効率の良い会議を実施するには？

こんばんわ。

効率の良い会議の実施方法で質問です。

私はWeb系企業の企画を担当していますが、一日の大半が打合せで自分の仕事に着手できるのが定時後になってしまいます。

よくネットのまとめ記事にあるような、会議を出来るだけ早く終わらせるようにして、空き時間を作っては作業に宛てているのですが、細切れの時間ではなかなか進まない作業もあります。

会議を出来るだけ短くするコツや、空いた細かい時間を有効に使う方法があれば、教えていただけると幸いです。

No.1 回答者： freeforvirus 回答日時： 2014/11/25 22:03

私は、会議招集メールの前に、議題をいくつか送っています

何を話し合いたいかの案をいくつか出します
予想される課題も出します

No.2 回答者： trytobe 回答日時： 2014/11/25 22:29

おそらく、

「会議」は同じ時間に全員が拘束されないと結論がだせないときしかしない、

として、「会議の数」を減らす、ほうが効果はずっと上がると思います。

社内のブレーンストーミングのため、社内の意思統一のため、という社内の作業のため（中間業務）に会議をするのが一番のムダで、そういうものほど「定期的に」「惰性で」「期限を定めずに」続くものです。

そういうのは、ネットなり、社内にアクセスが限られたSNS などで逐次プロジェクトメンバーが情報を集めておいて、

クライアントへどうやって提示するか、経営陣にレポートするのにどう固めるか、というのは、「クライアント」や「経営陣」の日時に合わせるしかないから、これは会議にしちゃおう、

という割り切りさえあれば、社内の折衝の会議に多人数を拘束するのはムダだと進言していいと思うのです。実際、そのメンバーの拘束時間で人件費を出せば、かなりの桁になるでしょうから。

No.3 回答者： HIROEVO 回答日時： 2014/11/26 06:27

ご参考にはならないですが・・。

私が在職中には、とても会議が多かったです。
事細かな、意思統一が必要かつ、最新情報のアップデートの為に。

「業界自由化」に伴って、「効率化」を会社全体的に行った結果。
他のご回答者の仰っている通りの、「事前の振り分け」や「事前事案共有」。
これ以外に、結構、効果が有った方法が。
全員、「起立」したままで、立ったままで会議を行うでした。

日常的な、「恒例行事」的な内容の場合は・・。
フロアーの片隅に設けられた、小スペースに集合して。
ちょこちょこっと、「重要課題」だけを打ち合わせて、解散的な感じでした。
議題は、ホワイトボードやタブ端末を使って、全員で共有していました。
「フィッシュボーン形式」や、「ツリーハウス形式」で纏めて行きました。

長時間、立ったままだと疲れるので。
皆、簡潔に議題について論じ合い。
無駄な時間の短縮に、大きく貢献？してくれてました。

No.4 回答者： bilda 回答日時： 2014/11/26 07:44

　

　会議の作法 ～ 十二人の迷える男 ～


Ｘ；その会議が必要とするのは、議論なのか、結論なのかを判定する。
Ｙ；担当者の結論が決っていて、それに導く議論が必要な場合がある。
Ｚ；関係者の結論が定まらず、早急に決める議論が必要な場合がある。


　会議の目的を明示して、事前に文書で配布する。
　会議の前に、出席者の意見をアンケート形式で求めておく。
　結論を“Yes, No, But”に限定し、その理由を一行にまとめる。


　関係者全員が読み終った時点で、砂時計を用意して会議を始める。
　一人一分で質問し、担当者が一人三分以内で回答する。
　議長が、各々の発言を一言で要約“Yes, No, But”の結論を選ぶ。


　１２人が３分で３６分、議長が２４分として、計一時間で終わる。
　以上の経過を、箇条書で記録、関係者に配布する。
　いったん結論の出た事案について、ふたたび補足・訂正・議論しない。


（2:14）
──　《12 Angry Men 19570413 America 19590804 Japan》
https://www.youtube.com/watch?v=RelOJfFIyp8（1:32:11）
　

No.5 回答者： mairyonao 回答日時： 2014/11/26 15:11

私も長時間の会議やミーティングの類を経験してきましたけど、

効率良い会議なんて、結局参加者の意識次第だと思いますね。

終了時間を決めて、事前にレジュメなり、課題や宿題を配布しておき、
誰もが会議開始後にいきなり全開スタート出来るように
下準備したとしても「早く終わらせよう」という意識が
なければ終わらないものです。

下準備などのテクニックは山ほどあると思いますが、
結局のところ自分の給料が下がらないのであれば
ダラダラ会議して時間潰して終わりって社員を何人も見てきました。

ただし時間を掛けてでも議論しなければならないものは
時間の許す限りした方が良いと思います。
早く終わらせようと意識するあまり、中途半端な結論で終了なんて
本末転倒ですからね。

No.6 回答者： okwlb0002 回答日時： 2014/11/27 14:29

株式会社ワーク・ライフバランスの大畑と申します。

ご質問に回答致します。

会議で自分の作業に手がつかない！という経験は私もよくあります。
会議の効率化については働き方の見直しコンサルティングに入らせて頂く企業様でもよく挙がるテーマです。会議ほど工夫をすれば時間短縮に繋げられるものはありません。

ご参考までに私たちが実際に行っている会議の基本ルールをご紹介いたしますね。


（１）まず「何のために会議をするのか」明確にします。改めて会議の開催理由を考えると、内容によっては会議以外の方法（メールでの連絡・担当者間の打合せ）で代用可能であることがあります。

（２）次に「会議のゴール」を明確にしましょう。ホワイトボードにゴールを書いておくと、議論が脱線することを防げます。複数のテーマを取り扱う場合には、テーマごとにゴールを設定します。 【報告・共有】/【承認・決済】/【相談・ブレスト】のうち、どの目的なのか、議題ごとに明確にします。
例えば、共有するだけの議題について議論が白熱しかけたら「それは関係者だけでやりましょうか？」と言いやすくなりますね。

（３）最後に各テーマごとに時間配分を書きましょう。どのテーマにどれくらいの時間をかけるのかを、事前に決めておく。そのためにキッチンタイマーやタイムキーパーを用意します。ゴールまでたどり着けない場合には、会議が終わったあとに、そのテーマに関連する人のみが残り、議論の続きをするようにします。

（４）ファシリテーターは誰が適切か考えましょう。会議全体や議論を取り仕切る人をテーマごとに考えて事前に声をかけておきましょう。


会議ごとの目的を明確にすることや、その会議の終了時にはどこまでたどり着いているべきなのかという「ゴールイメージ」を参加者全員で共有することが重要です。たとえばあるテーマについて【全員でアイデア出しをすること】がゴールなのか【そのうちの1つのアイデアで進めることの決裁までをとること】なのか、たどりつきたいゴールによって時間配分も変わります。
また会議のファシリテーターのスキルや、上記のような工夫も欠かせません。

また、参加メンバーにはアジェンダ・必要資料は事前共有して読んでもらい、会議を【共有の場でなく議論の場】とすることが大切です。

皆さまのチームにあったやり方を見つけて実践して下さい！応援しています！