会社での電話取次ぎの方法を教えてください。

非常にお恥ずかしいことをお聞きします。
会社に外線で電話が掛かってきたとします。その電話を内線で他の人にまわす方法を教えてください。よく、「○○さん、3番にお電話です。」とかって言いますよね。その場合、
1.はじめに電話を受けた人はどうやって○○さんに電話をまわすのですか？
2.また、○○さんはどうやってその電話にでるのですか？
3.しかも、3番というのは掛かってきた電話の番号？まわす先の内線番号？いったい何？
こんな感じで、電話の操作のしかた（何のボタンを押すとか）がわからないんです。電話の機種によっても多少異なるとは思うのですが、詳しく教えてください。

No.3 ベストアンサー 回答者： noname#4571 回答日時： 2002/03/14 11:29

電話の仕組みが分からないので、トンチンカンな用語使ってたらごめんなさい。

会社の電話って１つの電話番号でも何本か取れるようになってますよね？
（分かりにくいとしたら、よくテレビとかで電話受付とかしてると一本の電話番号
しか通知してないけど、オペレーターの人がたくさんいて次々に電話取ってる
じゃないですか？あれと同じと考えればいいんだと思うんですけど）

なので、おっしゃってるように○○さん３番にお電話ですっていうことは
１番、２番、３番と同じ番号で３つ（あるいはそれ以上）取れるようになっていると
いうことなので、そのまま最初に電話を受けた人は保留ボタンを押して保留にして
その○○さんは受話器を取って３番のボタンを押せばその外線の電話の方と
話せるということだと思いますので、この場合は転送は不要ということになります。

外線の人がかけてきた番号をその○○さんが取れない、すなわち○○さんが違う
外線番号の電話を使っているとしたら、○○さんの内線番号に転送して電話を回せば
良いですよね？
その場合は外線の人と電話がつながってる状態で転送ボタンをおして
○○さんの内線番号を回せば○○さんと最初に電話を受けた人が繋がります。
その状態で最初に受けた人が受話器を置けば、○○さんと外線からかけてきた
方が話せる状態になる・・・ということです。

お役に立てると良いのですが。

No.4 回答者： kensaku 回答日時： 2002/03/14 12:12

家庭用の電話機と事務用の違いは、交換機があるか無いかです。

家庭用は交換機の機能を内蔵しているとも言えます。
家庭用電話機でも、「保留」という機能がありますよね。「少々お待ちください」と言って、オルゴールを鳴らす仕組みです。これを大がかりにしたもの、と思ってください。複数の電話を一度に保留できるのです。
その表示が何十台もある全ての電話機に表示されます（自分が保留したものだけ、ランプの色が違うなどの機能もある）ので、目的の方（Ａさん）を内線で呼びだし、「３番に外線です」と伝えるか、Ａさんが３番を押さなくても、こちらの操作でＡさんの電話機に外線をつないでしまうこと（転送）もできるのです。

No.2 回答者： sera16 回答日時： 2002/03/14 11:28

機種によって違うので私の会社の電話で回答します。

事務所内に○○さんがいる場合
1、○○さんに外線が掛かって来たら、保留ボタンを押します。
2、3、○○さんに伝える。３番(外線の回線番号、外線が掛かって来た時ランプが付く番号）
を○○さんが押し電話に出ます。

事務所内に○○さんがいなく、会社内(会議室等)にいる場合
1、転送ボタンを押し、内線番号(例えば１３０１番）を押す。
2、そして、○○さんに電話に出てもらう。

分かりずらい回答で申し訳ありません。

No.1 回答者： naka91a 回答日時： 2002/03/14 11:13

なかなか人に聞けない事ってありますよね。

うちの場合は
電話をとる→保留ボタン→内線番号を押す→内線番号の電話の相手が出る→、「○○さん、3番にお電話です。」→フックボタンを押す→受話器を下ろす。
で完了です。
「○○さん、3番にお電話です。」３番とは電話機にランプが点滅または点灯しているボタンが数個あるはずです。そのボタンには数字が記載されていますので、その番号を言えばＯＫです。
ランプは緑が（自分が）通話中のもの、赤が使用中のもの、点滅が保留中のものとなっています。

電話機によって多少違いがありますけど、まあこんな感じです。
ちなみに私は数年間、平然と「かけ直してください」と言って切っていました。（笑