下記(1)のようなエクセルデータをワードへ差込印刷で(2)のように表示したいのですが、どのような方法がありますか?
エクセルには同一顧客名で複数行にわたるデータがあり、ワードへの差込印刷では一顧客1ページとしてその中に複数行のデータを出力したいのです。エクセルのデータを一顧客一行にすれば差込印刷は容易でしょうが、エクセル上の表示が崩れるのとデータ量が多いので困難です。
VBAを使用しないと無理のようでしたら、参考となるものをぜひ教えてください。何卒よろしくお願いします。
(1)エクセルデータ
顧客名 品目 金額 備考
A みかん 100 あ
A りんご 200 い
A すいか 130 う
B みかん 100 あ
C りんご 200 う
C すいか 130 う
(2)ワード出力
(1枚目)
A殿
品目 金額 備考
みかん 100 あ
りんご 200 い
すいか 130 う
(2枚目)
B殿
品目 金額 備考
みかん 100 あ
(3枚目)
以下同様
A 回答 (3件)
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No.3
- 回答日時:
レコードの移動で確認しているのですね
あれでは確認できません
あれは差込の先頭レコードをずらしているだけですから
お書きになったような現象になります
印刷しないで出来上がりを確認したければ
新しい文書に差込をやってください
(印刷すればちゃんとご希望通りになります)
差し込み印刷というのはデータベース的な操作です
データベース的に考えないと完全には理解できないですよ
本当にありがとうございました。
出来上がりが確認できました。
これで相当仕事が効率化できそうです。
データベース的な操作という表現でイメージも掴めました。
No.2
- 回答日時:
1文書に複数レコードを差し込みたいときにはNextREcordフィールドを使います
1文書に3レコードずつ差し込むには
<<フィールド名>>
<<NextRecord>><<フィールド名>>
<<NextRecord>><<フィールド名>>
のように書きます。質問のように部署によって差し込む数が変わる場合は
もう一工夫必要です
準備としてExcelの方でグループの境目に空白の行を挿入します
簡単に作るには、もう一列ダミーの列を作り適当なものを入れておき
[データ][集計]でグループに顧客名を指定し、ダミー列のカウントを求めるとでもします
顧客名 品目 金額 備考 ダミー
A みかん 100 あ 1
A りんご 200 い 1
A すいか 130 う 1
A 数値の個数 3
B みかん 100 あ 1
B 数値の個数 1
C りんご 200 う 1
C すいか 130 う 1
C 数値の個数 2
総合計 6
総合計の行は不必要なので削除します
WordのほうではNextRecordの代わりにNextRecordIf フィールドを挿入します
<<フィールド名>>
<<NextRecordIf>><<フィールド名>>
<<NextRecordIf>><<フィールド名>>
NextRecordIfの設定は
フィールド名:品名
比較:等しくない
比較対象:""
これで顧客Bの場合で説明すると
1つ目のレコードを挿入した後、
2行目のNextRecordIfのところで品目はみかんで空白ではないので次のレコードに送られ
2行目にはExcelのBグループの集計行の値(空白)が挿入されます
3行目のNextRecordIf では品目は空白なので次のレコードに送られることなく
3行目にも空白が挿入されます
文書が終了すれば次のレコード(Cグループ先頭)に送られ
次の文書にはCグループが挿入されます
この回答への補足
CHRONOS_0さん、ありがとうございます。
ご回答の通りやってみましたが、もう少しのところで戸惑っています。
顧客AやCのように複数のレコードがある場合、文書がレコードの数だけできてしまうのです。
例えばAの場合、1枚目は3つのレコード、2枚目は2つのレコード、3枚目は1つのレコードが表示されます。つまり、1行当たり1文書ができてしまい、顧客毎に1枚というのが実現できないのです。
これをどうやってコントロールすればよいのでしょうか?
よろしくご教授お願いします。
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