電子請求書を送ったら原紙をほしいと言われてしまいました

Question

小さな事務所です。

以下の方法で電子請求書を作成しメールに添付して送ったところ、
お客様より「原紙を郵送してほしい」と言われてしまいました。
「メールに添付したものが正式な請求書です」と回答して問題ないでしょうか。

①Wordで作成した請求書をプリントアウトし、社印を押印し、
　スキャナーで取り込みPDF化しました。
②書き込み不可のパスワードでセキュリティを掛けました。

①に問題があるようでしたら、電子印鑑でPDF化することを検討しようと考えています。

わかりにくい質問ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

ROKABAURA · Accepted Answer

電子書類には　様々な問題がある。
・紙ベースの請求書との混在により　処理が複雑化する。
・知識があれば簡単にロックが解除でき　偽造が容易い
・担当者のみが把握してブラックボックス化し　管理者の把握が難しい
・オール電子化は紙書類をスキャナーで取り込む必要がある
・文字認識ソフトの間違いで　とんでもない間違いが発生する

「お任せあれ」と言うほど　お任せできないのだ。
だから郵送も行うべき。

やらないのであれば　相手が判断する事だが　「この会社は不親切だ　今後はやめよう」となるかもしれない。

fadklsj · Answer

原紙にこだわるところには素直に送ればいいんです。
いろいろ法律が新しくなっても古い人の固い頭は治せません。

逆に硬直化した思考回路を持っている相手は
コロコロと発注先を変える気力もありません。
手間暇も顧客管理の一つだと割り切ればいいのです。

請求書の作成にはExcelを使う方がいいとは思いますが・・

mukaiyamo · Answer

＞電子請求書を作成しメールに添付して送った…

電子帳簿保存制度の趣旨をはき違えてはいけません。
電子帳簿保存制度とは、あくまでも自社での紙文書を電子化できるよう定められたものであって、仕入元や顧客に電子文書で配布・送付せよとの意図ではありません。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

＞①Wordで作成した請求書をプリントアウトし、社印を押印し、スキャナーで取り込みPDF化…

ずいぶんと遠回り、まどろっこしいことをしているのですね。
Word から直にPDF化すれば良いだけです。
自社の控え・保存分に社印など必要ありません。

まあ、ここは「けがの功名」。
あなたのところでは紙保存は無用でゴミにするのでしょうから、これをそのまま郵送すれば良いのです。

84円か 120円の切手代は必要になりますが、そのくらいの経費を惜しんではいけません。

＞①に問題があるようでしたら、電子印鑑でPDF…

論点がずれています。
お客様は紙の請求書が欲しいと言っているのです。

これがもし、あなたと顧客との立場に大きな段差・格差があるのなら、
「今後、請求書等はすべて電子送付のみとします。紙の正規有書をご希望の方は○○円を別途負担していただきます。」
で通るでしょう。

たとえば、NTTやKDDIと一電話利用者との関係に匹敵するなら、電子配布で押し通せば良いのです。

そんな大きな会社・組織ではないというのなら、お客様優先をモットーにしなければいけません。

Wabu_478 · Answer

問題ないかどうかは相手次第
「原紙を送ってこないなら支払いは出来ない」と言われるかもしれない。
そう言われたときにどうするかは、あなたの会社側の問題。

電子印鑑にしても問題は解決しない。相手が欲しいのは電子データじゃなくて「紙」なんです。

tobirisu · Answer

受取った側としてはコピーと同様だからでしょう。

自分のところで出力したのは、「コピー」であって、「社印が押てある正式の書面」にならない。
だから社印が「生」で押してある請求書を提出してくれ、ということです。

世の中全部が、電子ファイルで処理してるわけじゃないです。
電子ファイルは誰でも、何通でも送れるます。
今はまだ、紙の方が証拠書類として信頼性が高いのです。

社印を押した請求書を郵送しましょう。

なつ生 · Answer

先方の社内処理で原紙でまわさないといけない、などのケースもあり
各社のルールなのでそこは法的に文書として成り立つか、とはまた別の話かと思われます。
請求書ということはお客様でしょうし

紙でももらってデータで返してくる
またはその逆など
いろんなお客様がいます
さらにはうち専用の伝票を使えとか
請求書の書式を使えとか…

ここでいくら問題ないと言われても
先方がそれで良いかはまた別な話です

電子請求書を送ったら原紙をほしいと言われてしまいました

電子書類には 様々な問題がある。

原紙にこだわるところには素直に送ればいいんです。

＞電子請求書を作成しメールに添付して送った…

問題ないかどうかは相手次第

受取った側としてはコピーと同様だからでしょう。

先方の社内処理で原紙でまわさないといけない、などのケースもあり

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