アクセスのテーブルなどの構造。フォーム作成方法。

Question

アクセス超初心者です。バージョンは2002です。
まだまだ勉強不足でどんな風にしたらいいのか行き詰ってしまい
ましたので質問させて頂きます。ご教授お願い致します。

テーブル：
100番・200番・300番・400番・500番と20程あります。
テーブルのフィールドは全て一緒で
銘柄・日付・検査日・気温・室温・糖度・サイズ・重量

テーブルを分けた理由として100番の中にも
Ａ100・Ｂ100・Ｃ100と品番が多いもので30種類程あります。

入力は毎日全てであるわけではなく、１日３０件程です。
Ａ100と分かりやすいものならいいのですが【ＡＢＣ】という銘柄が200番にあったりして
慣れない内は探さないといけないので入力するより探す方が時間がかかります。

最終的にＡ100・Ｂ100を分けてレポートで表示し、グラフも作成する予定です。

テーブルを作ったもののフォームをどうすればいいのか
検索するにも多数のテーブルがあるのでどうすればいいのか分からなくなってしまいました。

どのように作ったら一番効率がいいか、分かりやすいか教えて下さい。

分かりにくい説明ではありますが宜しくお願い致します。

chie65535 · Accepted Answer

＞どのように作ったら一番効率がいいか、分かりやすいか教えて下さい。

テーブルを１つにしましょう。

フィールドに「品番」を持てば、テーブルを１つにする事が可能で、あとから「この銘柄の、この品番」と言うのを抽出できます。

苦労している原因、躓いてしまった原因は「テーブルを品番ごとに分割しちゃったから」です。

テーブルを今のように３０個に分割すれば、それを表示するレポートも３０個必要です。

しかし、テーブルが１個であれば、レポートもフォームも１個で済むし、品番ごとに処理したいなら「クエリを使って、特定の品番だけを抽出すれば良い」のです。

まずは「テーブルを１個にする」のを考えましょう。

テーブルを複数に分けるとしたら「特定の項目が、あとから名称変更される可能性がある」と言う場合だけにします。

例えば、Ａテーブルの「商品コード」を「一度決めたら変更しない、固有のコード」にしておいて、商品名はＡテーブルには含めないでおきます。

で、Ａテーブルとは別に、Ｂテーブルに「商品コードと商品名の対応表」を作っておきます。

Ａテーブルの商品コード「Ａ１２３」の商品名が変更になったら、Ｂテーブルの商品コード「Ａ１２３」のレコードの「商品名」フィールドの中身を書き換えます。

すると、Ａテーブルは一切手付かずのまま、商品「Ａ１２３」の商品名が、新しい商品名に変わります。

もし、Ａテーブルに商品名まで持ってしまうと、商品名が変更になった時に困ります。

旧名と新名を区別しないで集計しようと思っても「商品名が違ってしまっているので、集計が出来ない」と言う事が起きます。

Ａテーブルに「商品コードだけ」を持って、商品名テーブルを別にしておけば「旧名のみで集計」「新名のみで集計」「新旧を区別しないで集計」などのように、集計の方法を自由に選べます。

取り合えずは「テーブル１つ」で作って、困ったら別テーブルに分割する、と言う方法で設計しましょう。

chie65535 · Answer

＞それぞれの品番に規定値というものがあってそれを外れると文字を赤にしたい

マスターテーブルには規定値は含めない方が良いでしょう。

マスターテーブルに入れるのは「すべての品番で、意味や数値が共通のもの」にします。

規定値など「品番ごとに違うもの」は、別テーブルにします。

別テーブルには品番ごとに「品番、最小、最大」などのデータを持ちます。

マスターテーブルと別テーブルを品番で連結してクエリを作ると、品番ごとに対応した規定値が参照されますから「規定値を外れたら×、規定値内なら○を出す」などが可能です。

なお「特定の条件の時だけ赤い字にする」と言うのは不可能ではありませんが難しいので「○や×を出す」の方が簡単です。

ShowMeHow · Answer

データ件数が多くない場合は、通常テーブルを分ける必要はありません。
Ａ、Ｂ、Ｃなどを入れるフィールドや
100番、200番などを入れるフィールドを作ればよいだけです。
特定のデータを抽出するためにはクエリを使います。
検索も一つのテーブルを検索するだけですみます。

月締め処理とかがある場合は、この限りではありません。

＞どのように作ったら一番効率がいいか、分かりやすいか教えて下さい。