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エクセルを使った、在庫管理と発注。


私は、エクセルが得意ではないのですが、今日、用事で退社する上司に「手が空いているので何かやっておくことがあったら言ってください」といったところ、思わぬ無茶振りをされてしまい、とても困っています。在庫管理などに関する知識がまったく無い人間なので、説明が長くなってしまうことと、わかりにくい点があるかもしれないですが、なるべくわかりやすく書こうと思うのでご協力お願いいたします。


現在当社の商品在庫は、エクセルで管理されております。
発注は目視で足りないと思ったら適性分だけ頼むかたちです。

今度上司のしたいことはエクセルの在庫データを使って「発注リスト」が自動的に作成されることです。

例えば、商品Aの適正在庫が5だとして、それを切ったら自動でリストの中に適正在庫になるような個数と商品名が載る。あとはそれをプリントアウト(パソコンからも送れるのでそれで自動発注できればなお良いです)してFAXで発注。というかたちです。

それは、エクセル上で全部済めばそれでも良いですが、そのやり方が複雑な場合、こんな方法、こんな簡単なソフトがあるよ、という意見がありましたらよろしくお願いしたいです!!

当社POSシステムはございません。導入もいたしませんのでどうかパソコンでの方法でご回答お願いいたします。

アクセスは、当社で使える者がいないため、なるべくエクセルを使う形にしたいみたいです。

何か説明が足りないようでしたらご指摘ください。

よろしくお願いいたします!

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A 回答 (7件)

No.1です!


何度もごめんなさい。
前回は単に適正在庫数に足らないものだけを表示するだけです。
ご希望としてはそのリストを印刷できる表にしたい!ということだと思いますので、
もう一度画像をアップしてみます。

商品補充リストをSheet2に表示するようにしてみました。
Sheet1は前回そのままで、

Sheet2のA2セルに
=IF(COUNT(Sheet1!$C$2:$C$1000)<ROW(A1),"",INDEX(Sheet1!A$2:A$1000,SMALL(IF(Sheet1!$C$2:$D$1000<>"",ROW($A$1:$A$999)),ROW(A1))))

これは配列数式になってしまいますので、データ量が多い場合はコンピュータにかなりの負担を与えます。
という訳で、Sheet1の1000行目まで対応できる数式にしていました。

Sheet2のA2セルにこの画面からコピー&ペーストしただけではエラーになると思います。
貼り付け後、F2キーを押す、または貼り付けセルをダブルクリック、または数式バー内で一度クリックします。
編集可能になりますので、Shift+Ctrlキーを押しながらEnterキーで確定します。
数式の前後に{ }マークが入り配列数式になります。

そして、B2セルに
=IF(A2="","",VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,3,0))
(これは配列数式ではありません)

最後にZ2・B2セルを範囲指定し、B2セルのフィルハンドルで下へコピーすると
画像のような感じになります。

以上、参考になればよいのですが・・・
何度も失礼しました。m(__)m
「エクセルを使った、在庫管理と発注。」の回答画像2
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この回答へのお礼

ありがとうございます!
こちらのやりかたでしたら、当社でもやっていけるかと思います!

あんなに説明足らずな文から、適切な返答ありがとうございました!

お礼日時:2010/08/21 11:21

在庫管理は、文系の有名なコンピュータ処理分野です。


それで出来合いのソフトも沢山有り、5万円前後で有料のものが主筋です。
そういうのを購入するのが第1候補でしょう。
しかしフリー且つエクセルを背景にしたものはあるようです。Googleで「エクセル 在庫管理 フリー」で照会してみてください。沢山記事があります。
そういうものを集めたサイトで
http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/win/busin …
にも該当があるようです。
こういうものを使って、不便な面を見極めて、エクセルで自作するなら、その際に生かせば良いと思います。
ーー
現代は、ソフトは、作るより使う時代です。
自分で作ったらこれにかかりきりになって他の仕事に差しさわりが出るのではないですか。
エクセルは直ぐ動かせる(データが入力でき、簡単な関数が使える)ので、甘く見られているように思います。しかしエクセルのいろんなことを学ぶには、相当多様なケースに出くわし、興味があり、研究熱心で、数年経験しないと、仕事に使えるまでに習得できないでしょう。
また私は仕事でエクセルを使うなら、VBAでプログラムが組めることが必要と言う持論ですが、その習得には、周りに良く知っている人がいて教えてもらう必要があると思います。
特に他の人も利用に参加する場合はそれ特有の配慮が必要です。(例 素人でも入力できる画面を用意。十分な入力チェックを行う)
ーー
それに質問者はコンピュター全般に、いままであまり興味を持ってこなかったらしいことです。
(1)何でもエクセル的な発想。プロはエクセルなど使わないと思う。なぜだろう。
(2)パソコンから直接FAX送信の出来る方法などの有無も知らない。
(3)現在のエクセルを使った在庫管理システムを具体的に説明し、具体的にどういう帳票を導き出したいのか、作りたいか説明してないこと。
(4)POSシステムをいきなり出してきていること。
など、足が地に付いてないという感想を持ちました。
ーー
良く(仕事は良く理解していて、エクセルに関連して途中まで判っている)判った人なら、
(1)現在は在庫表(エクセルシート)の行と列構成はこうです。(データ内容と構成と特徴)。
(2)つくりたい発注表はこういう表を目指しています
(3)(関数だけでやるとすると)どういう式を入れたら良いですか。
と質問すると思います。

発注先(FAX送信先)は多数社に渉るのでしょう。発注日は自社、相手社ともに決っているのでは。
また最低発注数なども発注先との関係で決っているのでは。複雑化する要因を良く整理すること。
そういうのは、想像力を如何にめぐらせるかと言うことです。
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この回答へのお礼

ご丁寧な返答に驚いています、ありがとうございます!

確かに、問題点はたくさんあります。

まず、在庫管理に関してのプロは一人もおりません。
パソコンのプロもおりません。

まず、そういったシステムは世間様はどうやっているのだろうという、素人ばかりです。

なので、このようなフワフワした質問になってしまい、本当に恥ずかしいです。

やはりマクロでシステムを組むしかないのですね。

それ以外にも、もしかしたら、そういうソフトがあるのではないか、関数の入れ方で、もしかしたらうまい方法があるのではいかと思い、こちらで質問させていただきました。

次に質問する時に気をつけたいと思います。
ありがとうございました!

お礼日時:2010/08/21 11:45

在庫管理知識があいまいな状態では、でてきた結果の妥当性はわからないのではないでしょうか。


在庫だから日々増減あるし、人が扱うのでパソコン上の数値と実在庫は合わないことあります。合わせないと棚卸しもできません。

おそらく、最終目的の発注用の補充リストは出せます。

在庫管理知識を覚えることのが上司が安心できそうですがどうですか。初期の考え方がしっかりできれば良いシステムになります。中途半端だとそれなりにあれもしたい、あーだった、こーでもない、追加要件や不具合を招きやすい。

必要となる要素をまとめ何が縦軸何が横軸とか、商品、現在在庫数、入出荷数、適正在庫数、補充日などあるでしょう。


上司に早く結果を出したいですか?、先を急ぐ必要ないように思います。
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この回答へのお礼

そうですね、上司はできるだけ早くしたようで、まず、そうゆうシステムをとるにはどうすれば良いか悩んでいるようです。

項目云々という話よりは先にまずどんなシステムがあるのか知りたいようでした。
そして、エクセルにこだわっていました・・・。

確かに、土台が明確でないと探しようのないことかもしれませんね。
もう少し、どういうことが希望か聞いてみようと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2010/08/21 11:36

> 何か説明が足りないようでしたらご指摘ください。


足りな過ぎますよ。
まず、フォーマットがさっぱり解らないので、発注リストを自動的に作成する方法なんて、抽象的な説明をするしかできませんよ。
商品は何種類あるのか。
1枚の発注リストには、商品名はいくつまで書けるのか。
すべての商品が同時に適正在庫を下回った場合、1枚の発注リストに収まるのか。
発注数が0という表記になっても良いのか。
等々。
=====
今までは目視で確認して足りない分だけ頼む、というやり方をしていたのに、足りなかったら発注リストを自動作成して、あわよくば発注までしてしまいたい、なんて、気持ちは解りますが、高望みしすぎです。
=====
仮に、そのような方法を教えてもらったとして、たぶんVBAマクロを使うことになると思いますが、それをメンテナンスできますか?
発注リストの値が間違っていた場合、あなたの責任になるんですよ。
=====
まずは、条件付き書式で、適正在庫に足りなくなったものだけ色が付くようにして、ぱっと見でも解るようにするとか、そういう小さな改善を積み上げていったほうが良いと思いますよ。
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この回答へのお礼

やはり説明が足りませんでした・・申し訳ありません。
知識も足りないのでこのような質問になってしまいました。

やはりマクロになるのですね。
上司に相談してみようと思います。
ありがとうございました!

お礼日時:2010/08/21 11:27

マクロ(VBA)を使えば処理可能です。



シート1のセルを見るには以下のようにします。
Dim 商品名 As String, 数量 As Long
商品名 = シート1.Cells(1, 1)
数量 = シート1.Cells(1, 2) 'カッコ内は行、列の指定

例えば、商品名で適正在庫量のシートを検索するマクロは
ツール→マクロ→新しいマクロの記録とし、手動で検索操作を
行うと、同じ結果をもたらすマクロ(VBA)が出力されるので、
これを参考に処理します。

尚、FAXですが、STARFAXという製品があります。
これを使うとプリンタに出力するのと同じ感覚でFAXできます。
つまり、紙は要りません。プログラムすれば、全部自動で
例えば商品別に記録した発注先にFAXすることも可能です。

VBAに少し詳しい人がいれば相談してください。
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質問の趣旨とはかけ離れますが、



http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se40 …

使ったことがありませんが、こんなのがあります。どうでしょうか。

項目を御社の製品に置き換えるのを頼むとか。

ACCESSが使えると楽なのですがね。
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この回答へのお礼

ありがとうございます!
早速ダウンロードしてみました!
こちらが使えそうなら、こちらを使ってみたいと思います!

お礼日時:2010/08/21 11:24

こんにちは!



一つの案です。
表が愚弟的にどうようになっているか判らないので、こちらで勝手に↓のような感じで作ってみました。
当然、A列とB列の間には他の項目があると思いますが、それは割愛しています。

画像のように商品ごとの適正在庫数の表を作成しておきます。

そして、C2セルに
=IF(A2="","",IF(B2>=VLOOKUP(A2,E:F,2,0),"",VLOOKUP(A2,E:F,2,0)-B2))
という数式をいれ、オートフィルで下へコピーすると
画像のような感じになります。

これで適正在庫数より実在庫数が多いものは空白に、適正在庫数より少ないものは
適正在庫数にするためにいくら補充が必要か?という数値が表示されます。

以上、直接の解決方法とまではいかないと思いますが、
一方法としてお役に立てばよいのですが・・・m(__)m
「エクセルを使った、在庫管理と発注。」の回答画像1
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この回答へのお礼

早速のお返事ありがとうございます!

そうですね、この方法でしたら、現在の当社在庫表と同じ感じです・・・。

でも、このやり方で、別に表をつくるって言う手もありますよね。

一般的にいい方法が無いかと思い質問させていただいてますので、もう少しまとうと思います。

ありがとうございました!

お礼日時:2010/08/20 15:25

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⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
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  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

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安全在庫=安全係数×√(リードタイム)×出庫量の標準偏差と
と書いてありました。

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なんかディメンジョンが合わない気がして良く判りませんでした。

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で、不定期発注の場合、リードタイムのばらつきを考慮し、
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ここで何故リードタイムという時間の項の平方根と個数という量の標準偏差が掛けられるのでしょうか?掛けた答えが個数の量のディメンジョンだけになり、√(リードタイム)は無次元数の扱いになっています。
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ここで安全係数...続きを読む

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50年以上昔の理論式ですから、在庫は多すぎても問題にならなかったので
過大方向の誤差を容認する考え方がベースにあります。
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多分ご質問では、最初のページに「2006年」と入力したら
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あるシート(貼り付け元)の範囲を選択し、コピーします。
違うシート(貼り付け先)の1セルを右クリックし、形式を選択して貼り付けで出た窓の下に
「リンク貼り付け」ボタンがありますから、それを押して下さい。

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