仕事が忙しい方 マルチタスクのこなし方、 抜け、漏れ、忘れがないようにするためにはどのようにされてま

仕事が忙しい方 マルチタスクのこなし方、 抜け、漏れ、忘れがないようにするためにはどのようにされてますか？

ノートにまとめるとか、パソコン上のエクセルで管理するとか、ソフトウェアで管理するとか、あると思いますが、 私は Google などのカレンダーで会社に自分の予定を知らされなければいけないことが一番のネックになってると思っています。

つまり Google カレンダーで予定が埋められていき、自分の時間がなく、スケジュールが刻々と変えられていくので、その隙間に他ごとをしなければなりませんし、手帳などのスケジュールがリアルタイムでは同期しないため、自分のノートにスケジュールを入れて全部管理しようとするとムリがあります。

お忙しい皆さん。
どのようにマルチタスクを管理、実行されていますか？

Google カレンダーは会社で使っているのでこれを抜きにできません。

No.2 回答者： yhr2 回答日時： 2024/09/16 09:54

No.1 です。

「お礼」を見ました。

あなたの状況と気持ちは痛いほどよくわかります。

＞ただ数がやっぱり多すぎて他人にボールを回すとすぐさま投げたボールの2倍の数が返ってきます。

ボールの回し方を工夫してみましょう。
「Yes/No」ですぐに返ってくるように渡すのではなく、「候補をいくつか挙げてもらう」「その優先順位や理由も書いてもらう」「回答期限を少し先に設定する」など、相手にじっくり考えてもらい（相手に時間を与える）、後で追加質問しそうなことも全部書き出してもらうように仕向けるなど、後の手間が省けるような渡し方を工夫することも大事です。

＞要するに 1つの仕事に対するウェイトの高さが、 または自分の仕事の幅が広いんだと思います。

それは、あなたの「買いかぶり」かもしれませんよ。
実は大したことはない、他人に任せても問題ないことも多く含まれているかもしれません。
「重要度、優先度」の付け方の視点を間違えているかも。
それを #1 では「いろいろなボールを自分一人で抱え込まない」と書きました。
自分の能力を過信せず、「できないものは断る、後に回す」「他人でもできそうなことは他人に回す」ことも断行した方がよいです。
「それをできるのは自分だけだ」と考えること自体が、「過信」であり「自分の能力の買いかぶり」であることが多いです。

＞やはり 頭の中で管理するのが一番早いです。

それが敗因ですね。
それも「過信」「自分の能力の買いかぶり」かもしれません。
頭の中が常に満杯状態で、脅迫されている・追い回されている精神状態になりませんか？
余計なものは頭の外に出して、常に「可視化、見える化」しておくことが大事です。済んだものをどんどん消し込んでいくことで、進捗度合い・達成度も可視化できます。精神的に楽になりますよ。
結局は「愚直に、基本に忠実に」なのだと思います。「急がば回れ」です。

「脅迫」状態が続くと、「うつ」や「突然ぽっきり」になりやすいので、頭の中を空っぽにできる時間、笑う時間を作るようにした方がよいです。
気を付けてお過ごしください。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

買いかぶりではありませんよ。自覚あります。今いる会社は、無能か文句言い、偉い人、偉ぶりたい人ばかりです。毎年潰れると言われています。実績を伴っていれば、偉そうでも問題ないのですが、同じことの繰り返しで、挽回しようとせず、小手先のことばかり。そういう会社なので、鬱になる人もいますし、できる人は諦めていく人になります。

見える化するのは、紙に書くとかエクセルで一覧表にするなどにありますが、遅いので困ります。

また、それをメンテしている時間もないのです。

もう少し考えてみます

お礼日時：2024/09/16 10:43

No.1 回答者： yhr2 回答日時： 2024/09/16 00:43

とにかく「to do リスト」を作って、優先順位・重要度を意識することでしょうか。

特に「自分一人でできること」と「他人が関係すること」を区別して、「他人が関係すること」は早めに「他人」にボールを渡すように心がけることかな。とにかく、いろいろなボールを自分一人で抱え込まないこと。
「to do」は、「今日」「今週中」「２週間以内」「今月中」ぐらいのタイムスパンで整理しておく。
Googleカレンダーは単なる「予定表」であって、今日と来週と来月を同じ重要度で眺めてはいけません。

それから、優先順位が同じなら「嫌なことから先に」始めること。
後回しにすると、いつまでも始められなくなるし、「ああ、まだあれが残っている」と思うとモチベーションが下がるから。
嫌なことを終えれば「よっしゃ！」と気分が上がる。

そんなことの繰り返し。
その日に何をするかの「段取り」は、通勤電車の中で考えておく。
その日にできなかったことは、どうリカバーするかを帰りの電車で考えておく。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます 。

おっしゃることはよく分かります。
多分それはできているんだと思います。
ただ数がやっぱり多すぎて他人にボールを回すとすぐさま投げたボールの2倍の数が返ってきます。

要するに 1つの仕事に対するウェイトの高さが、 または自分の仕事の幅が広いんだと思います。

ですから、 他人にボールを出す行為もやっていますが、 カードの切り方というか、 タイミングなど そういった部分であの時、 これができなかったということは起きます。

to do 管理は、紙や手帳に書いたり、 エクセルで納期ごとに並び替えたりしてやっていましたが、もう追いつかないので記憶として頭の中で農機管理や 優先順位など処理しています。やはり 頭の中で管理するのが一番早いです。

ただ 体力とリンクするので疲れてくると その精度が落ちます。

お礼日時：2024/09/16 07:51