報告書がうまく書けない・・・・

Question

今年社会人１年目の者です。
メーカー勤務で設計業務をしている技術者です。

報告書がうまく書けなくて困っております。報告書とは、週報及び、設計仕様書みたいな社内コミュニケーションに使う類の物のことです。私の書類の特徴は以下のとおりで

【特徴】
全体的に文章が読みにくい。
内容が伝わらない。
主語と述語が不明瞭で分からない。
助詞（は　が　に　を)の使い方がおかしい。

これらは上司からよく言われる注意内容です。それとは別に、報告書の内容が、上司の求めるレベルに達してない感じがします。

【私の見解】
全体的に文章が読みにくい。
→自分で考えてるときは、分かってるのに、なぜか上司達は分からないという。
　しかし、何日かして自分読み直すと、自分でも分からない。改善しようにも原因
　が分からない。

内容が伝わらない。
→同上

主語と述語が不明瞭で分からない。
→前後の文脈から分かる場合に限り、省略してます。それで注意されたことがあり、
　今度は全ての　主語・述語を書いたら、文章が煩雑で分かり難いと言われました。
　対策が打てません。

助詞（は　が　に　を　へ)の使い方がおかしい。
→私と上司の感覚の違いだと思いますが、どうなんでしょうか？
　例えば、「私は東京『に』行く」
　　　　　　「私は東京『へ』行く」
　とこの程度の違いなんですが、なんで注意されるのかが分かりません。

報告書の書き方というものは、所属する組織によって多少違うんでしょうか？
ただ分かりやすく書いてるだけじゃ、不十分なのでしょうか？
上司が報告書に対して何を求めてるのかが分かりません。

mme70 · Accepted Answer

年配の男性です。

私も長年技術レポートを書いていました。
また、部下、他の所属、他社の書類も見ていました。

はっきり言って上達するまでにはかなり熟練が必要です。
今年入社ぐらいでは、上手く書けないのが当たり前ではないでしょうか。
勿論上手の人もおられるでしょう。
これは特別な書き方でも、部署の違いでもありません。
正しく、分かり易く、国語力が必要です。
数年後あなたのレポートを読み返してみたら良く分かると思います。
技術のレベルとは別に、いかに自分が幼稚であったか、表現力が足りなっかったか気づくと思います。
例えば
”東京に行く”は話し言葉でしょう。
”東京へ行く”これは標準的な表現で、場所、方向を示す時は”へ”でしょう。

上司が注意されておられる事はまともな事です。特別なものでもありません。
あなたばかりでなく、多くの人が直面する問題です。

書店には”報告書の書き方”の本が沢山あります。
また、先輩が書いた報告書を良く読んで下さい。参考になると思います。
レポート、設計仕様書等、適格な書類でなければ、商品価値が半減したり、
最悪の場合、取引が成立しない事もあります。

それほど表現力は難しいものです。
何をどう表現するか？説明文は難しいものです。

技術の報告書の為に形容詞、美辞麗句は余り必要ありません。
数値、具体性が重要です。特に新人はある部分を感覚的に表現しがちです。
文章が長くなれば、どうしても分かり難くなります。”、””。”を使い短い文章にして下さい。
分かり易い文章であれば良いのですが、何を説明するのか、それが適切な表現か。方法を考えて下さい。
内容は充実しておるのが重要です。
上司が何を求めているか？、明解です。価値ある商品としての”書類”です。

これも慣れで、習慣になれば特別難しい事でもありません。
頑張って下さい。

mme70 · Answer

No,7の男性です。

少しでも役に立てて嬉しく思います。
前回書き不足でしたので追加します。

(1)　”内容が伝わらない。”の件
　良くあることです。
　レポートするあなたは状況を100％知っている訳です。
　これをついつい自分は知っているので20％でレポートしたとします。
　あなたは、完全に理解しています。
　報告を受ける上司は、白紙の状態で書類を見る訳です。
　20％の情報で100％の状態を想像出来れば、問題ないのです。
　しかし、これは困難です。
　あなたも、数日後読み返した場合、自分でも分からない。
　それは全体の状態を忘れているからです。
　この場合、全体を説明し、且つ注目点を説明すれば、あなたも
　記憶を思い起こすし、上司も理解できる訳です。
　即ち、レポートしようとしている件を、思い起こせるように書く事です。

テレビ、新聞のニュースでも分かり易いものと何を言っているのか理解に苦しむ
　事がありますね。
　これも慣れれば出来ます。

(2)　次はあなたの質問外ですが、漢字は出来るだけ当用漢字は使用して下さい。
　形容詞はひらがなでかまいません。
　それとどの業界でも、慣例になっている言葉があり、漢字があります。当用漢字
　に含まれていない場合があります。これは使用する必要があります。
　後々の為にノート等に整理しておけば役にたちます。

(3)　前回の文で、レポートは数値、具体的に書くとしました。
　《例》幼稚な例ですみません。
　ここに長さ200mm、内径○πの筒があり、その中をシャフト（長さ500mm）が自由に動くものと仮定します。
　何かの原因で動かなくなった場合の報告です。
　綺麗に掃除しても動きません。だけでは駄目です。
　どこの部位の部品で、潤滑油を塗布しても動きません。
　シャフトを取り出し、シャフトの曲がりを目視したら、曲がりが若干あるのが確認できました。
　測定具が無いので、簡易に間に合わせの物（水平な物）で調べたら、○○○mmぐらいの曲がりが
　ありました。正規の調査をお願いします。
　原因として、特別な異常荷重は見いだせません。使用時間も○○Hrです。

(4)　前回、設計仕様書で注文が成立しない事もある。と書きました。
　今は定年退職で退きましたが、機械メーカーで機械の設置工事、プラントもやっていました。
　1物件、○○○万円～○○億円の物件です。これを数社が仕様書、見積書を提出して受注競争を
　やる訳です。
　仕様書の役割は大きく、内容はここでは割愛しますが、これによって受注が決まります。
　その後、詳細設計に入り製作します。

レポート、仕様書の意義は大きいものです。

参考になれば、では頑張って！

gontakun1010 · Answer

文面を見る限り非常に読みやすかったと思います。

＞全体的に文章が読みにくい。

後で読み返すと、恥ずかしくなるくらいひどい文章だった・・なんてことは
多々ありますよね。
改善するには、提出前に時間を置いて何度も読み返すことです。
書き終わったら、何度か読み返してみて、時間を少しおいた後にまた読み返す。
最初はこれを繰り返した方がいいでしょう。
頭の中をいったんクリアーにしてから読み返すのがコツです。

＞例えば、「私は東京『に』行く」
＞「私は東京『へ』行く」

個人的にはどっちでもいいと思いますけどね。
報告書は伝えたい内容が、相手に伝わればいいわけですから
上司の突っ込みどころがよくわかりません。
内容に不備があるなら話は別ですが。

問題は伝えたい内容が伝わらないことなのですから
上司の細かい突っ込みなんか気にしなくていいですよ。

書いているうちにそのうちコツがわかってきますよ。

tai-yu · Answer

>例えば、「私は東京『に』行く」
＞　　　　　　「私は東京『へ』行く」
＞とこの程度の違いなんですが、なんで注意されるのかが分かりません。

国語力足りないと思うよ。

前後の文章によるだろうけど、私は東京に行く　なんて文章は、決意表明みたなときしか使わない。
迷ったら、自分が書いた文章を声に出して読んでみな。そこで引っかかるから。

＞報告書の書き方というものは、所属する組織によって多少違うんでしょうか？

人のせい・会社のせいにしない。これ鉄則。

＞ただ分かりやすく書いてるだけじゃ、不十分なのでしょうか？

自分でも数日経つとわからないって書いているジャン。分かりにくいから助詞にけちつけられるのでしょ。

＞上司が報告書に対して何を求めてるのかが分かりません。

いちいち添削してくれているのでしょ？その説明と直されたところを自分で考えていきな。そのうちわかるから。

私が思うにメーカーだから専門的な説明も書いているのでしょ？そのあたりの知識も足りないからごまかして書くから読みにくいのだと思うよ。

＞報告書とは、週報及び、設計仕様書みたいな社内コミュニケーションに使う類の物のことです。

この文も意味わからないから。設計仕様書＝社内コミュニケーションに使う類っておかしいでしょ。

ele_sheep · Answer

質問文を読む限り、特に読みにくさは感じられませんでしたが。

＞報告書の書き方というものは、所属する組織によって多少違うんでしょうか？
組織毎というより、チェックする上司の違いが大きいでしょう。

ただ分かりやすく書いてるだけじゃ、不十分なのでしょうか？
＞技術者であるなら、分かりやすく且つ技術的な表現であることが求められるでしょう。

＞上司が報告書に対して何を求めてるのかが分かりません。
主観、好みの問題である場合が多いので、上司が好きな文章の傾向を調べましょう（上司本人が書いた文章など）。

一度、文章の書き方のハウツー本を読んでみられるのもよいですよ。

mukkuri_bear · Answer

新人はそういう人が多いです。
報告書を作って添削される機会などは、そうありませんから。

・文の長さは短く
・こそあど言葉を使わない
・文語を使う。口語を使わない
・同じ意味の言葉をダラダラ重複させない
・用語は統一
・「分りやすく書く」と「くだけた表現」は別物。同じと誤解してる

社会人１年目の者です。（今年は当たり前）
メーカーに勤務しており、設計業務をしてます。（設計してるなら当然技術者）

報告書がうまく書けず困ってます。具体的には、週報や設計仕様書等の社内コミュニケーションに使用する文書のことです。私が作成した報告書について上司からの注意点は以下の通りです。
（「報告書とは」定義など皆知ってる。ここでは具体的に何を指すのかを説明している）
（とおり、、、漢字で書く。類の物って何？書類×、用語統一せよ）

【注意点】
・全体的に文章が読みにくい。
・内容が伝わらない。
・主語と述語が不明瞭
・助詞（は　が　に　を)の使用法が誤っている
（上司からの注意に対する自分の見解を書くのだから「特徴」は誤り。上司から注意され、自分の見解も同じである事を認めた後で、初めて「特徴」と書ける。仮に上司からの注意を自分が認めない場合、「特徴」と書けませんよね？）
（おかしい、、、何か面白いのですか？）
（それとは別に・・・不要。文章の書き方に関する質問なので、この一文は関係ない）

【私の見解】
全体的に文章が読みにくい。
→自分で考えてる時は理解しているが、上司達は分からないと言う。理由は不明。
　しかし、後日自分で読み直すと、自分でも分からない。改善する以前に原因
　が分からない。
（口語が多い）

内容が伝わらない。
→同上

主語と述語の関係が不明瞭で分からない。
→前後の文脈から分かる場合に限り主語を省略してます。しかしこの点を注意されたため、
　全ての主語・述語を加えたら、今度は文章が煩雑で分かり難いと言われました。
　対策が打てません。
（述語も省略してますか？普通は主語だけですよね？）

助詞（は　が　に　を　へ)の使い方がおかしい。
→私と上司の感覚の違いと思いますが、いかがでしょうか？
例えば、私は東京「に」行く
　　　　　私は東京「へ」行く
注意される理由が分かりません。
（「この程度で注意するのは行き過ぎ」と思ってますか？それとも「誤りではない」と思ってますか？前者ならば、報告書である以上は当然です。後者ならば国語を勉強してください。）

報告書の書き方は、所属する組織によって多少違うのでしょうか。
分かりやすく書くだけでは、不十分なのでしょうか。
上司が、報告書に何を求めてるのか分かりません。 
（口語は止めて下さい）
（くだけた表現は読み難いです）

ring-33 · Answer

この質問内容を読む限りでは、うまく書けていないとは思いませんでした。

なので、強いて挙げるならば、

・全体が長くなるような場合、最初に結論を書く
　先に何を言いたいのかを理解してもらった上で、詳細を説明するような形で書く。

・伝えたい内容を箇条書きにする（とにかく文章を短くする）
　短い文章で中身を伝えられたら、それに越したことはないでしょう。
　ちょっと分かりにくい部分は、その箇条書きの下に補足を入れる。

思うに、その上司は出来る(部下のやっている仕事を技術的にも理解している)上司ですか？
なんとなく、自分が理解できないことを、部下の書いた文章のせいにしているとも思えなくないのですが・・・

あと、その上司とあなたは１対１の関係なんでしょうか？
例えば、他の先輩が書いた類似の報告書を参考にしてみるとか、別の上司に書き方を教わるとかできないのでしょうか。

まだ１年目、ご苦労もあるかと思いますが、めげずに頑張って下さい。

gmaho2 · Answer

(・∀・)ノこんばんは
社会人一年目で報告書が上司の納得レベルまで書けたらたいしたものですよ。
まず、コツを掴むのに細かい指摘を一旦置いて、上司に報告書の見本を見せて貰ってはどうでしょう。
それを元に自分と何が違うのか比べてみては？
分からなければ再度上司に質問する。
上司によっては表現方法に好みがあるので、そのへんをうまく理解すればいいんじゃないかな。
気になったのが、自分の報告書を後で読んだら理解出来ない点。
最初に頭で考えて自分で理解できるが、後で理解不能なのは、書面に主語が無かったり述語がなかったりして要所の表現が抜けているのでは？
そういう会話をする人いますよ。
自分の頭で考えてて、途中からいきなり話しだすって感じ。
考えていることは相手も理解してると思っているみたいだが、相手は途中から意味不明な話を聞かされて、ちゃんと主語を話せとなる感じ
これ手の性格は治らないね…。
会話のキャッチボールが困難で連携とりにくいんですよ。
まず、上司が求めていることは、上司に聞くしか解決しませんよ。

報告書がうまく書けない・・・・

年配の男性です。

No,7の男性です。

文面を見る限り非常に読みやすかったと思います。

>例えば、「私は東京『に』行く」

質問文を読む限り、特に読みにくさは感じられませんでしたが。

新人はそういう人が多いです。

この質問内容を読む限りでは、うまく書けていないとは思いませんでした。

(・∀・)ノこんばんは

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