差し込み印刷 Next Record

お世話になります。
差し込み印刷について相談させてください。
WORDは2枚1セットとしています。

EXCEL　sheet1
A列（産地）　B列（種類）　C列（個数）
長野　　　　　りんご　　　100　
長野　　　　　みかん　　　300
（空白）
愛媛　　　　　みかん　　　100　


このようなリストがあり、産地ごとに印刷したいです。
そのためこのようにwordのフィールドを以下のように設置しています。
※Skip Record If→産地が空白ならスキップ
※Next Record If→産地同じだったら挿入

«Skip Record If...»«産地»
«Skip Record If...»«種類»　　　　　　　　　　　 «Skip Record If...»«個数»
«Skip Record If...»«Next Record If»«種類»　　　«Skip Record If...»«Next Record If»«個数»
«Skip Record If...»«Next Record If»«種類»　　　«Skip Record If...»«Next Record If»«個数»

このとき、実際に印刷したいのは2セットなのですが4枚で計算されしまい
1枚目・・・ok
2枚目・・・種類と個数が1個
　　長野
　　みかん　　　300

3枚目・・・空白となってしまいます。
どうすれば空白を抜かして産地ごとできるのでしょうか？
アドバイス宜しくお願いします。

word2013
excel2013

質問者からの補足コメント

• 

  あともう一点、最初のレコードの個数部分が空白になるのですが
  こちらも解決策はありますでしょうか？

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2019/06/12 11:45

• WORDの設定とEXCELデータを載せます。
  アドバイスよろしくお願い致します。
  まずはEXCELです。

  
    補足日時：2019/06/12 19:40

• WORDです。

  
    補足日時：2019/06/12 19:41

No.6 ベストアンサー 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/06/13 14:07

この質問への回答はこれが最後です。

さて、罫線がある差し込み印刷でNext Record Ifを使うとなると、
通常の表形式では対応できません。
この場合、[段落罫線]で枠を作り、[右揃えタブ]及び[縦棒タブ]を
組み合わせて表風に作ることで対応します。

現在の表組を、[表ツール]の[レイアウト]タブにある[表の解除]で
[タブ]での解除をします。
これでタブ区切りされた段落になります。
列ごとのデータの開始位置である[右揃えタブ]の位置を設定して、
列を区切るために[縦棒タブ]を区切り線の位置に設定します。
（罫線は[格子]を選択すると楽に設定できます）
段落罫線
https://www.wanichan.com/pc/word/2016/02/41.html
縦棒タブ
http://office-qa.com/Word/wd547.htm
これで表風の罫線がある状態になります。

罫線のない一番下にある段落記号を[ Delete ]キーで削除をして、
表風の枠のみにして、最終行に罫線のみの空の段落を、改行をして
用意します。
（縦棒タブが最終行で設定されないのを防ぐため）

あとは、[個々のドキュメントの編集]で正しく設定されているのを
確認して下さい。
（[結果のプレビュー]で変になっていても、気にしないでね）

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
おおむね希望通りの形になりました。
ただ、たとえばセルに入る文字が長い場合、文字が線をはみ出してしまいます。
（【ふじ】ならOKだが、【ジョナゴールド】だと【ールド】部分がはみ出してしまう。
これはもうどうしようもないことでしょうか？
最後と言われていたのに、検索しても解決法が見つからず質問させていただきました。

お礼日時：2019/06/13 15:06

No.5 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/06/12 20:45

補足の画像をよく見ると、表を使っていますね。

しかも、3列1行の形式で。

これだと、2列目以降のデータは1列目最後のデータを参照していて
「担当者」や「個数」を表示するので、空白になったりするのです。
3×3の表形式にして、列の間にある罫線を非表示にし区切りの罫線
がないようなレイアウトにしてください。
レコード単位で行を区切らないとトラブルの元ですよ。

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
行を区切ったところ無事に希望通りの形になりました。
ただ、そうすると30行の表を作ったとして仮に3行しかデータがない場合
27行の空白の表（余白）が出来てしまいます。
なるべく空白の表を作りたくないのですが、なにか解決する方法はありますでしょうか？

お礼日時：2019/06/13 10:48

No.4 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/06/12 20:21

変ですね。

私のほうでは問題ないですよ。
まさかNo.1の回答にある、
　紹介したURL先でも説明されていますが、[結果のプレビュー]では
　1ページごとの表示になりません。
　 確認するには、[個々のドキュメントの編集]で差し込み結果のみで
　表示された新規文書で確認してください。
で確認していないとか。

[結果のプレビュー]では空白ページがあったり、二つ目のデータのみの
表示になったりします。
これは、次のレコードを指定したときに一番上に次のデータを配置して
表示する機能なので、ページ単位での表示ではないからです。
今回のような、複数のレコードを同じページに配置（ラベルも含む）する
場合だとずれたように表示されるので、あくまで仮の確認として利用する
ものだと思って下さい。
[個々のドキュメントの編集]で実際に差し込まれた状態でページ表示する
機能を使って確認するようにしてください。

添付画像は[個々のドキュメントの編集]で差し込まれた山形のページに、
元の文書の[結果のプレビュー]をしていないものをキャプチャをして配置
したものと比べたものです

No.3 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/06/12 14:01

追記

最初の個数が空白になるのですか？
リボンの[差し込み印刷]タブにある[アドレス帳の編集]で[種類]に
対する[個数]の部分にデータがありますか？

普通の差し込み印刷にして、
　«産地»　　　«種類»　　　　«個数»
　«Next Record »«産地»　　　«種類»　　　«個数»
で正しく表示されますか？

余計なルールなどを設定していることはないですか？

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
[比較]が[等しくない]をちゃんと選択しているのですが、やはり同じものが表示されてしまいます。
また、同じ項目の1行目が表示されていなかったりします。
（山形であればサクランボしか表示されない）

もしかしてEXCELデータに問題があるのかもしれません。

お礼日時：2019/06/12 18:37

No.2 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/06/12 13:52

No.1の回答者です。

説明不足の部分がありましたね。

Next Record Ifの設定で、空白と等しくない場合に次のレコードを
表示するように設定する必要があります。
フィールドコードで示すと、
{ NEXTIF { MERGEFIELD 産地 } <> "" }
となります。
同じ表示になるのは、[比較]が[ = ]のままで設定したと思う。
[比較]が[等しくない]を選択すれば、正しく表示されます。

No.1 回答者： enunokokoro 回答日時： 2019/06/11 20:05

使っているフィールドが間違っていると思いますよ。

今回のような設定ならSkip Record Ifは不要です。
Next Record Ifの使い方も不適切です。

通常の差し込み印刷だと、
　«産地»　　　«種類»　　　　«個数»
　«Next Record »«産地»　　　«種類»　　　«個数»
で1ページに2つのレコードをセットしますよね。
今回のレイアウトだと、産地ごとに1ページに収めるものですね。
その場合なら、産地が空白なら差し込みした行は空白にするだけで
1ページに2つのレコードのみが表示されるようになります。
　«産地»
　«種類»　　　　«個数»
　«Next Record If»«種類»　　　«個数»
　«Next Record If»«種類»　　　«個数»
　«Next Record If»«種類»　　　«個数»
　«Next Record If»«種類»　　　«個数»

これは種類が増えた場合を考慮して、多めの行にしてあります。
http://www4.synapse.ne.jp/yone/word2013/word2013 …
http://www.office-qa.com/Word/wd465.htm

この設定だけで、産地別での差し込みが可能になります。
Next Record Ifは、条件がFalseになった場合には次のレコードが
挿入されませんので、これで十分なのです。
次ページに差し込まれるものは必ず次のデータになるので、産地の
前にSkip Record Ifを用意する必要もないのです。
次ページ最初の«産地»で愛媛になり、一つのデータが表示されてる
だけになります。

紹介したURL先でも説明されていますが、結果のプレビューでは
1ページごとの表示になりません。
確認するには、[個々のドキュメントの編集]で差し込み結果のみで
表示された新規文書で確認してください。

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
試したところ上記のように試したところ
個数が空白だったり、同じ産地の1行目がずっと入力されてしまいました。
長野であれば下のようになります。。。　
　長野　　　　　りんご　　　100　
　長野　　　　　りんご　　　100　

解決策はありますでしょうか？

お礼日時：2019/06/12 11:29