excelでの帳簿の作り方

零細企業の帳簿について

定年で辞めるまで帳簿をつけていた事務員さんが使っていた手書きの帳簿を
「excel表（PC管理）にしたい」と相談を受けたので、
近日中に数日ほど手伝いに行ってきます

私自身は、excelの一通りを学校で勉強し１級程度の資格も持っているものの
（よく使われる関数～マクロくらいまでは設定できます）
会計や経理で勤めた経験はなく
PCへの入力作業をしていた事はあるものの
勤めていた企業は全て専用のソフトや表が既に出来上がっていて
打ち込み作業と簡単な自作表を作るくらいだったので、
手伝ってと言われてOKしたはいいけど
イマイチどこをどう作ったら良いのか、イメージが固まりません

一から作る場合に便利な関数のオススメや
フリーソフトなどはありますでしょうか？
それともフリーは期間限定フリーしかないものなんでしょうか？
検索かけても『無料で”お試し”』と書いてあるのばかりで
結局有料になってしまうのだろうか…それなら最初から手作りがいいのだろうか…と
そこで思考が止まってしまいました

零細企業だし、一から作れる人がいるならそれで…という感じらしいのですが
一から作るよりは買った方がはるかに安いし使い勝手も良いというのであれば
予算を決めて検討するという話ではあるみたいです
でも、その判断すらつく人種がいないからとりあえずみて欲しい、と言われました

excelで作る予定の帳簿を触る人は、
簡単な入力だけ出来る人が2人（社長込み）、3級程度の勉強をした人が１人で、
今後、主に触るのは３級程度の知識の人です

私だけで判断できるものなのか正直不安で…
有料・無料・手作りのメリットやデメリットなどが分かる方や
PCで帳簿をつけている方など慣れた方から
何かアドバイスを頂けたらなと思います

No.1 回答者： たくみしん 回答日時： 2019/04/04 19:08

数字の処理について分からない点はその会社の人に聞きましょう。

「自分は経理の仕事をしたことがありませんので。数字の処理について都度教えてください」
と伝えておけばいいでしょう。

ある程度の知識がある人に引き継ぐのであれば、ドキュメントを作成しましょう。
シートを複製して、そこにコメントを加えるんです。
普段はその複製してコメントを付けたシートは「非表示」にしておけば、誤操作の心配はありません。

あと、バックアップを必ず作成するように伝えましょう。

この回答へのお礼

はい、私が経理に明るくない事は向こうも知っていて
数字のチェックやどういう数式が入っていると良いかなどは
都度聴きながらやっていこうと思っています

シート複製してマニュアルとして置いておくんですね
一応私が作るならばマニュアルも作成して印刷して置こうと思いましたが
excel上に置いていた方が良いんでしょうか
（というか、両方おいておけばいいのかな＾＾；）

バックアップはそうですね
私は常に気を付けていますけど、慣れてない人は忘れそうですね
念を押して伝えようと思います

ありがとうございます！

お礼日時：2019/04/04 19:59

No.2 回答者： lv4u 回答日時： 2019/04/04 19:27

excelでの帳簿作成はやめましょう。

経理に詳しくない素人が作るのは無理ですし、そもそもexcelで経理やるのは無謀です。
その会社には、市販の会計ソフトを導入することを勧めてください。

この回答へのお礼

一応、経理に詳しくない事は先方も知っていて
それでもexcelを扱える人に来て欲しいと言われて、です
とにかく手書きの帳簿より書きこむのが楽になればという感じみたいです
（ゆくゆくはソフトに移行するにしても、という感じみたいです）

市販の会計ソフトにすることになった場合
素人でも扱えるような、オススメのものはありますか？

お礼日時：2019/04/04 20:01

No.3 回答者： gisahan 回答日時： 2019/04/04 19:40

経理以外ではその書類の性格というか求めるべき値が今までの手順でなるべく簡単な方法で出ればよいわけです。

よく使う項目では最近はやりの選択肢の出るものがよい。

けれども想定外のインプットも十分考えられるのでそのあたりの予防策もあるといいね。
大文字小文字の選別も自動で制御してくれるのが有り難い。

あとは保存の鉄則とバックアップ、エクセルの見方にＰＣの扱い上の一般事項。

この回答へのお礼

＞今までの手順でなるべく簡単な方法で出ればよい

そう！そうなんです、手書きより楽になればそれでいい、というのが
定年退職された方の後釜が見つからず
この１年間営業兼事務をして腱鞘炎になった友人談です
PCに移行すれば保管と確認作業も簡単になるので
その恩恵に少しでもあずかれればひとまずいい、とのことでした

話を聞いた感じでは、
更に楽にしなければならなくなったらソフト導入かなと言う雰囲気でした

＞想定外のインプットも十分考えられるので

そういえばそうですね…
私が表を作る事になった場合、
素人さんでもひとまず入力くらいは出来るように
マニュアルも一緒に作る予定ですが
想定外の（可能性の）ことをなるべく聞いておいて
対処できるようにしたいです

保存・バックアップは厳重にお願いしようと思います

アドバイスありがとうございました

お礼日時：2019/04/04 20:10

No.4 回答者： lv4u 回答日時： 2019/04/04 23:04

＞＞市販の会計ソフトにすることになった場合

素人でも扱えるような、オススメのものはありますか？

ＴＶのＣＭでも見かけるオービック（ＯＢC)の「奉行Ｊ－会計編－（パッケージ版）などどうでしょう？小企業向けの会計ソフトとなっています。

価格は８０，０００円（税抜き）です。

以下のＵＲＬから、６０日間無料体験版が入手できるみたいです。
https://www.obc.co.jp/bugyo-j/kanjo-j

ちなみに、かなり昔ですが、ＯＢＣのソフトウエアの代理店になっていたソフトハウスで働いていたことあります。
その当時は、ＯＢＣの経理ソフトで、４０万～１５０万円くらい価格帯のものを納品＆セットアップしていました。
（価格の差は、１台しか使えないものか、複数台で同時に使えるか？といったシステム構成によって違っていました）
使い方が分らない、セットアップができないという企業には、女性インストラクターを派遣していました。
また、標準版のソフトでは機能不足という会社向けには、アドオンソフトを開発したりしていました。

この回答へのお礼

二度目のご回答ありがとうございます

８万で購入できるのが今の時代安いのか高いのかはちょっと判断つきかねますが
諸経費のみなら、人を雇うよりははるかに安いと取るべきなんでしょうね（^^;

小難しい会計があるわけではないので
（一般的な手書き帳簿に市販のハンコを駆使して書いていたようです）
標準版で機能不足とかは無いだろうと思うと
８万前後（？）で買ってしまう方が後々のためにも楽というなら
やはり安いのかもしれません

価格を提示してみて、導入は厳しいということならば
私なりに頑張って作って見ようかと思います

経験談からのアドバイス助かりました！！

お礼日時：2019/04/04 23:27

No.5 回答者： nouble1 回答日時： 2019/04/05 02:00

メンテナンス性まで、

考慮　出来る方が、
一人でも　居れば、

相応性も、業務フィット性も、
雲泥の差が　出ますし。


もう　感じられてられる通り、

目の前の　仕事を、
熟せる、
と、

目の前の　仕事の、
勘所を　説明出来、
痒い所に　手の届く、
オペレーション留意等を　示唆できる、
とは、

雲泥の差か　開いてますが。


其れを　押しやって、

外注先に、
痒い所へ　手を、
ととけて　貰えるように、

勘所等を　感度も、
手直しや、打ち合わせや、トライアンドゴーを、
重ねて、
作り上げて　いくのでは、

馬鹿馬鹿しい程にも、
違いが　明白ですよ？


さて、

1級とは、
どの程度の　スキルかが、
解らないのですが、

Enterのみで　確定する、
500字を　越えるような、
長文の　配列数式を、

自在に　組めて、
修正できたりは、

するですか?

此だけ　出来れば、
一旦　構築してしまえば、
数文字　打つだけで、
帳表が　完成する等、

此までの　ウン万倍の、
速度も、
期待が　出来ますが、

如何なのでしょう？

(※注：選任が、
丸々　一ヶ月、
其れだけ　掛かり切りに、
作業しても、
積み残しが　出る程の、
作業を、

私は、
3〜4時間程で　済ませられるように、
其れこそ、
無駄作業を　省き、
作り込めましたから、

ウン万倍と　いうのは、
根拠のない　嘘な訳では、
無いですよ。)


又、

3級とは、
どの程度ですか?

No.6 回答者： WindFaller 回答日時： 2019/04/05 03:15

最初に、思わず長文になってしまいましたので、もし興味がないようでしたら、最後の書籍紹介を目を透していただければ幸いです。

私自身は、請求システムや注文システムなどは、表計算で作りました。
しかし、勤めてから、数年後で、おまけに数年間は年越しのたびに修正を余儀なくしたということと、外貨を扱う関係で、当時は専用ソフトウェアがなかったということです。それに、会社に入ってから経理の勉強や帳簿の付け方などを勉強しました。ソフトウェア開発の専門業者に頼むと100万円を越える見積もりが返ってきましたので、私自身の仕事に関しては、自分で作る決心をしました。

　入力は自分でもしましたが、ほぼ派遣の人にやってもらうようになっていました。それらが、最後には、3人分・4人分の仕事をしてくれたことではあるけれども、ミスしても、自分で修復・修正できる立場だったから許されただけで、とうてい、1週間やそこらで作り込むなどは不可能に近いです。

とはいえ、ご質問者さんは、日商の『データ活用』１級は、実際に資格はお持ちですか?
もし、実際に資格をお持ちなら、インストラクターの世界でも雲の上です。その資格だけで、講師ができるかもしれません。もし、同資格の3級でも、実務経験がないとまず解けません。MOSよりも難しいです。

私の時代は経理は原則的に手書きですから、あくまでも、PCは補助的なものでしかありませんでした。私は感覚が古いかもしれませんが、Excelは中身を簡単に修正できてしまうのと、致命的な欠陥を持っているので、ある程度精通していなければ、失敗してしまいます。ご存知だとは思いますが、致命的な欠陥というのは、2進の計算ゆえに、小数点を含む演算には誤差丸めがでます。また、INT関数は切り捨てではなく、負数には丸めが発生しますので、代用の関数 TRUNCを使うとか、気をつけないと会計では思わぬトラブルになりかねません。

零細企業という会社の規模だと、会計ソフトなどは導入は無理だと思うのです。会計ソフトは、ソフトウェア+人材ですから、専任の人を育てなくてはならないかもしれません。

失礼ながら、報酬は、1時間いくらとか、1日（5時間程度で)いくらとかで、仕事をする前に報酬やアドバイスの範囲などは事前にきちんと決めておくのが良いと思っています。後々、トラブルになるケースがあります。私は、何度もトラブルになりました。後々、嫌な気持ちを残さないように割り切る必要もあります。

当たり前のことですが、絶対のルールとしては、ソフトウェアの違法コピーの禁止や他人や他社の権利が働いているものを無断で使わないこと。それと、もうひとつ、お客さんのPCの環境や設定は基本的には変えてはいけないことです。

>一から作る場合に便利な関数のオススメや
>フリーソフトなどはありますでしょうか？

Microsoft　Excel からテンプレートやMicrosoft Storeから探してみましたが、思ったものはありませんでした。仮に、ダウンロードして見かけは簡単でも、中身は複雑な仕組（凝っている)のものがありますので、それはやめたほうがよいです。私自身は、『経理に使えるExcel事典』明日香出版社を使っています。1からは作らないほうがよいです。1年以上使い込んだものならともかく、1～2日で、かなりのものは出来上がっても、使い込まないと分からないバグが出てくることがあります。フリーソフトでも、複雑なものがありますが、きちんと解説つきでなければやめたほうがよいです。それに、マクロに精通している人がいなければ、Excelではマクロを組み込まないほうが良いです。

Amazon 『改定版 経理に使えるExcel事典』
http://amazon.co.jp/dp/4756910777
定形の書式のファィル群は、ダウンロードが可能です。

少し古いかもしれません。今は、この書籍よりももっと新しいものがあるかもしれません。

No.7 回答者： komugi3333 回答日時： 2019/04/06 01:20

その会社様に、税理士さんなり、会計士さんなりがついてみえると思うのですが、そちらのご紹介のソフトを使うのが一番手っ取り早いと思います。

会計などは、法律が変われば修正を加えねばなりませんし、一から作るのはそれこそ「ドツボ」です。やめたほうがいいです。
一般的には、自社の会計士さんなどがすすめるソフトを使うのが一番「長い目で見て」安上がりです。
会計士さん側の規模にもよりますが、それほど大きくない事務所なら、会計士仲間で同じソフトを使っている場合もあると思います。

自身が無いのに安請け合いしたら、とんでもないことに巻き込まれることは必至ですので、今からでも遅くないので「会計士さんがお勧めするソフトを使ってください」とその会社の社長様に言うのが一番いいです。

No.8 回答者： komugi3333 回答日時： 2019/04/06 17:46

何度もすみません。

「定年で辞めるまで帳簿をつけていた事務員さん」がいらっしゃったということは、失礼ながら、恐らく月20万前後、年間250万前後かけていたということですよね。手書きに。
それを入力するだけで、ということなら、会計士さんに聞いて、会計さんのすすめるソフトを使うほうがいいと思います。
会社様の規模にもよりますが、会計士さんがすすめるソフトがなぜいいかというと、やみくもに「弥生や奉行シリーズ」をすすめてくるのではなく、もっと「安くて実用的で」、かつ、会計士さん自身がそのデータをもらってすぐに仕事しやすくなってたり、担当者がいつ居なくなっても会計士経由なので引継ぎしやすい・担当者はだれでもいい・メンテしやすいソフトをすすめてくれるからです。
ソフトのレンタルということをしている会計士も居ます。
会計士の客先はいっぱいあるわけなので、みんな同じソフトを使ってくれるなら、会計士としてはレンタルでいいわけです。
私も身内がケーキ屋をやっていて、会計さんおすすめのソフトで、月1万くらいのレンタル料を払っているだけでした。入力は店長のおとうさん（70歳）でも入力できるものです。
その入力データを毎月、会計士さんがとりにきて、会計士さんのシステムに流すだけ、という流れです。

私自身は、ある会社（ガス会社の代理店等）のデータベースシステムを管理していますが、会計と給与だけは会計さん任せです。
自社で構築するメリットがぜんぜん無いからです。
奉行を使っていますが、保守含めて年間50万前後使うだけです。
やめたひとのお給料を考えたら、まったくもってやすいです。
一般的に考えても、入力だけの人件費を大きく見積もって年80万としても、250-50-80万で、年間120万儲かることになります。
うちの身内は、年間12万しか使ってなかったので、丸儲けです。
間違ってたら会計士に全部、法律通りに教えてもらえますし。
それは既存の年間の契約の中で教えてもらえます。
そういうことやってる会計士さん、割と多いと思うんですけど・・・。

ここで聞くよりも、さきに自社の専属の会計士さんに聞くほうが良いと思います・・・。

で、最終的に、会計士さんがすすめるソフトに、どうしても年間170万を超えるものしかなければ、比較的安価に対応してくれる業者さんに頼めばよいのではないでしょうか？
比較的安価で、AccessとExcelでシステム構築してくれる業者なら「インフォケーション株式会社」というのが業界でも有名です。