代筆を表すには？

部長秘書をしているものです。
海外のお客様より来社希望があり、日程等の返信を上司の代筆でＥメール送信したいのですが、その場合の決まった表記方法はあるのでしょうか？また、当日までの問い合わせ等についても、私が代行して受ける様にしたいんですが、これにつてもどの様な言い回しが適当か教えて下さい。

No.2 ベストアンサー 回答者： martinbuho#2 回答日時： 2004/01/05 18:38

海外の方や国内でも貿易関係の方なら部長の代筆を

文章で断る必要はありません。書いているのが秘書だと分かればＯＫです。

部長の名前と肩書きを書き下記のどちらかで代筆を表す方法があります。

1) Mariko Kaga
for Sinichiro Koizumi
General Manager・・・サインが本人でないことを示す。

2)Mariko Kaga
Secretary to S.Koizumi
General Manager・・・秘書が返事していることを示す。

SK/MK・・・手紙の場合は署名の左下にこのようにイニシャルを入れて、口述は部長本人、タイプしたのは秘書（MK)だと示すのが習慣でしたが、メール時代になって過去のものになったのでしょうね。

この回答へのお礼

部長が言っていた「代筆を表す方法」の謎も解けてすっきりしました（←過去のものになってしまってたんですね）。ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2004/01/06 14:38

No.1 回答者： hisexc 回答日時： 2004/01/05 18:26

会社の規模にも寄りますが、海外ではマネジャー（部長）クラスの日程調整に関わらず、ありとあらゆる面で秘書が業務を代行します。

なのでもろもろの問い合わせに対し秘書が変わって返答する事は日常茶飯事で何の失礼もありません。
なので特に先方に言い訳をしたり、代行についての断りを書いたりする必要は全くありません。文頭の自己紹介も無用です。まず、ごく普通に「Ｄｅａｒ　Ｍｒ．○○」で書き始め、もらった問い合わせに対する返事であることを明記したら、そのまま本題に入ってしまってＯＫです。
最後に「If you have any question, please do not hesitate to contact me.（もし疑問の点があれば、お気軽に私まで連絡してください。）」と書いて、結びの「Ｂｅｓｔ　Ｒｅｇａｒｄｓ」の後に自分の名前と「Mr.××（上司の名前）'s secretary」と書き添えておけば、先方は全て理解してくれるはずです。
その後先方からの連絡は秘書のあなた宛てか、あるいは相変わらず上司宛てで来るかもしれませんが、それでも同じやリ方でその都度返答すれば良いでしょう。

この回答へのお礼

とても参考になり、助かりました。ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2004/01/06 14:42