雑務について、、

Question

私は小さな会社の総務・経理・人事担当をしています。
そこで、、雑務関係については研修を受けたりしたことはなく、感覚でやっているのでよくわからないことがあります。（以下のようなことです）
・来客のお茶出しのタイミング
・お茶はどのくらいから冷たいのから熱いものに切り替えるのか←一日中中にいるので外の温度がわかりません。季節で、これくらい！といった日があるのでしょうか・・？
・電話応対のいろいろ－例）電話をとって「○○さんお願いします。」と言われ、誰を呼ぶのか聞き取れなかったときに「誰を呼んだらよろしいでしょうか？」っていいのでしょうか？
など、今特に思いうかぶのはこれくらいです。よろしくお願いします。
また、その他さまざまな事例が載った参考書（のようなもの）があれば教えてください、お願いします。

hikobae · Accepted Answer

こんにちは！

＃来客のお茶出しのタイミング 
　
　ほんの少し用事があるだけなら、立ち話ですますことも
　あるので、私はお客様が椅子に座ったところで、お茶
　を入れています。

＃お茶はどのくらいから冷たいのから熱いものに切り替え　るのか　
　
　これは難しいですね。難しい時期になったら、一応両方　のお茶も準備するというのはどうでしょう？
　それで、お客様の様子を見て判断する。
　ちなみに私は、自分がとても寒がりで、冷たいのがいい　時期は短いので、自分の感覚より、少しずらしお茶を準　備します。１日中、中にいても、朝夕の通勤時や、休み　の日など、「今頃気候はどうか」と感じる機会はあると　思うのです。

＃電話応対のいろいろ－例）電話をとって「○○さんお願いします。」と言われ、誰を呼ぶのか聞き取れなかったときに「誰を呼んだらよろしいでしょうか？」っていいのでしょうか？ 

　聞き取れないとき私は「すみません。お電話少し遠いよ　うなのですが」と言っています。

blue_d · Answer

下の方が仰るように、タイミングは「着席されたら」でよいと思います。
ただ、暑い季節等は短い立ち話であっても、冷たいお茶をお出しすれば、
喜ばれるのではないでしょうか？
 冷たいものか熱いものかについては、非常に難しいですね。
簡単な目安としては、自動販売機に「HOT」が増えてきたら熱いもの
「COLD」が増えてきたら冷たいものというのはどうでしょう？
また、もし可能であれば、お客様に温かいものか冷たいもののどちらが良いかを
伺うのが一番良いのではないでしょうか？
 電話については、一般的に下記のようなマナーがあります。
 ・「もしもし」は不要
 ・社内の人間は呼び捨てにする
 ・敬語などを正しく使用する
 ・相手が電話を切ってから、電話を切る
 ｅｔｃ・・・
聞き取れなかった場合は、正直にその旨を伝え、
もう一度聞きなおしても問題はないと思います。
表現としては「申し訳ありませんが聞き取りにくかったので
もう1度お願い致します」等で良いと思います。
（「お電話が遠い・・」という表現もよく使いますね　）

adelaide · Answer

こんにちは
他の方々が、良い回答をしていらっしゃるので、一番最後の参考書の件ですが、秘書検定の参考書が良いかと思います。
秘書を希望せずとも、職場での一般常識的なことが多く書かれ、プライベートでもとても役立っています。
書店の店頭で手に取って見てみて下さい。１級から３級まであるので、ご自分に相応しいものを判断されるのが良いでしょう。

doasinfinity · Answer

僕は庶務関係の仕事じゃないんで詳しくわかりませんが
電話の対応はよくやるんで、電話の応対の話だけします。

相手が聞き取れなかった場合は素直に
「すいませんがもう一度お願いします」とか
「聞き取れなかったのでもう一度お願いします」でいいんじゃないでしょうか？
で、一度「○○さんでよろしですね？」って繰り返すとか
そのくらいやってもらえると相手にも不快な思いをさせないんじゃないでしょうか？

雑務について、、

こんにちは！

下の方が仰るように、タイミングは「着席されたら」でよいと思います。

こんにちは

僕は庶務関係の仕事じゃないんで詳しくわかりませんが

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