業務の管理方法についてアドバイスください。 1歳下の新入社員に業務引き継ぎをしている者です。 発生し

業務の管理方法についてアドバイスください。

1歳下の新入社員に業務引き継ぎをしている者です。

発生した事柄によって、あらゆる手続きをしないといけないのですが、それを可視化する方法について。
私は今まで、7割がたExcelで進捗状況を管理し、特に重要なのはメモ用紙でダブル管理をしていました。
今回引き継ぐ相手は、PC慣れしていないのか、ここ数週間仕事をしてきて、Excel管理は難しいかもと感じました。

そう言う相手には、初めのうちは紙でリスト化させて管理してもらうと言うようにした方がいいでしょうか？
紙のほうが形には残るのでいいとは思うのですが、自分がずっとExcel派だったので、どうしたらいいか悩んでいます。

仕事を嫌になってほしくはないので、やりやすい方法を提案してあげたいと思ってます。

No.4 回答者： e.ttom 回答日時： 2024/01/10 21:42

紙でリスト化させるという提案は良い選択肢です。

紙は形に残るだけでなく、PCに慣れていない方にとっては使いやすいかもしれません。

紙で管理する場合でも、情報を共有するために一定の体系やルールを作っておくことが重要です。

例えば、重要なタスクや状況を分かりやすくマーキングする方法や、進捗状況を定期的に共有するための会議や報告書などの手段を検討してみてください。

新入社員がPCに慣れてきたら、Excelなどのデジタルツールも導入することも考えられます。

新入社員の能力やニーズに合わせた形で、段階的に移行していく方法も検討してみてください。

最も重要なことは、新入社員が仕事を嫌にならずにやりやすい環境を提供することです。

コミュニケーションを大切にし、適切なアドバイスやサポートを行ってください。

それにより業務の効率性や効果性が向上することでしょう。

私の場合は、交換ノートを作り毎日の実施業務内容や分からないことを書かせていました。
私の技術開発右門の、習慣でした。

いろいろな方法で、トライしてください。
情報を残すことは大切です。

No.3 回答者： momoituka 回答日時： 2024/01/06 10:56

エクセルを教えるべきですよ～。

入力する場所を赤枠で囲うとか
こことここへこれを打ち込む。
という事をマニュアル化して紙に落として渡す。
それを見ながら遣らせてみる。
慣れるまでは横に居て見守る。
それしかないと思います。
法則さえつかめれば紙よりは楽ですもの。
教えるには根気しかないです。
私はそうしております。
必要事項を書き出して渡し
マニュアル通りに遣らせて見守る。
必要な例になる書類を写真に残し赤丸で囲って
この部分をここに打ち込む。
手がかかるけど慣れるまでは仕方ないもの。
間違ったら即直させる。
全て相手に遣ってもらう。
失敗から学ぶ事の方が多い筈だもの。
一番気を付けている事は
嫌な顔をしない。
面倒がらない。
嫌味を言わない。
相手を褒めながら遣っていくしかない。
それが今の自分に課せられた仕事だと強く思う事。

No.2 回答者： ele_sheep 回答日時： 2024/01/05 23:53

EXCEL管理と紙リスト管理では、データの質が等価でないので業務引き継いでいるようには見えません。

新入社員のレベルに仕事のレベルを合わせて下げるのは会社の将来が心配になるで避けるのがセオリーですが、人材確保も難しいので 上司と相談された方がいいと思いますよ

No.1 回答者： mimon01 回答日時： 2024/01/05 23:38

業務を教えるよりもExcelを教えた方が速そうに思えます。

Excelで業務管理していると言っても、VBAでプログラムを組んでいた訳ではないでしょうから、基本操作や簡単な関数くらいなら、1日あればマスターできますよ。