職場内の座席表や名簿について

職場内の座席表やら名簿とかで、良い作成・運用の仕方というものはありますでしょうか？
例えば
(1)田中一郎(2)田中二郎(3)斉藤太郎主任(4)中村正男係長(5)鈴木太郎課長

と5人いるとして（もちろん、実際にはもっと何十人とか100人とかいる場合を想定します）、今の職場では座席表に彼らの名前を
田中(一)、田中(二)、斉藤、中村、鈴木

と書いているという感じです。私がこれに違和感を覚えるのは
○同じ苗字の人（田中）がいるときだけは、その人の下の名前を括弧内に略記しているが・・・。同じ苗字の人が居るかどうかを、まず名簿作成のたびにいちいち精査しないといけないし、略記では結局分かりにくい。実際、同じ苗字の人がいるときも、その人達の下の名前を書き忘れて混乱を招いたこともある。
○座席表ということでスペースの関係からだろうが、主任などの役職も省略されている。これがまた分かりにくい。

座席表と別途に名簿でもあれば、上記のような違和感もかなり解消されるのですが、それもないとすると、このような座席表ばかりあっても分かりにくくないでしょうか。皆さんが「これは良い座席表や名簿の作成・運用のしかただ」とか思われた例など、ないでしょうか。

No.3 ベストアンサー 回答者： sasagakigobou 回答日時： 2014/05/28 04:44

自分が作成するならば、と考えました。

一案として参考になれば幸いです。

案A座席に置く名札をつくる
会議中、どこに誰が座っているのかがわかれば良いのであれば、コストと労力はかかりますが、一番明確な方法だと思います。
Excelで社員名を横書きフルネーム表記にしたデータをまとめて印刷し、ラミネートするかケースに入れるなどして、机に立てられる名札を作ります。
役職名は別途、シールに印字して、氏名の左上に貼ります。
こうすれば、役職が変わっても対応できるでしょう。
会議直前に名札を設置する手間はありますが、参加者は混乱なく席に着きやすくなるのではないでしょうか。

案B
どうしても座席表で分かりやすく表示する必要があるのでしたら、Excelを利用してこのような方法をとってはいかがですか？最初だけ手間はかかりますが。
ひとつのセル内で三行を表示できるようにし、上から(1)役職名欄、(2)苗字欄、(3)名前欄として、(1)と(3)は(2)よりも文字の大きさを小さくします。セル内での改行はAlt＋Enterでできます。
セル書式のみコピーして貼り付けすると、全部のセルの文字サイズを変更する手間を省けます。
これで表示スペースの問題は解決しませんか？
毎回席順が変わる場合、並べ替え機能を2列で活用すると手早くできます。
(1)上記の3行１セルの社員リストを縦に並べて作成し、名前の昇順で並べ替えておく
(2)社員名3行１セルの隣の列に、上から順に仮の通し番号をつける
※シートをコピーして次回も使えるようにしておく
(3)通し番号列の隣に会議の列番号など、並び方に関する数字を入れて、並べ替える
(4)通し番号と列番号を削除、席配置表の体裁を整えてプリントアウトする

的はずれな回答になっていましたら申し訳ありません。
現場のニーズに合わせた改善は、ちょっとしたことでも評価されるものですよね。
試行錯誤することでパソコン技術をはじめ仕事のスキル向上にもつながると思うので、ぜひ今後はご自身で考えてみてはいかがでしょう？

この回答へのお礼

だいたい似たようなやり方で、見やすいのが出来たと思います。ありがとうございました。

お礼日時：2014/05/31 20:43

No.2 回答者： hue2011 回答日時： 2014/05/11 11:09

文面から読み取れませんが、あなたはどういう立場なのですか。

座席表を作成する立場ですか、そうではないのですか。

それによって回答は異なります。

もし作成する立場でなく、参照者であるなら、あなたがいま言っていることをレポートにして作成者に提案してください。
大体総務部、庶務課というようなところの人だと思います。
問題提起なので、一応考慮ラインにはのります。

もし作成者なら、思った通りに作り替えればいいのです。

座席表というのだから、一覧でリスト状態になってはいませんね。

実際の配置に似せた並びで作りますね。

だったらシマがありますね。
ある机に経理課長がいて隣に営業部員がいるなんていうことはあまりない。
営業のシマがいくつかあって、経理のシマがあって、という形のはずです。

そうしたらシマにその部署名をつけた、全体インデックスという紙をつくればいい。
シマひとつひとつにゼッケンを与えればいい。
北西から順番に　１総務　２営業　３経理　４サポート
みたいな名札を地図的に配置するわけです。

シマごとに机の配置に合わせた座席表ブロックを作ればいいのです。
その紙の頭にタイトルで　2営業　と書く。

大体どこかの角に部長なり課長がいるのが通例ですから、役職名は不要です。
そこに座ってればボスです。
そして、紙1枚使えますから、フルネームで座席配置表をつくればいいんじゃないでしょうか。
もし対外的に何々担当というようなものがあるならそれも枠内にいれればいいんじゃないでしょうか。

かんたんなことです。

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2014/05/31 20:43

No.1 回答者： unagi-pie2 回答日時： 2014/05/11 00:23

＞まず名簿作成のたびにいちいち精査しないといけないし、

Excel に入力されてて表になってれば氏名を昇順でも降順でもソートすると
同姓がいれば並ぶのですぐに気付きます。
用が済めば <Ctrl>＋[Z]で元通りだし。

＞座席表と別途に名簿でもあれば、
？座席表は何を元に作るんですか？
ないとしても、入力してしまえばよいのでは。

内線番号一覧表(氏名順)など併記すると便利だったりするし。

＞主任などの役職も省略されている。
英語日本語ごちゃまぜですが、
社長；P
部長；B
次長；J
課長；K
主任；C
担当；T (非役職者)

などとの略記はよくある手です。女性は赤い文字とか○付とか。
社外の参加者がいる場でも打合せ議事録などに使われたりします。

この回答へのお礼

＞まず名簿作成のたびにいちいち精査しないといけないし、

ああっと、すみません、ここで「名簿」作成と書いたのは、間違いでした。「座席表」作成のたびにということです。あくまで名簿はなく、座席表しかないのですよね。

＞？座席表は何を元に作るんですか？

どうもこう、これは、その場その場で作ってるというか・・・。あの座席に田中さんが来たなとなったら、座席表に田中と書き加えるだけとか。だから、その座席表を作ってる人自身、苗字の重複でもない限り、下の名前まで意識してないですね。


＞Excel に入力されてて表になってれば氏名を昇順でも降順でもソートすると同姓がいれば並ぶのですぐに気付きます。
＞ないとしても、入力してしまえばよいのでは。
＞内線番号一覧表(氏名順)など併記すると便利だったりするし。

そう。正にこういう、データベースが別途あれば良いと思ってます。

お礼日時：2014/05/11 00:30