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経理の仕事をしていて請求書の処理があるのですが、
先方が送るのを忘れているのか、送ってもらったのにこちらが無くしてしまったのか請求書のない時が
あります。その際、先方にはどのように電話で失礼のないように請求書を送ってくださいと言えばよいでしょうか?
「請求書を送って頂いてると思うのですが見当たらないので再発行していただけないでしょうか?」と電話していますがどうでしょうか?
アドバイス等宜しくお願いいたします。

A 回答 (4件)

よくはわかりませんが、



「請求書が届いていませんので、確認をしたい」と電話します。

そうすると、先方が、「送りましたよ」と言えば、「いつ頃ですか?」と訊きます。

話してみて、相手の言うことが間違いなさそうであれば、「申し訳ありませんが、請求書が届いておらず処理できないので、もう1度送っていただけないでしょうか。できましたら発送する前に1度ファックスをお願いします」と言います。

請求書というのは、会社によっては、締日から時間が掛かってから作成発送されるケースもあります。

いつも請求書が発生し、遅延気味という場合には、「弊社の場合○○締めですので、みなさんにその締日から○日くらいで届くようにお願いしております」という風に具体的にお願いをします。

宅配便で送るとかよくあると思います。(早く受け取り印鑑が必須な為)

届かない請求書は、電話した時に、送り先の住所と担当者名を自分の経理部○○という風に変えてもらいます。

請求書とかは、よく営業担当者とかの名前が先方のコンピューターに登録され、そのまま請求書も発送され、担当者の机の中に入っているというケースもあります。

請求者は届いていない場合、電話で直接再発行して送るように依頼することはよくあると思うのですが、届かない理由を都度考えないと、「ルーズな会社」という評判になることがあるので、注意が必要です。
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>どうでしょうか?



事務的な話なんでそれでいいです。

こちらが「送っていただいていますか」で、
先方が「忘れていた」なら「では送っていただけますか」でよいし、
「送っていますよ」なら「おかしいですね。届いていないか、
うちで紛失したかもしれないので、お手数ですが
再発行願えないでしょうか」でよいわけです。

その他に、社内的なルールとして、
「請求書の送り先」が経理担当者だけなのか、
営業担当者あてになのかによっては、
社内でもう一度確認する必要もありますし、

郵便物の受発送のリストをきちんとつけておくとか、
そういう手間暇を付け加えるのもいいでしょうね。
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「請求書を送って頂いてると思うのですが見当たらないので


再発行していただけないでしょうか?」と電話していますがどうでしょうか?

本当にそのような電話をされているのでしょうか
電話の向こうでは笑われていますよ」
請求書ををなくすような会社とは取引したくない
きちんと支払いをしてくれるかも不安になってしまします
このようなjことが続くと取引も中止されますよ。

請求書がなければこれまでの取引の納品書があるはずです
それに基づいて支払いをすればいいと思います。
まあ、請求書をなくすようでは納品書もないかもしれませんね。
そのときは、おっしゃるように再発行してもらってください。

わからないというのが一番まずいのではないでしょうか
今後はチェック表等を作成し送くられてきたら○月○日受け取り
などと記入し明確にすればいいと思います。
送られていなければ堂々と着ていないと言えると思います。
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相手が送っていない、郵送事故、受け取ったが紛失。


理由がはっきりしないなら、理由には触れず「何日までに」「再発行」で「いつ支払えます」だけお伝えしてはどうでしょうか。

「○月分の請求書が見当たらないのですが、すでに発送頂いておりますでしょうか。お手数ですが、一度ご確認いただき、○日までに届くよう再発行いただけませんか」

「○日までに到着しましたら今月の支払いに間に合いますので、今一度ご確認のほどよろしくお願いします」
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