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エクセルデータをワード文書に差し込み印刷します。
この作業を自分が行った場合はエクセル、ワードファイルの保存先はわかると思いますが、他人が作った差し込み印刷で元データのエクセルファイルの保存先を探す場合どのようにしたらいいですか?
具体的には、人事異動で前任者が作成した差し込み印刷を使う場合データの修正が出てきます。そこで元データを修正したいのですがエクセルファイルの保存先がわかりません。

OS WinXP Pro
エクセル、ワードとも2003

「作成した人に確認する」という回答はなしでお願いします。

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A 回答 (5件)

こんばんは。



>作成した差し込み印刷を使う場合データの修正が出てきます。

「差し込み印刷バー」の「差し込み印刷のあて先」の中の、「編集」をクリックすればよいと思います。
その後、「最新の情報に更新」とすればよいはずです。

ところで、マクロですが、こんな簡単もので済むと思います。

Sub Test1()
Dim strSource As String
strSource = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Name
If strSource <> "" Then
'差し込み印刷のデータソースがなければ、出ません。
  MsgBox strSource
End If
End Sub

この回答への補足

こんな簡単なマクロがあったとは・・・

ではなく
こんな短いマクロがあったとは・・・
です。
失礼しました。

補足日時:2009/06/03 12:48
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
こんな簡単なマクロがあったとは・・・
一発で解決しました。

ちなみに
>「差し込み印刷バー」の「差し込み印刷のあて先」の中の、「編集」をクリック
は「編集」がクリックできない状態でした。
「差し込み印刷のあて先」でデータの編集ができるのですか?
重ねての質問ですがお願いします。

お礼日時:2009/06/03 12:47

こんにちは。



>「差し込み印刷のあて先」でデータの編集ができるのですか?

実は、以前のバージョンでは、DDE接続で出来るのは知っていたのですが、Excel 2003 になってからは、接続が違うので、出来ないと思い込んでいたのですが、クリックして、Excelのファイルが開いて、編集して、「最新の情報に更新」すると、Wordの方も更新されます。試しにやってみてください。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございました。
次回の機会にやってみます。

お礼日時:2009/06/04 13:45

ファイル名がわからない場合


差し込み印刷作業ウィンドウを開くとファイル名が表示されます。
ファイル名で検索したらいかが
「差し込み印刷の元データファイルの探し方」の回答画像3
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
マクロを使わずに簡単な方法でした。

お礼日時:2009/06/03 12:43

前任者のPCで確認するなら、こちら↓の方法もあるようです。



Wordの差し込み印刷、元データーの確認
http://oshiete1.goo.ne.jp/qa2849955.html
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    • 1
この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
こちらの質問の回答を参考にマクロを試したいと思います。

お礼日時:2009/06/03 12:40

(1)通常は、○○のドキュメントにファイルします。

(2)元データのファイル名称が分かれば「検索」欄に記入(例=住所録)すれば、表示されます。
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    • 0
この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
説明不足ですみません、元データのエクセルファイルのファイル名がわからない場合での質問です。

お礼日時:2009/06/03 12:36

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Aベストアンサー

わたしも以前から知りたかった機能で、改めて方法を探してみたのですが、見つからないのでマクロを作ってみました。
以下のマクロをNormal.dotかなにかに保存して、ツールバーに割り付けておくことで、差込データの場所を知る機能を得ることが出来ます。

環境はWord2003, Excel2003(差し込みデータ) で作成しました。

マクロの保存の仕方や、ツールバーへの割り付け方がわからなければまた聞いてください。
あるいは別の質問項目を立てても良いと思います。


'----以下マクロ

'差込データのファイル名をステータスバーに表示
Sub ShowMailMergeDataPath()
Dim Statements
Statements = Filter(Split(ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ConnectString, ";"), "Data Source=")
If UBound(Statements) > -1 Then
Application.StatusBar = Replace(Statements(0), "Data Source=", "")
End If

End Sub

'差し込みデータのあるフォルダを開く
Sub OpenMailMergeDataFolder()
Dim Statements
Statements = Filter(Split(ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ConnectString, ";"), "Data Source=")
If UBound(Statements) > -1 Then
Dim fso
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Dim FolderPath As String
FolderPath = fso.GetParentFolderName(Replace(Statements(0), "Data Source=", ""))
Shell "explorer """ & FolderPath & """"
End If

End Sub

わたしも以前から知りたかった機能で、改めて方法を探してみたのですが、見つからないのでマクロを作ってみました。
以下のマクロをNormal.dotかなにかに保存して、ツールバーに割り付けておくことで、差込データの場所を知る機能を得ることが出来ます。

環境はWord2003, Excel2003(差し込みデータ) で作成しました。

マクロの保存の仕方や、ツールバーへの割り付け方がわからなければまた聞いてください。
あるいは別の質問項目を立てても良いと思います。


'----以下マクロ

'差込データのファイ...続きを読む

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イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
Xの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,2,FALSE)
Yの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,3,FALSE)
Zの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,4,FALSE)

---
結果

送り状

住所山田 三郎
氏名東京都江東区

品物かばん

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
ここで
VBE画面で標準モジュールに
Sub test01()
For i = 1 To 2 '人数分
Range("H1") = i
Range("A1:G20").PrintOut '印刷範囲は各人同じとする
Next i
End Sub
を張り付け、実行する。
山田、植田分の紙が2枚印刷されました。
これは質問者はVBAの経験も無いでしょうと、最低限にしてあります。
VBAを勉強してください。
別ブックにある名簿を対象などは複雑になるので避けています。

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

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QWord差し込み印刷、フォルダの保存場所を変更すると

Wordで差し込み印刷をする際に、フォルダの保存場所を変更すると、
再度、差し込みデータの設定が必要になってきます。

これを避けたいのですが、なにかいい方法はないでしょうか?

使用しているファイル
・元データ(Excel)
・差し込み先1
・差し込み先2

上記のファイルがあり、元データの項目を参照して、
Word側のアドレス帳の編集から、フィルタをかけ差し込むデータを分けています。

そのため、データファイルの設定だけではなく、
データ項目の設定もする必要があるため、保存先を変更すると面倒な状況です。
共有ファイルには入れたくないファイルです。
また、データの更新が常に必要なファイルでもあります。
細かい文字設定等も必要なので、差し込み先のファイルをExcelで作ることも、
難しい状況です。
例えば、テキストボックスの中に表を作ったりすることが必要。

http://oshiete1.goo.ne.jp/qa4142966.html
こちらの質問を読みと、
>差し込み印刷用のデータファイルを絶対パスで記録している(相対パスで記録していない)ようで
とありますが、
なんとか、相対パスで記録する裏技のような方法はありませんか?

Wordで差し込み印刷をする際に、フォルダの保存場所を変更すると、
再度、差し込みデータの設定が必要になってきます。

これを避けたいのですが、なにかいい方法はないでしょうか?

使用しているファイル
・元データ(Excel)
・差し込み先1
・差し込み先2

上記のファイルがあり、元データの項目を参照して、
Word側のアドレス帳の編集から、フィルタをかけ差し込むデータを分けています。

そのため、データファイルの設定だけではなく、
データ項目の設定もする必要があるため、保存先を変更...続きを読む

Aベストアンサー

こんにちは。

> Wordで差し込み印刷をする際に、フォルダの保存場所を変更すると、
PC環境が変われば変わりますから仕方がないのは分かりますが、もともと、差し込み印刷用のデフォルト・フォルダというのは決められているはずですから、あまり場所を移動するということは避けたほうが良いのではないかと思います。

ここがデフォルトです。(以下はデフォルトパスに設定しています)
C:\Documents and Settings\{User ID]\My Documents\My Data Sources\

リンク先の「08/07/01 13:09質問番号:4142966」の Office 2000 とOffice 2003 ですと、デフォルトの設定は違ってきてしまいます。

なお、差し込み印刷用のフィールドはすでに存在して、実際にデータが変更できていることが条件です。

'-------------------------------------------
'ThisDocumentモジュール
'実行するとダイアログが立ち上がって、テーブルを選択してください。リンク先が変わります
Sub ChangingDataSourceLink()
  Dim myPath As String
  Dim myData As String
  Dim Mydoc As Document
  
  Set Mydoc = ActiveDocument
  
  myData = "DateData.xls"
  'パス名(SpecialFolders は、User ID の下のMyDocuments までの取得している)
  myPath = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders("MyDocuments") & "\My Data Sources\" & myData
  If Dir(myPath) = "" Then
    MsgBox myPath & vbCrLf & "ファイルが見つかりません。", vbInformation
  Else
    On Error Resume Next
    With Mydoc.MailMerge
      .MainDocumentType = wdFormLetters
      .OpenDataSource Name:=myPath, LinkToSource:=True, _
      AddToRecentFiles:=False
    End With
    On Error GoTo 0
  End If
  Set Mydoc = Nothing
End Sub

こんにちは。

> Wordで差し込み印刷をする際に、フォルダの保存場所を変更すると、
PC環境が変われば変わりますから仕方がないのは分かりますが、もともと、差し込み印刷用のデフォルト・フォルダというのは決められているはずですから、あまり場所を移動するということは避けたほうが良いのではないかと思います。

ここがデフォルトです。(以下はデフォルトパスに設定しています)
C:\Documents and Settings\{User ID]\My Documents\My Data Sources\

リンク先の「08/07/01 13:09質問番号:4142966」...続きを読む

QWordの差込印刷のデータソースを確認する方法

Word2003、Windows XP SP2を使用しています。

他人が作ったファイルですでにデータソースを参照しているファイルがあります。
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Aベストアンサー

何を知りたいのかが理解できていないので違うかもしれませんが、以下
の過去ログが参考になりませんでしょうか?

Wordの差し込み印刷、元データの確認
http://oshiete1.goo.ne.jp/qa2849955.html

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下記URLのページをご参照下さい。

「差込印刷で桁区切りカンマを表示する-\# #,##0」
http://www.relief.jp/itnote/archives/003031.php

「Word 2010 でフィールド コードを挿入、書式を設定する」
http://office.microsoft.com/ja-jp/word-help/HA101830917.aspx

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エクセルのIF関数で文字が入力されていたならば~、という論理式を組み立てたいと思っています。

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この『どんな文字でも』の部分に何を入れればいいのか教えてください。

またIF関数以外でも同様のことができれば構いません。

宜しくお願いします。

Aベストアンサー

=IF(ISTEXT(A1),"",B1-C1)

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Qwordの差し込み印刷で文字が0と表示されます

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(その列の数字データは表示されます)
どうしたら文字が表示されるのでしょうか?

Aベストアンサー

数字以外が表示されない差し込みフィールドがあるということでしょうか?
Excel側のデータがおかしくなっているのか、Word側の問題なのか定か
ではないですが、差し込み形式をDDEにしてはいかが。

Wordのバージョンが2002以降だと、初期の差し込みでのデータの形式が
OLE DBになっているので、Excelの表示のままで差し込まれないことが
あります。

Excelのデータを差し込みすると、日付、電話番号、および通貨が正しく
表示されない場合の対処方法
http://support.microsoft.com/kb/882154/ja

上記の設定をしても文字が表示されないなら、Excelデータがおかしい
ので、Excel側の修復が必要でしょうね。

QWord差し込み印刷で2ページ以降が印刷できない

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例えば、1ページに21個のラベルを印刷できるように設定し、
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63/21=3ページ印刷・表示できるとの認識ですが、
1ページ目しか印刷できません。

どなたか、アドバイスをお願いいたします。
ちなみに、作成方法は下記サイトを参照しました。

ttp://hooktail.org/computer/index.php?Word%A4%C8Excel%A4%C7%B0%B8%CC%BE%A5%E9%A5%D9%A5%EB%B0%F5%BA%FE

Aベストアンサー

差込印刷というのは結構ハードルが高いワザです

ラベル印刷だけならフリーのテンプレートなど使うのも手です

宛名ラベラー
http://www.vector.co.jp/soft/win95/writing/se265659.html

ソフト詳細説明

・宛名ラベル,はがきや封筒の宛名を印刷。
・宛名ラベルはA4-10面,12面,18面,21面に対応。
・ラベルの途中から位置を指定しての印刷も可能。
・一人の人を全面に印刷することも可能。
・敬称の変更,連名にも対応。
・印刷プレビューを確認しながらの印刷も可能です。
・エクセルファイルなので様式の変更も簡単。
・いろいろな宛名印刷ソフトがありますが,「エクセルは使えるけどめんどくさいのは勘弁!」という方にぴったり。
・エクセルをさわったことがある人なら操作はとても簡単です。
・Vista&Excel 2007に対応しました。


動作環境ソフト名:宛名ラベラー
動作OS:Vista,XP,WinMe,Win2000,Win98,Win95
機種:汎用 
種類:フリーソフト
作者:田中 博幸

Windows98でも動くようです

差込印刷というのは結構ハードルが高いワザです

ラベル印刷だけならフリーのテンプレートなど使うのも手です

宛名ラベラー
http://www.vector.co.jp/soft/win95/writing/se265659.html

ソフト詳細説明

・宛名ラベル,はがきや封筒の宛名を印刷。
・宛名ラベルはA4-10面,12面,18面,21面に対応。
・ラベルの途中から位置を指定しての印刷も可能。
・一人の人を全面に印刷することも可能。
・敬称の変更,連名にも対応。
・印刷プレビューを確認しながらの印刷も可能です。
・エクセルファイルなので様式の変更も簡...続きを読む


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