事務仕事を早くさばくコツは？ 私は営業職です。作業が遅いこともあって事務仕事に時間を取られてしまい、

事務仕事を早くさばくコツは？
私は営業職です。作業が遅いこともあって事務仕事に時間を取られてしまい、営業活動の時間が減るという本末転倒な状態です。(もちろん見積り作成など営業活動のための事務処理もありますが)
どのようにすれば事務仕事を早くこなせるのでしょうか？

1日のメール数は20件くらいを送信します
電話は5件程度
トラブルや大口案件は考え込んでる時間もあります
英語のメールとかは特に返信に時間がかかります(英語は喋れません)
資料作成とか怒られて凹んでたりしたら、あっという間に20時くらいになります

アドバイスお願いします

No.3 回答者： kazu0801 回答日時： 2018/07/29 09:49

図書館や本屋やデパートの商品のレイアウトはどうしていますか。

利用者がすぐ検索し手に取れるようにしてるでしょ。
分類し、重要度に分け優先順位を決めスケジュール管理をすること。
人は同時に多数の処理はできない。聖徳太子はできたようだけど。
ならば１件ずつ集中して処理するしか無いでしょ。
常に進捗度のチェックをすること。
同時に対応する案件は準備段階と決定段階を区別すること。
１件に集中しすぎると他が疎かになる。
将棋と同じ、先を読むこと。経験があれば読めるようになる。
全てが想定内となりますよ。

No.2 回答者： rossonoir 回答日時： 2018/07/27 22:18

事務職です。

貿易事務職なので見積りから書類作成まで一連の流れをやりますが、メールは１日平均ひとり500通はきます。
見積りの過去歴などは探せませんか？
新規のお客様でない限りは過去歴に色をつけるくらいで対処、
トラブルやクレームはひとりで抱え込まないで上司に相談しながら。
資料作成は、私は他部署のかたが作ったものも参考にしながら作りますが、
質問者さまは営業さんなので、
まずは顧客の要求をよく聞くこと。
そして実務担当者に可能かどうかを並行して聞き、業務を割り振る…。と「言うのは簡単」みたいなことを書きましたが、
私はメールのやり取りのほうが多いので、なるべく簡潔に会話が進むよう心がけています。
LINEのようなぶつぎれではなく、
箇条書きで「ひげことば(え～と、要するに、みたいな余計な単語)を入れずに丁寧に」を心がけ、すぐにお返事できないようなことは「いったんお預かりして後程連絡致します」のようなレスポンスにすれば自分も落ち着けるし相手の印象も変わると思います。

頑張ってください！

No.1 回答者： moon-and-star 回答日時： 2018/07/27 21:27

タッチタイピングは？

キー入力を早くする。
　　　
メールは定型文の部分を作ったテンプレートを使う。