エクセルで部屋番号や個人情報の行を簡単に変更・移動させる方法を知りたいです。

Question

現在、101号室（4名）102号室（２名）103号室（2名）という感じで入所者の氏名や個人情報をエクセルで管理しています。
内容としてはA：部屋番号　B：氏名　C：入所日　といった形で入力していきます。
　　A　　　    B　　　C　　　・・・・
1   101　　　A氏　　H29年３月・・・
2   101　　　B氏　　H28年12月・・・
3   101　　　C氏　　H29年2月・・・　
4   101　　
5   102　　　D氏　　H29年2月・・・
6   102
7   103　　　E氏　　H28年1月・・・
8   103

部屋の数をそのままで置いときたいので、入所していないところは空欄で部屋番号のみ入力している状況となっております（A4、A6、A8）。
上記表を作成し、部屋の変更があれば、部屋番号を変更し、ピボットテーブルにて「昇順」し部屋変更しています。
ただ、部屋番号の変更操作においては、101号室 A氏を102号室に移動する際、
A1セルのA氏の101→102へ、A6セルの102の空欄を102→101へ変更し、「昇順」を選択し、移動させていますが、多少の手間があり、空欄の部屋番号の移動忘れなどが問題となっております。

理想としては、上記の変更をA1セルのA氏の101→102へ変更し、「昇順」を選択すると、A6セルの102へ移動し、空欄となっているA6セルの102が101へ自動変更され移動するといった操作方法にしたいのですが、可能でしょうか？
また101号室は4名が定員数となっており、間違って5名を101号と入力してしまった場合、定員オーバーなどといった、お知らせやエラーメッセージを表示する方法などはございませんか？

長々と説明してしまい、すいません。
助言の程、宜しくお願いします。

fujillin · Accepted Answer

ANo2です。

＞パソコンに不慣れな方が多いため、～～
他の方が使用するならなおさらに安全にしておくべきだと思います。

使い勝手として一番良さそうなのは、B列以降を行単位でドラッグ＆ドロップで移動できる（A列は固定）ようなものだと思いますが、普通のエクセルの機能だけでは実現が難しいですね。
仮に実現できたとしても、何らかのトラブルや変更があった時に、質問者様の理解できる範囲の仕組みにしておかないとお手上げになってしまいます。

実際に必要な内容がわかりませんが、仮にご質問文だけで全てと仮定して、良く使われているエクセルの機能だけで実現できそうなことを考えてみました。
　1）操作できる範囲を限定する（誤操作防止）
　2）元データを保護する
　（誤操作で消したりしても、原本は残す）
　3）おかしな状態（入力値など）は一目でわかるようにする
などでしょうか？

文章だけではわかりにくいかもしれないので、簡単な例を添付します。
作業内容がわかっていないので、あくまでも例として考えてください。
また、説明が長ったらしいですが、最初に一度セットするだけと考えれば、多少の手間は問題ではないと想像します。
（とは言っても、サンプルを作成するのに10分はかかっていません、この回答を書く時間の方がはるかに長くかかっています（笑））

構成として、別のシートに氏名その他の一覧リストを作成してこれを原本とし、部屋割り（？）表示のシートはこの原本シートから関数で参照する仕組みとします。
（例えば、原本のリストを「名簿」とでも名前定義しておきます。）
個人を識別するのは氏名でも良いのですが、同性同名の方がいらっしゃる場合もあるので、個別のID番号が設定されているものとします。
（極端に言えば、特別なIDを振らずに名簿の行番号をIDと考えることもできます）

図は、ご質問にある部屋割りのシートのイメージです。
操作者が操作するのはIDのみとしたいので、その他の列は保護をロックにして、シートの保護をかけておきます。
（※これで、B列以外は操作できなくなります。
　個人情報の修正等が生じた場合は、限られた人が原本の名簿を修正する。）

IDを入力したら、自動的に必要な個人情報を表示できるようにC列以降に関数式を設定しておきます。
単純にリストを参照するだけなので、VLOOKUP関数などを利用することで比較的容易に設定できます。
例えば　=VLOOKUP(B2,名簿,1,0)　のような設定をして、オートフィルするイメージです。
（※これにより、IDの入力に連動して残りの情報が表示されます。
　また、誤操作等で部屋割りの情報を消したとしても、元の名簿の情報が消えることはありません。）

注意を惹きたい状態が生じた時のために、条件付き書式等を利用して目立つ表示にすることが可能です。
例1）名簿にないIDを入力したとき
　図の11行目で名簿にないのでエラー表示（#N/A）になってます。
　まぁ、これだけでも充分目立つとも言えますが、ダメ押しに
　　=ISERROR(C2)　で赤地に白文字になるような設定をしてあります

例2）重複IDがある場合
　B列に =COUNTIF(B:B,B2)>1 のような条件設定と書式設定をすることで可能です

ご質問にある、部屋の移動の操作を考えてみると、例えば101号のC氏を104号に移動する場合は、104号の空欄にIDを入力し、101号のIDを消去すれば作業終了です。
図のように削除忘れの状態だと（重複しているので）、上記の書式設定で強調表示されます。

例示しているのはここまでですが、必要な人がすべて記入されているか（間違って消したままになっていないか）のチェックは行っていません。
これも必要であるなら、名簿で人数を拾えればそれと照合することで、「人数があっているかどうか」のチェック程度は簡単に行うことができるでしょう。

図で例示したものはあくまでも例ですので、実情に合わせて質問者様が考案してください。
また、エクセルの情報はネットに溢れていますので、わからない機能などがあれば、上述の単語などをキーワードとして検索すれば、いろいろな使い方の説明が見つかると思います。

更に安全性を高めるためには、一定期間ごとにファイルのバックアップをとれるような仕組みにしておくことでしょうか。

yokomaya · Answer

＞ピボットテーブルにて「昇順」し部屋変更しています。
何でしょう？
ピボットテーブルと部屋変更の関連が見えません。
そもそもピボットテーブルは集計とかの手段で
何に使っているのか見えませんけど、このデータだと
部屋ごとの人数カウント位？
集計は出来てもそれはやっぱり変更結果を
集計するだけでピボットにて変更では
ないですよね？

＞ただ、部屋番号の変更操作においては、101号室 A氏を102号室に移動する際、
A1セルのA氏の101→102へ、A6セルの102の空欄を102→101へ変更し、「昇順」を選択し、移動させていますが、多少の手間があり、空欄の部屋番号の移動忘れなどが問題となっております。

なに、まどろっこしいことしてるんでしょう？
B2のA氏を切り取ってB6に貼れば終わりなのに？

定員うんぬんもそんなやり方しなければ
起こり得ない問題かと。

fujillin · Answer

こんにちは

固定であるべきはずの部屋番号を変え、ピボットテーブルで揃える（？）という方法が、ご提示の問題の根本原因となっていると思います。
（変えるべきでないものを手作業で変更して、間違えを起こしている）

単に目先の便利さだけを求めるのではなく、人の作業には誤操作がつきものであるとした上で、それでも、できるだけ安全でかつ簡単な操作で管理できる方法を再考すべきと思いますが？

yokomaya · Answer

1つの案を提案します。
A列は別のシートに移動させ
A列は空にしておきます。
その上でその別のシートのA列をカメラのリンク貼り付けであたかもあるように見せておきます。
実際の個人の移動は行を切り取って貼り付けるこれでいかがでしょうか？

ママチャリ · Answer

パソコンに不慣れな方が多いということですが、移動を自動化することで、さらに混乱を招くような気がします。
そこで、自動化はしないで、矛盾がある場合のエラー表示だけを考えてみました。
エラー表示は、条件付き書式で矛盾がある部屋番号に色を付けます。

まず、別シートを作って（ここでは、Sheet2とします)、A列に部屋番号を並べます。
次に本来のシートのA列を列選択して次の条件付き書式を設定します。

=COUNTIF(A:A,A1)<>COUNTIF(Sheet2!A:A,A1)

これにより、部屋番号が多い（または少ない）場合、部屋番号のセルに色が付きます。

ちなみに、多い場合と少ない場合で、それぞれの書式（別の色）を設定すると、さらに分かりやすくなると思いますので、工夫してみて下さい。
ちなみに、添付画像は多い場合を赤、少ない場合を青で塗りつぶしたものです。

エクセルで部屋番号や個人情報の行を簡単に変更・移動させる方法を知りたいです。

＞ピボットテーブルにて「昇順」し部屋変更しています。

こんにちは

ANo2です。

1つの案を提案します。

パソコンに不慣れな方が多いということですが、移動を自動化することで、さらに混乱を招くような気がします。

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