![](http://oshiete.xgoo.jp/images/v2/pc/qa/question_title.png?e8efa67)
わたしの会社の文書規程では、発信文書の右上に○○第△号というような発信記番号をつける決まりになっています。
ところが、最近ではグループウェアやEメールを使用して通達を発するケースが多く、文書規程で定めた書式が殆ど守られていないのが、現状です。特に、発信記番号の付いた文書などは、ここ数年見たことがありません。それで実害のないまま今日に至っています。
いま文書規程を見直そうとしているところなのですが、発信記番号は本当に必要なのかと悩んでいます。
手元のビジネス文書の解説本を見てみましたら、発信記番号の必要な理由が四つほど書かれてあったのですが、わたしはそれらに疑問をもっているのです。その内容は以下のとおりです。
1.文書管理をする上で整理しやすい。
→ 発信部署ごと、発信日順に並んでいれば問題ない。
2.発信元が区別できる
→ 発信部署、発信者は別に明記してある。
3.文書の改ざん、差替えを防ぐ
→ 本当に発信記番号がその役目を果たすか?
4.公式文書であることの信用づけ
→ 紙の文書であれば、責任者の印鑑が押されている。電子文書であっても、その内容から公式なものかどうか判断できる。
以上により、発信記番号が必要であるという確かな理由が見当たらずにいます。いっそのこと、なくしてしまっても問題ないのでしょうか?
ご意見をお聞かせください。
No.1ベストアンサー
- 回答日時:
文書管理については門外漢ですが,どなたからも回答がないので,思いつくままに。
1~4については,確かにおっしゃるとおり,あまり強力な理由付けとはいいがたくなってきているように思われます。
まして,原文書が電子化されているのであれば,なおさらですね。
強いていえば,「ファイリングしてあった文書が,地震か何かで部屋中に散乱してしまったとき,紙の右上の記番号を見るだけで,発信部署別,日時順に整理できるので,便利である」というようなケースでしょうかね。
>3.文書の改ざん、差替えを防ぐ
> → 本当に発信記番号がその役目を果たすか?
本気で文書を改ざんしようとする人は,文書規定を調べたり,少なくとも元文書の様式に則って作成するでしょうから,記番号を書き忘れるなんてドジを踏むとは思えません。(^^)
私見では,発信記番号の最大の必要性は,
5.過去の文書を引用する際,文書を特定するのに便利である。
ということではないかと思います。
したがって,官公庁のように,従来の通達や先例などが後日の文書の中でしばしば引用されるような場合は,あったほうがよいと思いますが,そうでないのであれば,必ずしもなくてもよいのではないでしょうか。
なるほど! 過去の文書を引用する際には、確かに便利かも知れませんね。
実は、きょうまでどなたからもご回答をいただけなかったものですから、そろそろ自分でこの質問を削除してしまおうかと思っていたところです。しかし、ようやく有効なご意見をいただくことができました。
参考にさせていただきます。ありがとうございました。
お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!
似たような質問が見つかりました
- 財務・会計・経理 業者間での注文書・請書の取り扱いについて 2 2022/06/27 15:53
- Amazon アマゾン 7 2022/06/11 11:03
- その他(ネットショッピング・通販・ECサイト) moonwalkbabyで注文されて届いた方いますか? 2 2023/04/12 23:31
- その他(メールソフト・メールサービス) スマホに届いた【重要なお知らせ】のメールの発信元について 1 2022/04/04 19:36
- 運転免許・教習所 青信号で発進するのが遅いと怒る親と青信号は慌てて発進する必要が無いと言う運転手の喧嘩どちらが正しい? 7 2023/03/12 12:03
- 固定電話・IP電話・FAX 業務用ファックスについて 5 2022/09/28 19:08
- 父親・母親 信号待ち中、左足でブレーキをかけて、右足でアクセルを吹かし続けていたら睨まれていました。異常な事を 7 2022/07/19 11:22
- 運転免許・教習所 真剣に信号待ちをして青になった瞬間素早く発進しても遅い遅いと文句を言う同乗者とどう折り合いを付ければ 11 2022/11/30 10:59
- 郵便・宅配 日本郵便の配達について 3 2022/05/23 17:39
- ガラケー・PHS 携帯電話の居場所信号の発信タイミング 3 2022/07/27 14:39
関連するカテゴリからQ&Aを探す
おすすめ情報
デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング
マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング
-
文書管理の改訂番号のつけ方
-
「記」は、なんの意味ですか?
-
「ブラウザが重い」をビジネス...
-
秘書検定、文書の取り扱いにつ...
-
ビジネス文書で「上記」と記す...
-
通と枚の使い分け?
-
『女史』という言葉
-
議事録の中の会議の参加メンバ...
-
カタカナはビジネス文書では半...
-
会議用席札について
-
社会人のメールでは自分のこと...
-
1時間後に決定したことは議事録...
-
「~願います」と「~下さい」...
-
省庁に対する敬称について
-
ビジネス文書について
-
ビジネス文書の宛名と差出人の...
-
繰り返し言葉の書き方
-
入札会ご案内文書の書き方
-
「詳細化」と「具体化」の違い...
-
レターヘッドって何ですか?
おすすめ情報