。

この回答へのお礼

さっそく、今日、ノートに明日することリストを書いておきました。
完了したものには斜線をひいていこうと思います。
ノート１ページを１日分にしたので、とても見やすいです。
とても参考になりました。
ありがとうございます！

お礼日時：2007/09/17 21:36

No.4 回答者： SENRI5070 回答日時： 2007/09/15 23:43

　メモを取るとき、電話用は「電話伝言メモ」を作っておくと良いです。

上司の言いつけ仕事用は紙のカードや付箋紙を使って用件を書き留めます。用件は、いつ、誰から、いつまでに、何をするのか、どう報告するのかを書いておき、長期間かかるような仕事の場合には進捗を報告する間隔などを書いておきます。
　仕事をメモしたカードや付箋紙は優先順序を付けた順番に並べるとか、「すぐ」、「あとで」、「継続中」、「完了」とかの箱に入れて、すぐは出社時・10時、13時、15時とかこまめにチェック、「あとで」や「継続中」は1日に1回とかチェックするようにします。期限があるものについては仕切りを付けておくとか、色を変えるとかして目立つようにしておきます。
　仕事が終わった完了の中から今後も役に立ちそうなものはノートに貼って整理しておくとノウハウがたまっていいですよ。

　あと、紙の書類でほかに処理をまわすもの、例えば受発注伝票、経理処理とかは、卓上整理トレーを使うのもいいと思います。

参考URL：http://matsurica.com/tel/,http://hanauta.sunnyda …

この回答へのお礼

アドバイスありががとうございます！
さっそく電話メモつくってみました！
ふせんも使って忘れてはいけないことをメモし、パソコンのところに貼っておいたのでいつも目につき、わかりやすかったです。
ありがとうございました！

お礼日時：2007/09/17 21:34

No.3 回答者： noname#136967 回答日時： 2007/09/15 23:40

はっきり申し上げますが、現状では１ヶ月と持たないでしょうし、勤務先から、近々に解雇通告を言われるかも。

自分の性格を把握しておきながら、経理を含めた仕事につくこと自体、間違いでした。
いくら、仕事量が多くても、一日一日の仕事の順序を確実に、前日の退社前までに決定しておくことです。それを確実に、例え一週間でも継続できなければ、勤務を代わることです。特に、経理に関して。必ず、あとから、税務上などでの会社負担の出費が出てきますので。

この回答へのお礼

仕事量が多くても、一日一日の仕事の順序を確実に、前日の退社前までに決定しておくことです。
そのとおりですね。慣れるまで家へ帰ったら気が抜けて明日やることを忘れてしまいそうなので、退社前に明日やることをノートなどにかいておくようにします！
事務の仕事をしようと思ったのは、PC入力や電話応対が得意で生かせればいい、と思ったことと、旦那とお休みが合うのが事務職だったので、働こうと思いました。
実際に働いてみて、自分が想像していた仕事内容と少しズレがありました。が、自分で決めた道なので、今は能力が劣る部分を努力や工夫でうめ、できる限り頑張ってみようと思います！！

お礼日時：2007/09/16 00:41

No.2 回答者： nekomaru31 回答日時： 2007/09/15 23:38

はじめまして。

転職おめでとうございます＾＾
まだ、１０日では右往左往していらっしゃること、お察しいたします。

私も事務仕事は向かない性分と決め付けていた若かりし頃があったのですが、
かれこれ、８年近くやっております＾＾；

私の方法ですが、ご質問者様と同じで、ノートに時系列で書いていました。
でも、日々やる仕事は細かいこともあるので、
やらなくてはいけないことを
ポストイット（ふせん）に書く様にしていました。
自分さえ読めればいいので、なぐり書きでしたけれどね＾＾；
それを優先順位をつけて、張替えてチェックしていました。

さすがに今はそれを書いている時間がもったいないので、
すぐにできることは、すぐに済ませて、忘れてしまっては困ることだけ
ポストイットに書いて、特定の場所にペタペタ張って、
終わったら捨てる・・・　としています。

電話連絡の場合は、すぐにポストイットに書いて、
担当者の机に張っておいています。
後で・・・が、大きなミスに繋がってしまうことがあるので、
その時すぐに対応する、がミスに繋がらないですよ。

１０日間しか働いていなくても、８年でも、ミスをして良い理由にはなりませんけど、
やはり、慣れることもあると思います。

ご質問者様が自分のうっかりミスをなくそう！と思っている姿勢が素晴らしいですよ＾＾
まだ、１０日なんだから仕方がないよねぇ～・・・
などと言うタイプもいると思います。
謙虚な姿勢で、やったことがなくても頑張ろうとする姿勢は
必ず、ご質問者様の糧になりますから、辛い事もあるかもしれませんが
負けないで頑張って下さいね＾＾

ポストイット作戦！ご参考になれば幸いです。

この回答へのお礼

付箋、さっそく明日から実践してみようと思います！
本当に日ごろからうっかりミスが多いので、私生活では笑って済ませられますが、仕事はそんなことできませんもんね。自分で自覚しているので、人一倍気を使って工夫しなければいけません。
回答者さまのお言葉がとても温かく、素直にうれしかったです。
ありがとうございます！！
1日1日、少しずつでも仕事を覚え自分のものにできるよう、頑張ります！

お礼日時：2007/09/16 00:35

No.1 回答者： lele00 回答日時： 2007/09/15 23:34

私は忘れてはならない事はタックインデックス（付箋紙）に５文字位のキーワードを書いて、その横に最終時刻も書いて、自分の前のパソコンディスプレイの画面より上のふちの部分に左から順番に貼っています。

この作業は１０秒もかかっていません。簡潔にキーワードだけを書きます。これはどんなにバタバタしてもその時すぐに行います。もちろん終了したらはがしてすぐ捨てます。これらは時間がある時に空いた部分を左につめて行きます。常時貼っているのは２～３枚位です。
これ以外にパソコンにカレンダーのソフトを入れていますので、該当する日に必要なメッセージを画面上に出す様にもしています。
要は自分が忘れても自分の行動の中で思い出す様にするしくみを作っておく事が大事だと思います。

この回答へのお礼

インデックスはわかりやすそうなので、さっそく明日活用してみようと思います！
自分用の手帳ももっていますが、私用の用事もたくさんかいてあるので、仕事用の手帳を買って、この日はこの仕事！とわかるようにしておきたいと思います！
仕事用のノートは色々書きすぎて、やらなければいけないことがみつけづらいので汗
アドバイス参考になりました！ありがとうございます！

お礼日時：2007/09/16 00:31