Vlookup関数の参照元ファイルについて

当たり前の事なのかもしれませんが教えてください。

友人宅で使用しているエクセルファイルがメールで届きました。

そのファイルを私のＰＣで確認したところ、
Vlookで参照している参照元データは添付されていないのですが、
ちゃんとデータを表示しているのです。

その関数を別のファイルに貼り付けても検索ができますし、
検索値に別の値（参照元データにある）を入力しても
列番号を変更しても、ちゃんと検索表示しています。

Vlook関数を張り付ける際に「値の更新：○○,xls」というウィンドウは開きますが、
○○,xlsというファイルは存在しませんし、更新は「キャンセル」しています。

参照元データは友人宅のネットワークサーバーにある別のエクセルファイル（○○,xls)です。
もちろん、私のPCとは繋がっていません。
私のPCにはそのファイルはありません。

私の認識では、Vlookupで別のファイルを参照している場合、
参照元ファイルがないとエラー値となると思っていました。

エクセルファイルは一旦別のファイルを参照すると参照元データを全て記憶しているのでしょうか？
それとも参照元ファイルの実態はなくても、コピーした時点でデータとして一緒にどこかに存在するのでしょうか？
「値の更新」？をしなければ、その架空の参照元ファイル？から検索が可能なのでしょうか？

もしそうだとすると、職場で別ファイルを参照している関数付きのエクセルファイルを
相手先に誤って添付してしまった際に、
添付していないはずの参照元ファイルのデータが相手先に検索出来てしまう、、
という事になります。（そのような事は滅多にありませんが・・）

因みに私はexcel2007　友人はexcel2010を使用しています。
送られてきたファイルは.xlsxですが、参照元ファイルは2003で作成した.xlsのようです。

私の認識不足で恥ずかしい限りですが、教えください。

No.1 ベストアンサー 回答者： keithin 回答日時： 2014/01/16 13:44

参照元の外部ブックは確かに今お手元には無いワケですが，ご相談のようにエクセルブックはデフォルトの設定で，外部参照のデータを内部的に蓄えています。

参考：
ファイルタブのエクセルのオプションの詳細設定欄の「外部リンクの値を保存する」


通常ご相談の状況では，ブックを開いたときに「このブックには，ほかのデータソースへのリンクが含まれています」というダイアログが現れます。
そのダイアログにも，「リンクを更新しないと，以前の情報が使用されます」と説明があります。以前，参照元のブックを（先方のパソコンで）開くことが出来たときに蓄えていた情報を再利用するという意味です。

なお，蓄えられているのは関数が参照しているセル範囲の値のみで，そこから芋づるに他のセルの値が引っ張れてしまうという事はありません。

この回答へのお礼

早速のご回答をありがとうございます。

デフォルトで外部参照のデータを内部的に蓄えているのですね。
参照しているセル範囲の値を全て蓄えられているとは知りませんでした。

今回は何故かブックを開いたときにダイアログが現れず、
確認したところ、「メッセージを表示しないで自動更新する・しない」の設定にもなっていないようでした。何かのタイミングでメッセージを表示しないようにしたのかもしれません。

でも疑問がスッキリ解決して良かったです。
今後もデータの扱いに注意したいと思います！

ありがとうございました。

お礼日時：2014/01/16 17:52