差し込み印刷ができません(--)

お世話になります。ワード2003で差し込み印刷をしたいと思い、

以下のページを参考にしました。



http://pc.nikkeibp.co.jp/article/special/2009070 …



ここの図１０，１１のところで「差し込みフィールドの挿入」がうまくいきません。

図解だと名前、役職などのリストのいちばん上の項目が出るはずですが、

F1,F2とかの表示しか出ません。



ちゃんとエクセルのリストを作って、範囲指定をしているつもりなのですが、

そこで何かを間違えているようです。



でも図８はちゃんと表示されて、チェックを入れています。

わかりにくい質問ですみません。

差し込み印刷ができたら仕事がかなり効率化します。

どうぞよろしくお願いいたします。

No.4 ベストアンサー 回答者： bunjii 回答日時： 2013/11/23 08:58

>F1,F2とかの表示しか出ません。

典型的なデータベースの作成ミスです。
先頭行（1行目）が空欄の場合に起こる現象です。
そのままでも使用できますが、Excelデータの配置を正しく理解する必要があります。
差し込み印刷用のデータベースは1行目にフィールド名を置きます。
フィールド名が無いときは左から順にF1、F2、F3のようにF（フィールド）の何番目と言う表現になります。
差し込み印刷用の住所録はひな形があり標準のフィールド配置も定めていますので標準フィールド名に対応させれば同等に使用できるようになります。
住所録の行をレコードと言いますが、各レコードのフィールドはデータの種類（氏名、住所、会社名等）が一致していなければなりません。
差し込みデータとして不要なレコード（行）は印刷対象から除外すればデータベースを作り替えなくても利用可能です。

添付画像はWord 2013とExcel 2013での応用ですがOffice 2003でも基本的に同じです。

尚、会社の仕事は社内で学習会などを開いて相互に研鑽する努力をしてください。
仕事の効率化にはそれなりの時間と費用を掛けるのが本来の考え方です。
無料のアドバイスを受けるのは如何なものでしょう？

この回答へのお礼

詳しい説明をありがとうございました。
何とかなりそうな気がしてきました。

ただ、仕事で使う内容をここで質問してはいけないとなると、
ワードやエクセルに関する多くの質問が
できなくなりませんか？

宿題であれ仕事であれ趣味であれ、
丸投げの質問はNGです。わかります。

でもできるだけのことをしてあと一歩わからないことを質問するのは
問題ないと思います。

教えていただいて反論するのは礼を失するのは分かった上ですが、
他の方が質問しにくくなるのもどうかと思ったので
あえて反論させていただきました。

精一杯努力して、それでもあと一歩届かないところを
教え合う、そういうサイトだと思っています。

重ねてお礼を申し上げます。ありがとうございました。

お礼日時：2013/11/23 20:31

No.3 回答者： koko88okok 回答日時： 2013/11/22 22:45

> ここの図１０，１１のところで「差し込みフィールドの挿入」がうまくいきません。

> 図解だと名前、役職などのリストのいちばん上の項目が出るはずですが、
> F1,F2とかの表示しか出ません。

下記URLのページをご参照下さい。
2つ目の「タイトル、作るべからず」が、該当するのではないかと思います。

「Excel住所録 作成の落とし穴--こんな住所録作っちゃイカ～ン」
http://kokoro.kir.jp/know/meibo.html

「4つの落とし穴 正解」
http://kokoro.kir.jp/know/meibo2.html

「はがき宛名印刷や差し込み印刷に使える標準Excel住所録を作成」
http://www.geocities.jp/ogino2600x/1507-1.html

No.2 回答者： umnv2du 回答日時： 2013/11/22 22:44

F1が出るのは

エクセルのデータのファイルが正しく開かれていない可能性ありませんか？

正しくは…
«名前»«役職»　このように入るはずです。

手順は
「宛先の選択」→「既存のリストを使用」→ファイルを開いて（「シート１」のエクセルデータを開く）→「差込フィールドの挿入」（この時点で、ツールバーに「名前・役職」などが表示されます）

■誤りの可能性は、
(1)「アドレスの編集」でチェックはしてあるなら、エクセルのデータの「ｓｈｅｅｔ１」が選択されているかの、確認するのと
(2)「宛先の選択」で正しい、ファイルが開いているかの確認
(3)エクセルデータの保存場所・ファイル名の確認

エクセルの「F1」のセルは何も挿入されていないので出るのはおかしいですね
もう一度、エクセルデータを作成し直し
「A1」「B1」…の一番上の欄が出るように、手順に従ってやり直してみてください
結果のプレビューで確認してください

No.1 回答者： enunokokoro 回答日時： 2013/11/22 22:39

> ちゃんとエクセルのリストを作って、範囲指定をしているつもり

Excelのデータの作り方は、URL先のページと同じですか？
A1セルに会社名B1セルに部署名などのように、先頭行にフィールド名の
名前を配置して、他の行と違う書式を適用していますか？
http://kokoro.kir.jp/know/meibo.html
http://kokoro.kir.jp/know/meibo2.html

先頭行を正しく指定していないために、F1やF2などと差し込みデータが
表示されているのだと思います。