管理会社の変更について

初めまして早速質問をさせて頂きます。
私は分譲マンション管理組合の理事をしておりますが、この度管理会社の変更を検討することとなりました。
そこでご質問なのですが、管理会社を変更する際、どのような手順で進めるのが一般的なのでしょうか？
ご経験のある方いらっしゃいましたら是非ともご教授願います。
以上、宜しくお願い申し上げます。

No.1 回答者： super-dog 回答日時： 2009/09/23 21:45

多数本が出るような難しいことなので２、３冊読んだほうがよろしいかと思いますが(数百万円の買い物をするのですからね)

ちなみに、
１．サービスレベルの決定
２．修繕積立金・改修計画の再検討
３．数社に合見積もり

に、ってところでしょうか。

No.2 回答者： jackbon 回答日時： 2009/09/24 14:54

１）管理委託契約書の解除の条項を確認

　　　　一般的には３ヶ月前に通告で解除できます
２）下記項目は総会決議が必要です（管理規約を確認）
　　　　新規管理委託会社の選定方法
　　　　監理委託契約の解除と新規契約

標準と考えられる流れ
　　　解除理由の資料作成
　　　新規管理会社の選定方法の案
　　　　　一般的には公募は良いと思います
　　　　　　　公募方法　公募条件（資本金 社歴等）　
　　　　　　　応募してきた会社の数社の絞込み（比較資料作成）
　　　　　　　見積もり依頼先をピックアップ
　　　　　　　見積もり条件（具体的な仕事項目）の作成
　　　　　　　見積り依頼
　　　　　　　再度数社に絞込み　各社の住民説明会を開催
　　　　　　　再見積もりを依頼
　　　　　　　総会決議で一社を選定
重たい案件です　書籍も色々出版されています　また　高層住宅管理業協会のホームページも参考になると思います　マンション管理士会の無料相談会にも行って全体のイメージを掴んでください　大事な事はお金（修繕積立金）の保全です（通帳と印鑑の管理者は？）それに透明性（広報）です　　

どちらにしろ 今の管理会社とは表面的には友好関係を維持してください　　トラブルでバタバタすると他の管理会社が契約に慎重になります（案外業界の末端では情報が漏れている場合が多いと思います）
　　　　　　
　　　　

No.3 回答者： 2009ken 回答日時： 2009/09/24 17:03

解除予告は6カ月以上前です。

まずはそれから逆算して、変えるならいつかを決め、他社含めて見積もりやプレゼンを求めることになるでしょう。
まあ、どの道今の会社には通知しないといけませんので、概ね、改善案などを提示して食いさがってくると思います。まあ、それが合理的であれば、検討に加えてあげてもいいかもしれません。

で、最初は理事会だけでもいいですが、どのみち、総会（定時か臨時かは別として）にはかって、多数決（2/3の賛成）で可決しないと、決定はできません。一番いいのは、まずは組合員に変更の可否を問うて、理事会に一任ということにしておいてから、検討するのがいいかとは思います。で、最終的にこの会社にしたいんですけどと言うことで議決をとるようにするし、一言ある方は外部委員会として選定に参加してもらってもいいし（実際にはお任せしますって方が大半になりますけど）。

No.4 ベストアンサー 回答者： st_tail 回答日時： 2009/09/24 22:12

管理会社社員です。

このようなご時勢にもかかわらず、当社は独立系ながら、管理物件が増え続けております。

さて、まず、なぜ管理会社を変えるのか、それをはっきりさせておいた方がよいでしょう。その理由によって、次の管理会社を選ぶ際に重視する点が決まってくるからです。

手順としては、以下のようになります。
１）管理仕様を決定する。
　まず見積をとるにしても、管理仕様が決まらない事には始まりません。基本的に現在の管理委託契約書をベースにすればよいのですが、今までの管理会社で不満な点などは修正する必要があります。
２）管理会社を募集する。
　マンション管理新聞等で、時々管理会社の見積募集広告が出ておりますが、このようなメディアを使ったり、地元のマンション管理士、あるいはＮＰＯ等で情報を収集します。また、意外と馬鹿にならないのが口コミ。近所のマンションで、常に清掃がきちんとされている、掲示板に古い張り紙が無い、と言うマンションがあれば、その管理会社の評判を調べてみましょう。あんまり多くても理事会の負担が大きくなりますから、５～１０社程度に見積を依頼します。
見積は、１）で決定した仕様で依頼します。ただ、これだけだと金額だけしか比較できないので、もし時間的な余裕が有るのであれば、それとは別に、管理会社から見て最適と思われる管理仕様での見積を提出されるのも一つの方法です。これにより、その管理会社がマンションをどのように管理したいのか、方向が見えてきます。
３）第１次選考
　２）で集まった見積を比較して、管理会社を絞り込みます。せいぜい３～４社に絞り込みましょう。この時に、管理会社の見積で良い提案があれば、管理仕様に反映させてもよいでしょう。
４）ヒアリング
　３）で絞り込んだ各社の担当者を呼んで、ヒアリングを行います。その時には、物件担当予定者及びその上席を必ず連れてくる事を条件にします。マンション管理では良い担当者が当たるかどうかで、相当違いが出てきます。
５）第２次選考
　ここで１～２社に絞り込みます。１社で有ればそれで問題ありませんし、最終的に２社を選んで、最終選考を行う、あるいは値段を比較して値引きを考えてもらう、等が考えられます。
６）総会にて提案、承認
　５）で１社に絞り込めたら、ここで総会提案、となります。総会で承認されたら、初めて現管理会社に解約を通知、一般的な契約であれば３ヵ月後から新管理会社に移行します。
ちなみに、管理会社の変更は普通決議ですから、過半数で十分です。（２／３と言う決議要件はありません。）
ただ、一部の管理会社では、解約の際に弁明の機会を与えなくてはならない、等の条項を管理委託契約書に盛り込んでいる例もあるそうです。
この辺りは、慎重に調べてください。

わからない点が有れば、補足してください。わかる範囲内でお答えします。