送料ミスの多い事業主に注意したい

自分は企業で事務業務をしており、先月から取引のある会社があります。

その会社からの請求書のことなのですが、まず、封筒に発送元を会社名しか記載されません(住所不記載)
先月の初めての請求書送付の際は切手が貼られてない(もしくは途中ではがれた？)為に、配達の方に事務所窓口で現金で140円の送料を払いました。
（配達の方にも住所が記載されていれば送り返すんだけど、と言われました。受取拒否も可能ですが、経理処理スケジュールの都合もあり受け取りました。)
はがれた可能性もあるし、ということで経理処理し、相手方にはその時は連絡しませんでした。
今月、また請求書が届いたのですが、今度は80円切手は貼ってありましたが、料金不足で10円支払うように郵便事業(株)からハガキ付きで届きました。こちらは在庫の切手で対応予定です。
…が、前回より金額は少ないとはいえ、2回連続でこういうことが続くのはよろしくないので、相手方にメールで連絡しようと思いますが、どのように伝えればよいでしょうか？
先月&今月分の金額を請求はするつもりはありませんが、ただ今後気をつけて欲しいということと、封筒に差出人住所を書いて欲しいという2点をトゲを感じさせずにうまく伝えたいです。

相手方は個人事業主さんで、普段はFAXかメールでこちらから(別の担当者から)依頼書類を送る程度で、月に1度、相手先から請求内容のリストをメールで事前送付、請求書と書類を郵送送付いただくという程度の関わり方で、電話と面識が1回ずつ。気さくに伝えられる感じではありません。
アドバイスをお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： yasudeyasu 回答日時： 2009/08/27 17:29

メールだと

「いつもお世話になっております。
そちらからの郵便物に関してですが、切手が90円必要なところを
80円しか貼られておりませんでした。
今回はこちらで立て替えて払っておきましたが、
今後はこういったことのないようご注意下さい。
（以前にも切手がはがれていた事がありました。）
よろしくお願いします。」

こんな内容でしょうけど、電話の方が「困ってるんだぞ」という感じが伝わると思いますよ。
普段電話してこないところから、わざわざ言ってきたということで
記憶にも残りますし。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
yasudeyasu様の文をベースに、もうひと方の文章と自分の思いを融合させていただいてメール送信しました。参考になりました。ありがとうございます。

電話も考えたのですが、相手が客先への出張や別の会社内での作業の多いお仕事をされている方なので、都合のいい時間がつかみにくいという事情があり、いつでも良いメールの手段をとりました。

お礼日時：2009/08/28 14:25

No.1 回答者： draft4 回答日時： 2009/08/27 17:23

前回、切手１４０円が貼られていませんでしたので立て替えております

今回、料金不足の為立て替えておきました
封書には返信先の住所を明記して発送するようにしてください

以上をメールで
別にトゲは立ちませんよ。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
要点だけでいいんですね。無駄にごちゃごちゃ考えすぎていました。
参考になりました。

お礼日時：2009/08/28 14:20