請求書の郵送方法について教えてください

請求書の発行を毎月2～3件程度ですが行います

信書のため相手先に送付する際に封筒に「請求書在中」と印を押して
「普通郵便」にてポスト投函しておりました。

そこで配達記録や簡易書止もしくは速達で送付したほうが良いのでしょうか?

先日、たまたま土日を間に挟んだため、いつもより少し到着が遅れてしまい客先より
問い合わせがありました。その際に記録がない普通郵便では「送りましたよ」としか
回答が出来ずにこれでは信用的にマズいのかと疑問があり質問させて頂きました

21年に郵便の制度も変わり以前より1～2日程度到着が遅くなり
昔の感覚で発送物の到着が遅いと思われる方が多いようで
上の客先からの問い合わせもその傾向があり。。。

ネットでは色々と書いてありますが、一般的な話が見当たらず
電子発行やらの広告主体で記事の信頼性が無くこちらで質問させて頂きました

経理などの経験のある方など現場的な話をお聞かせ頂ければ幸いです

配達記録や簡易書き止め、速達で送付した方が安心なのは理解しておりますが
各会社様はいかがでしょうか？
是非教えて頂ければ参考にさせて頂きます

個人的には速達はやりすぎでしょうかね。送るなら配達記録が良いですかね・・・
アドバイスお願いします

No.3 ベストアンサー 回答者： satoumasaru 回答日時： 2023/03/27 10:57

これまでの私の仕事の経験では、請求書を簡易書留でもらったという記憶はありません。

簡易書留ですと郵送料が高いですから、通常は普通郵便ですね。

高額な場合だったら「簡易書留」というご意見もありますが、それほどの高額だったら営業の人が挨拶をかねて請求書をもってくるのが普通です。

請求書については、相手の締め日にあわせて余裕をもって発送すれば十分でしょう。
速達でおくるのは「早く金を払え」と督促しているようでやりすぎだと思います。

この回答へのお礼

速達でおくるのは「早く金を払え」と督促している。。。全くの同感です！

もらう側を考えれば、当方も請求書を受け取ることは頻繁ではありませんが普通郵便で受け取ることが多いでしょうかね。。。毎月定期的に受け取ることはない業種でしっかりと見ていませんでしたが、少なくとも速達で受け取った経験はありません

簡易書止も受け取れない際に不在票やらで相手側迷惑がかかるし
自分もそんな風に信書を受け取った経験はありません

やはり通常は普通郵便が一般的なのでしょうかね
心配なら特定記録で送るか(当方の確認用として)

ただ送る際に切手貼ってポストに投稿ができずに郵便局に出向く手間が発生するのが嫌ですね。。。

経験談を有難うございます

お礼日時：2023/03/27 11:40

No.5 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2023/03/27 16:50

そうですか。

それはそのお客様がずいぶんとせっかちなのですね。

20日締めなら請求書は月末まで、支払は翌月 10日が一般的です。
翌月 20日ぐらいまでは大目に見ないといけませんけど、翌々月とは一般的な商慣習として長すぎます。

この回答へのお礼

そうなんですよ。いままでは急かされる事は無かったのですが今回に限っては。。。。ただ、一般的な情報が知りたくて質問した次第です。ネット情報では簡易書留を利用すれば客先の信用力も上がりますし利用すべし！と記載があったり、、、本当によくわからなくなります

当方は一人法人で商取引も少なく、固定客相手なので情報が少なく、自分の常識が世間の非常識なのかという不安があります

ただ、早め早めの送付は心がけます
ご回答ありがとうございます

お礼日時：2023/03/27 17:05

No.4 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2023/03/27 11:29

＞配達記録や簡易書止もしくは速達で…

請求書では、見たことがありません。

＞たまたま土日を間に挟んだため、いつもより少し到着が遅れて…
＞21年に郵便の制度も変わり以前より1～2日程度到着が遅く…

って、そもそもお客様の支払 (振込) 予定日に何日ほど余裕を見て送っていますか。

お客様が大きな企業だと、「請求書は毎月△日まで」と指示されることも多いです。
年末年始や5月連休、夏休み時期以外は、△日の前週同じ曜日までに投函しておけば、まず大丈夫なはずです。

＞送るなら配達記録が良いですか…

かえって迷惑です。
郵便屋さんが来る度に事務員さんは手を休め判子を押さなければいけなくなるのです。

そんなことより、これまでより余裕をもって早めに出すようにしましょう。

この回答へのお礼

20日締めで21日に客先担当者と伝票確認を行い請求書発送が22日ですね。遅いのではと問い合わせがあったのが27日朝です(25,26と土日を間に挟んでいます)

長年このペースで送付していたのですが今回はたまたま先方の問い合わせがありましたので気になってこちらで質問させて頂きました

決して発送が遅いわけではありませんよ
支払いも翌々月ですし。。。

やはり先方の手間を考えると普通郵便で送るのが一般的ですよね

早くというか直ぐに発送はするのは基本ですね！

有難うございます

お礼日時：2023/03/27 11:58

No.2 回答者： HONTE 回答日時： 2023/03/27 10:47

配達記録は廃止です。

よりコストが嵩む
簡易書留が確実かと思います。

この回答へのお礼

特定記録ですね

簡易書き止めはコストもかさみますから
確認用と割り切って特定記録がよさそうですなね

お礼日時：2023/03/27 11:33

No.1 回答者： ameriot 回答日時： 2023/03/27 10:45

配達記録や簡易書留、速達で送付することで、到着の確認がしやすく、信用性が高まります。

特に、大きな金額に関わる場合や、重要な書類の場合には、安全性を高めるために配達記録を利用することをお勧めします。また、普通郵便では配達の保証がないため、誤配達などが起こった場合にはトラブルになる可能性があるため、配達記録を利用することが望ましいです。ただし、速達は費用が高くかかるため、必要な場合にのみ利用することをお勧めします。各企業では、配達方法についてルールが設定されている場合がありますので、まずは自社のルールを確認してみることをお勧めします。

この回答へのお礼

有難うございます
トラブル回避で記録があるのは送った送らないの言い争い回避で重要ですよね。

特定記録での発送を検討しようと思っています

お礼日時：2023/03/27 11:32