電話の扱いかた

今年高校を卒業して就職する者です。
仕事やバイトで電話を扱ったことがなく、入社説明を受けたのですがいまだ操作のしかたがよくわかりません。入社前の説明は軽いもので、実際に入ったらしっかり教えてもらえるみたいですが、電話応対すらできないのはいけないと思い質問しました。

会社の説明では『○○さんに外線が来たら、１２３番を押せばいいんだよ』と言われたのですが、どのタイミングで押せばいいのでしょうか？『少々お待ちください』といってそのまま押していいんでしょうか？それとも【取次ぎ】みたいなボタンがあって、それを押してから番号を押すのでしょうか？
またその後、不在の場合は、受話器のフックを押しながら『申し訳ありませんがただいま席を外しておりまして～』と言うらしいのですが、フックが何かすらわかりません…

ボタン操作なども含めて、手順を教えていただきたいです。よろしくお願いします！

No.3 ベストアンサー 回答者： lirakko3g 回答日時： 2008/04/07 10:38

電話の機種によってもしかしたら操作方法が違うかもしれないので、職場の人に初めに聞いておくのが最善だと思います。

一般的（と思われる）手順だけ簡単に説明します。
＜ＡさんからＢさんに外線で電話がかかってきた場合＞
『少々お待ち下さいませ』→”保留”ボタンを押す→Ｂさんに内線で（Ｂさんの番号があると思います）Ａさんから電話だと告げる
＜Ｂさんがその電話に出るとき＞
あなたがそのまま受話器を置けば完了
＜Ｂさんが電話に出ないとき＞
外線のランプ（黄色？）が点滅しているボタンがあるのでそれを押すと、再びあなたは電話をかけてきたＡさんと会話できます
対処の仕方は職場によって違いますので、どういう言い回しが良いのか先輩から習ってください

なお、フックを押すと他の外線電話とつながる可能性があるためおすすめできません（フックとは受話器を置くところの上にあるやつ）。
実際に職場の電話機を目の前にして教えてもらった方が確実です
（おそらくここに書いたことを読むだけでは理解できない部分があると思うので）

No.2 回答者： noname#109588 回答日時： 2008/04/07 10:23

電話を受け、相手の方が「○○さんお願いします」といったら、

フッキングボタンを押し、○○さんの電話の番号を押し、○○さんが出るまで待つ。
○○さんが出たら相手の名前と用件を言って切る。
○○さんが出なかったら、フッキングボタンを押し、「申し訳ありませんがただいま席を外しておりまして～」という。

フッキングボタンがない電話機の場合は受話器を置くフックを１回軽く押します。
なお、フックを押したままにすると当然電話が切れますので注意してください。

No.1 回答者： hana-hana3 回答日時： 2008/04/07 10:23

会社で使っている電話機によって操作はまちまちです。

同じ社内であっても複数の機種が使われている場合もあります。
当然ながらボタンの名前や位置なども違っているので、実際に会社で指導を受けない限りここで教わっても役には立ちませんよ。

電話対応の受け答えも決められている場合もあるので、教わった通りにするのが良いでしょう。