メールアドレスは1つ、見るのは複数人。ミスなく正しく確認してもらう方法はある？

美容系のお店で事務をしています。
お店と事務所は別の場所にあり、メールや電話でやりとりします。

そのメールなのですが、お店用のアドレスが1つだけあります。
スタッフは6～7人居ます。
すると「Aさんに宛てたメールをBさんが開き、Aさんに『メール来てたよ』と伝え忘れる」のような事がちょくちょく起こります。
これをどうにかしたいのですが、いい方法はありますでしょうか？

個人のフォルダを作り、件名か本文でフィルタをかけたら？とも思ったのですが、
・担当が複数人居る
・担当が誰だか分からない／誰でもいい
という場合もあるので難しいかなと思い頓挫しています。

いい方法があるよという方、ぜひ教えてください。

※メールソフトはThunderbirdです。
※お店のスタッフは全員パソコン初心者です。
※私がお店に行き設定等することは可能です。

No.1 回答者： 小学6年生 回答日時： 2019/04/22 11:10

フィルターを掛けたものをスタッフ個々のメールアドレスに転送する

ただフィルターは完璧に機能するわけではないので2重確認は必要になると思います。

No.2 回答者： ぷらぐろまあ 回答日時： 2019/04/22 11:12

個人ごとにメールアドレスを持ってもらい(こっちは個人用のスマホメールでも可)、

今のアドレスはaliaseかmailing listにしてメールを共有してもらうのが無難では？

No.3 回答者： trajaa 回答日時： 2019/04/22 11:14

受け口のメールアドレスは、店舗の代表アドレスにしておき

そのアドレスに送られたメールを、所属するスタッフそれぞれのメールアドレスに自動転送する
という方式ではダメかな？

各人のメールアドレスを、PCのメールソフトにするか個人のスマフォのアドレスにするかは検討が必要だけど

No.4 回答者： わたしもビギナーですが 回答日時： 2019/04/22 11:39

GmailでもYahoomailでもいいからスタッフ全員がフリーメールの業務連絡専用アドレスを持つ。

全員に対して一斉にメールを発信すれば見た見ないは個人の責任となる。そのメールはパソコンとスマホの両方で見れるように設定すればどこでも欠勤者でも情報が共有できる。

No.5 回答者： て2くん 回答日時： 2019/04/22 21:10

店への代表の連絡のメールアドレス。

そして、個々へのメールアドレスを分けるのが一番よいと思いますけどね。

ただ、メールアドレスを個々に作っても、フィルターにかけるのと同じで、担当者が複数いる場合や、担当者が誰か分からないとかありますからね。
担当者が複数いる場合や、担当者が分からないをどのようにするか方針を決めるのが先かもしれません。

POP3で受信するようにして、コピーをサーバにおくようにする。
そして、パソコンのアカウントを複数作るなりして、それぞれに同じメールを受信するようにする。
ただ、みんな同じメールを何回も見ることになりますけどね。

もしくは、担当者が明確なものだけ、誰かが確認して特定のフォルダーに移動させるように周知徹底する。
もしくは、個々のプライベートなりに転送するように周知徹底する。

No.6 回答者： naokita 回答日時： 2019/04/23 01:04

事務所の他に、お店に共有のパソコンが１台あって、暇見て確認出来る状態ですね。

対応忘れは、店の悪評に直結しますが、
お店のメールをスマホに転送するのは正直あまり好ましくないよ。
（独立時され全担当客を持っていかれますしｗ　その他色々と・・・）

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・担当者別にフォルダを作っておく
メール担当の代表を１人選出（伝達および下記の設定をする）
店への誰でもいいメールはその代表が対応する事

・その代表が全メール内容をチェックし、再度未読にしておく事。
・各従業員別や業務別にタグで色付けする事。
・ホワイトボードか何か（予約表でも良いと思う）の各担当者欄に、
　「4/23　9:30　○様からメール」と記入

・各従業員は、自分のメールをチェックし既読にし、返信や電話で対応する。
・先のホワイトボード欄に「対応中」と記入
・全て完了/完結したら、対応者が「受信フォルダから、自分のフォルダに移動」
・先のホワイトボード欄に「済」記入、もしくは「消す」

受信トレイには、未読/未対応/対応中のメールが残っている事になるので、わかりやすい。

これらの一連のマニュアルを貴方が作って、徹底させる。　今どきメールなんて小学生でもできるでしょ。スマホ操作と同じです。

※ 未対応になった場合、誰が悪いのか怠慢なのかハッキリするし、改善点や適任かがわかりやすい。　パソコン以外に表示する事で忘れにくい。

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もしくは、
全てのメールを、メール代表者１人が全て対応するようにする。
つまり、電話受付と同じような事で、メール受付/担当（各担当者に、どう対応するかお伺いして対応すれば良い）