中小企業の社内文書を作成をしているのですが。(メールで
送ることが多いです)
どうも堅い文章が苦手で困っています。
以下の文書でおかしいところがあればなおしていただけませんか?
よろしくお願いします。
(会議について以前も皆さんに、案内文書を送っているのですが
、リマインダという形で再度案内し、
皆さんがどの日に出席するのか確認する名目の文書です。
必ず送っておくように上司にいわれていて、困っています
よろしくお願いします)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●部各位
以前もメールにてご案内させて頂いておりますが山田さん主催の
会議について、下記の通りご案内いたします。
日程 11月1日 又は 11月2日
o 1日か、2日どちらか、都合の良い日を選んでご出席ください。
時間 15:00-16:00
場所 ●×会議室
お忙しいところをお手数ですが、1日か、2日、どちらに出席
されるか明記の上、必ずお返事をお願い致します。
全員参加必須の会議です。お忙しいとは存じますが必ずご出席をお願い致します。
宜しくお願い致します。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
No.4ベストアンサー
- 回答日時:
質問文を元に下記案内文作成致しました。
お粗末ながら、参考になれば幸いです。
●●部各位
先般メールにてご案内させて頂いております山田様主催の会議の件、下記のとおり詳細が決定致しましたので、改めてご案内申し上げます。
日時:11月1日(土)または11月2日(日) 《どちらか一方を選択下さい》
15:00~16:00(両日共通)
於:●×会議室
※誠に勝手ながら、この会議は全員参加必須とさせて頂いております。万障お繰り合わせの上ご出席下さい。
尚、準備の都合もございますので、ご多忙中の折、大変恐縮ではございますが、〇月〇日××時までに△△課(担当▲▲)まで返答下さいます様、宜しくお願い申し上げます。
ご不明な点等ございましたら、△△課(担当▲▲)までお問い合わせください。
大変丁寧な回答をありがとうございます。
なんて書けばいいのか、いつも困るのでとても参考になりました!
本当にありがとうございます。
早速参考に文章を作成したいと思います!!
No.5
- 回答日時:
No.4さんの文例でほぼOKと思います。
ビジネス文書に不可欠なものとして、
・表題(No.4さんにはこれだけが抜けています)
今回なら『○○会議開催について(出席者再確認のため再送)』
・発信日付
・宛先、発信者(責任者名で発信した場合は別途連絡担当者名も明記)
・この文書の目的(会議開催を知らせるだけなのか、出欠報告を要請するのか等々)
・説明内容(会議の開催日時、主旨、所要時間等)
・出欠回答の宛先、担当者名、報告手段等
・文書の最後には必ず『以上』を入れる
簡潔かつ明確(誰が読んでも間違わないということが重要)に。
あとビジネス文書は基本的に「である」調です。
ありがとうございます。
簡潔に明確に。これは非常に大切ですね!!
皆忙しいので、長ったらしく読みにくいメールは
避けたいはずです。できるだけわかりやすく、すぐ読めるような
文章を心がけたいと思います!!
ありがとうございました。
No.3
- 回答日時:
ぱっと見た感じ、それほど悪くないな、とは思いましたが、
所々修正したほうがよいのでは?と思うところがあります。
文頭からすすめると…
●発信者氏名
会社に依って異なると思いますが
記載しておいたほうが無難です。
●書き出しについて
少し対外向けな感じがします。
「以前にもメールにて連絡いたしましたが」
で良いと思います。
ただし役職等にも送付する場合は別ですが。
また、下記のとおり、と来ると必ず「記」をおく必要があります。
「記」をおかない場合は、以下のとおり、でよいでしょう。
そして一番大事なのが、
この辺りに「全員必須」の記述をすることです。
一番言いたいことはなるべく頭のほうに載せるようにしましょう。
●質問の重複
どちらか出席の旨の問い掛けが二回でています。
一方を削除したほうがよいでしょう。
●締め
お忙しいかと思いますが、
○日までに(×)に返信ください。
以上…
とすればよいでしょう。
社内メールはなるべく簡潔にを心がければ大丈夫です。
頑張ってくださいね。
ありがとうございます。
トップの人にも出すメールなので、あまりフレンドリーすぎるのは
どうなのかなと思い、堅い書き方になってしまいました・・
おっしゃるとおり、言いたいことはなるべく頭のほうで言うべきですね。あと同じことを2回書かないようにしたいと思います。
お忙しいかと思いますが、●日までに返信ください、
でいいですよね。
本当に参考になりました!
ありがとうございました!!
No.1
- 回答日時:
「全員参加必須」の会議なのに2回も開催するのですか?
どちらかに参加すればOKなのですか?
1日目の会議で決定した事項が2日目で変更になったら1日目の人にはどう説明するのでしょうか?
ということで、「どちらか都合の良い日を選んで…」は変です。
「全員参加」なら業務命令でいいんじゃないんですか?
業務命令なら「ご案内…」は変でしょう、「連絡」又は「通知」で十分です。
業務命令なら「お忙しいとは存じますが…」は変でしょう。仕事をしている以上、忙しいに決まってます。
どちらも都合が悪かったら誰に連絡すればいいんでしょう?
「山田さん」に直接参加日を通知してもいいんですか?
会議の主催者又は関係者の連絡先は必須でしょう。
どうもありがとうございます。
全員参加なのですが、皆忙しく、1日だけでは皆集まらないので
、2回に分けてやることになったのです
業務命令なんですが、もう少しやわらかい言い方はないかなと
思いあのような書き方になりました。
また、都合が悪いときは、山田(仮名)に
直接メールしていただきたいと思います。
確かに誰に連絡すべきなのか、明確にすべきですね!!!
ありがとうございました。
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