outlookメールのデータ量を減らす方法

outlook2003を使っています。

先週から、受信トレイに受信したメールの移動ができなくなりました。
次のようなエラーがでます。
「ファイルC￥Document　and　Settings￥(略)￥Outlook.pstのサイズは最大サイズに達しました。
必要でないアイテムを選択して、Shift+Delキーを使って完全に削除してください。
または、新形式のOutlook個人用フォルダファイル(pst)を使用すれば、より容量の大きいファイルでアイテムとフォルダを保存できます。」

今日になって、受信自体も出来なくなってしまいました。
「エラー(0x8004060C)を報告しました。メッセージストアのサイズが最大サイズにたっしました。
データ量を減らすには必要でないアイテムを選択して、Shift+Delキーを使って完全に削除してください」


自分でもしらべて、修復できないかやってみましたが、解決していません。
pstファイルの圧縮→やってみましたが変化なし
削除済みアイテムを空にする→残さないといけないメールが多く、空には出来ません


個人で仕事をしており、残しておきたいメールが結構あります。
受信したメールは、「削除済みアイテム」の中にフォルダをつくって、必要なものはそこに振り分けています。


新しい個人用フォルダ(pstファイル？)を作る(下記URLのやり方で)、
という方法を見つけて、やってみたのですが、フォルダの中がややこしくなってしまい、
できれば元の個人用フォルダを使い続けたいです。
http://limejuicer.blog66.fc2.com/blog-entry-15.h …

ごちゃごちゃと書いてしまいましたが、元々使っていたフォルダのデータ量を減らすにはどうしたらよいのでしょうか？

No.2 ベストアンサー 回答者： takefu 回答日時： 2013/05/13 22:55

個人用フォルダを新しく作成するには

http://support.microsoft.com/kb/881823/ja

個人用フォルダ一つが.pstファイルに対応しており、そのファイルサイズの最大が決まっています。
上記の説明にも、質問内容にもある通り、「新形式」にすることで最大容量を増やすことも可能ですが、
.pstファイルは破損することが多く、あまり大きなファイル一つで運用することはおすすめではありません。
個人的な感覚では1GBより少ない程度に抑えておく方が良いのではないかと思っています。

上記で個人用フォルダファイルを作成し、今のいっぱいになった個人用フォルダから過去のメールを移動させてください。
どれぐらいの量か分りませんが、仕事で使われているようなら、年度ごと、期ごとなんかで分けてしまっても良いでしょう。
また、思いっきり過去のもので、「残しておきたいけど、今後使うことはない」様なものは、Outlookから個人用フォルダを切断して、CD/DVDなどにバックアップをとっておいても良いでしょう。

メールを移動した後に、元の個人用フォルダは「圧縮」しなければ小さくなりません。
以下の方法で、「圧縮」してください。

Outlook で個人用フォルダ (.pst) ファイルを圧縮する方法
http://support.microsoft.com/kb/291645/ja

ちなみに、メールだけでなく、カレンダーやメモなどを利用されているのであれば、そちらも同じ個人用フォルダを利用していますので、同様に整理をお忘れなく。

この回答へのお礼

丁寧な解説ありがとうございました。
ずっとメールの整理をしてなかったので、そのツケが来たようです・・

案件ごとにフォルダを作ってメールを整理しているんですが、
新しい個人ファイルを作ると、連続性がなくなるとおもって避けていました。
そうか。
メールを移動しちゃえばいいんですね。

やってみます。
そのあと圧縮も忘れずに。

ありがとうございました。

お礼日時：2013/05/17 20:58

No.1 回答者： narashingo 回答日時： 2013/05/13 21:28

個人用フォルダ・ファイル（Outlook.pst)の限界サイズは、20GBです。

メール以外のすべてのデータを保存しています。

＞メッセージストアのサイズが最大サイズにたっしました。

とのことなので、「古いアイテムの整理」機能の設定をどうされているか判りませんが、outlook.pstと切り離して、archive.pstにデータを移動出来ませんか？
（今すぐ古いアイテムを整理するには(Outlook2003)
http://kb.live-style.jp/exchange/Lists/Posts/Pos …

その上で、pstファイルの圧縮をしてみてもだめでしょうか？

切り離しても「保存フォルダ」としてフォルダペインに表示可能になります。
(古いアイテムの整理で、整理されたデータを表示させたい)
http://pcclick.seesaa.net/article/131000573.html

なお、念のため、今のOutlook.pstはバックアップコピーしておいたがよいと思いますが、新しいプロファイルを作成して、取り敢えず、送受信可能にするのも方法と思いますよ。

この回答へのお礼

「古いアイテムの整理」をしますかと時々メッセージが現れていましたが、
古いものでも必要な場合があるので、今までずっと無視していました。

整理されたらもう見られないのかと思っていたのですが、そうじゃないんですね。

ありがとうございます。

お礼日時：2013/05/13 21:56