アクセスとワードへの差し込み印刷

教えてください！
accessで作成したデータベースが会社のサーバー上にあります。（小さい会社のサーバーなのであまり制限等はないと思います）そのデータベースには顧客情報がある為、私のみデータベースを開いています。ただ他の人にはそのデータを使って書類を作成させたい為、wordの差し込み印刷を使用してアクセスを開かなくても、wordのみを開いて書類を作成してもらっています。ここからが質問ですが、このデータベースが保管されている場所を他の人に分からないようにする方法又は、分かってもデータを取られたり、修正・閲覧等が出来ないようにする方法はありますか？ちょっと分かりにくい文章だと思いますが、ご助言ください！！！！相談できる人がいないので、困っております（泣）

No.3 ベストアンサー 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/08/16 19:51

No.1の回答者です。

セキュリティやAccessとのリンクについて詳しくないので、勘違い
した情報かもしれませんが。
Excelにリンクしたほうが利点はあるようですね。
https://support.office.com/ja-jp/article/Excel-% …
https://support.office.com/ja-jp/article/access- …

他の人にとっても、慣れたExcelのほうがトラブルが起きても対応
しやすいと思いますしね。

この回答へのお礼

リンクありがとうございます！もう少し色々といじってみます！
親切にありがとうございました！！

お礼日時：2019/08/16 20:49

No.2 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/08/16 18:47

No.1の回答者です。

> データが格納されているファイルを開いておかないと
> データベースとして使用できない事が分かりaccessに変更
差し込み印刷する場合には、必ずしもExcelファイルを開かないと
いけないことはありません。
差し込みのためのデータ形式にもいろいろなものがあるので。
[データファイル形式の確認]ダイアログで確認できます。
http://office-qa.com/Word/wd448.htm
Word2000の頃はDDEが基本だったので、Excelファイルを開いておく
必要がありましたが、OLE DBが基本の形式になってからは、Excel
ファイルを開かなくても差し込みできるようになりました。

ただし、OLE DBの場合だと桁区切りや日付の形式などの書式設定が
Word側に送られないので、Wordのフィールドコードで対応するしか
ないのが難点です。
慣れていないユーザーだと、この設定が嫌でDDEに切り替えている
ものもいると聞きます。

Accessファイルで可能ならば、Excelファイルでも開かずに作業を
することは可能だと思いますよ。
実際に検証してみてはいかが。

この回答へのお礼

ありがとうございます！

アクセスとエクセルをリンクさせて、エクセルのデータをワードか差し込みで受け取る。
ということになりますか？

セキュリティー的にも元データが何処にあるのかが分かりにくくなりそうで良いかなと思いました。

、、、そういうことですよね？汗

お礼日時：2019/08/16 19:12

No.1 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/08/15 19:11

基本的に、サーバー上の顧客情報を複数ユーザーが利用する状態は

やめたほうが良いですよ。
Accessファイルの共有は、共有専用ファイルを別に用意しておき、
そのファイルを開くようにします。
（共有することによる、データが破損する影響もあるので）

差し込み印刷に必要な情報は限られていますので、決まった範囲の
情報のみのファイルを用意して、それを利用するようにします。
これなら、差し込み印刷のデータを保存したとしても、氏名や住所
などの限られた情報のみなので、顧客情報として漏れたとしても、
影響は少なくなります。
限られた情報だけなら、Accessファイルにしなくても、他の形式で
対応できるでしょうから、利用しやすい方法を探してみては。

差し込み印刷で利用する場合、ファイルの保存場所を非表示にして
利用することができないのも、他の形式にする理由です。

この回答へのお礼

ありがとうございます！
前はEXCELでデータベースを作成したのですが、EXCELの場合、データが格納されているファイルを開いておかないとデータベースとして使用できない事が分かりaccessに変更した経緯があります。

差し込み印刷以外で対応する為には、excelに必要データをエクスポートして使用する方法をとったほうが良いのでしょうか？
その他良い方法がありましたら、教えていただければ幸いです。

初心者で申し訳ありません・・

お礼日時：2019/08/16 13:02